Điều 7 Hướng dẫn 21-HD/VPTW năm 2017 về Quy chế làm việc của các đơn vị trực thuộc văn phòng tỉnh ủy, thành ủy do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành

1- Tổng hợp và trình lãnh đạo văn phòng thông quan các chương trình, kế hoạch công tác năm, 6 tháng, 3 tháng, tháng của cơ quan và lịch làm việc của lãnh đạo văn phòng. Đồng thời, theo dõi, đôn đốc các đơn vị liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đó; chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo kiểm điểm công tác hằng năm, 6 tháng của văn phòng và các báo cáo khác do lãnh đạo văn phòng giao.

2- Dự, ghi biên bản và dự thảo văn bản kết luận các cuộc họp tập thể lãnh đạo văn phòng.

3- Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến tỉnh ủy; phối hợp tham mưu cho lãnh đạo văn phòng kiến nghị với thường trực tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy xử lý đơn, thư có nội dung quan trọng; đôn đốc các đơn vị có liên quan giải quyết đơn, thư và theo dõi kết quả xử lý; phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tiếp công dân.

4- Giúp chánh văn phòng đôn đốc và kiểm điểm việc thực hiện quy chế làm việc của văn phòng; phối hợp hoạt động giữa các đơn vị trực thuộc.

5- Giúp chánh văn phòng về công tác tổ chức, cán bộ, công tác thi đua khen thưởng của cơ quan văn phòng.

6- Tiếp nhận, trình lãnh đạo văn phòng phân phối và chuyển giao văn bản đến; theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến. Kiểm tra thể thức văn bản đi; trình ký, đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản; theo dõi việc chuyển phát hành văn bản đi. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu tại văn thư. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại dấu khác thuộc cơ quan quản lý. Lập và giao nộp vào lưu trữ cơ quan những hồ sơ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.

7- Trưởng phòng Hành chính - Tiếp dân giúp chánh văn phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Định kỳ hằng tháng, quý báo cáo chánh văn phòng tình hình thực hiện chương trình công tác của cơ quan, các đơn vị trực thuộc. Ký xác nhận giấy đi đường, công lệnh đối với công chức, viên chức và người lao động cơ quan khác đến liên hệ công tác tại văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, thừa lệnh chánh văn phòng ký một số giấy tờ hành chính khác theo sự ủy quyền của chánh văn phòng.