Chương 1 Hướng dẫn 21-HD/VPTW năm 2017 về Quy chế làm việc của các đơn vị trực thuộc văn phòng tỉnh ủy, thành ủy do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành

1- Quy chế này quy định về trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc và quan hệ công tác của các đơn vị trực thuộc văn phòng tỉnh ủy, thành ủy gồm: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tiếp dân, Phòng Lưu trữ, Phòng Quản trị, Phòng Tài chính đảng, Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin (hoặc Trung tâm). Các phòng, đơn vị khác tùy tính chất đặc thù do ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy quyết định thành lập, văn phòng ban hành quy chế làm việc.

2- Các đơn vị trực thuộc văn phòng tỉnh ủy, thành ủy làm việc theo chế độ thủ trưởng, Phòng Tổng hợp làm việc theo chế độ chuyên viên kết hợp với chế độ thủ trưởng, trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc tập trung dân chủ. Trưởng phòng hoặc thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước thường trực tỉnh ủy, thành ủy và lãnh đạo văn phòng về mọi mặt hoạt động của đơn vị. Giúp việc trưởng phòng hoặc thủ trưởng đơn vị có một số cấp phó.

3- Mọi hoạt động của tập thể và cá nhân, các đơn vị đều tuân thủ theo quy định của Điều lệ Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy chế làm việc của văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, theo chức năng, nhiệm vụ và quy chế làm việc của từng đơn vị; mỗi việc chỉ giao cho một đơn vị trực thuộc, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính; bảo đảm phát huy năng lực, sở trường của công chức, người lao động; đề cao sự phối hợp công tác trong giải quyết công việc; bảo đảm kỷ cương, dân chủ, khoa học, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động.

1- Các chương trình, kế hoạch, biện pháp của đơn vị để thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định, kết luận và chỉ đạo của thường trực tỉnh ủy, thành ủy và các nhiệm vụ do lãnh đạo văn phòng tỉnh ủy, thành ủy giao; thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nước trong cơ quan và nghị quyết của đại hội đảng bộ văn phòng và đại hội chi bộ.

2- Các đề án, báo cáo trước khi trình thường trực tỉnh ủy, thành ủy hoặc lãnh đạo văn phòng.

3- Chương trình, kế hoạch công tác năm và báo cáo sơ kết 6 tháng, tổng kết hằng năm hoặc theo chuyên đề của đơn vị.

4- Kiện toàn tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, quy chế làm việc của đơn vị và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên.

5- Quy hoạch cán bộ, kế hoạch, biên chế, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc, xét chuyển ngạch; cử công chức, người lao động hoặc cử đoàn cán bộ đi học tập ở trong nước hoặc đi công tác, học tập ở nước ngoài, đối với khen thưởng, kỷ luật các cá nhân thuộc diện quản lý của lãnh đạo văn phòng.

6- Làm việc tập thể với lãnh đạo văn phòng hoặc đảng ủy, chi ủy cơ quan, đơn vị.

1- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công việc của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo văn phòng về toàn bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị (ngoài những nội dung quy định riêng trong Quy chế này).

2- Phân công công tác, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ đối với cấp phó, công chức và người lao động trong đơn vị theo thẩm quyền.

3- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và báo cáo kết quả thực hiện hằng năm, 6 tháng, tháng của đơn vị, trình phó chánh văn phòng phụ trách hoặc chánh văn phòng.

4- Triệu tập, chủ trì và kết luận các cuộc họp của đơn vị.

5- Chuẩn bị các văn bản, đề án chung của đơn vị để trình lãnh đạo văn phòng.

6- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công chức và người lao động trong đơn vị chấp hành pháp luật của Nhà nước, các quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ và chương trình công tác của cơ quan.

7- Tổ chức và góp ý với lãnh đạo văn phòng việc nhận xét, đánh giá hằng năm đối với công chức và người lao động trong các đơn vị theo phân cấp quản lý cán bộ.

8- Giải quyết theo thẩm quyền những vấn đề của đơn vị và đề nghị của các đơn vị khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình. Đối với những việc phát sinh vượt quá thẩm quyền, những khó khăn gây trở ngại cho việc thực hiện nhiệm vụ thì báo cáo lãnh đạo văn phòng phụ trách đơn vị cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.

9- Báo cáo chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phụ trách về những việc do chánh văn phòng chỉ đạo trực tiếp; khi cần thiết, xin ý kiến chỉ đạo của chánh văn phòng về những vấn đề của đơn vị mình và đề xuất ý kiến với chánh văn phòng về công việc chung của cơ quan.

10- Khi đi vắng, phải ủy quyền cho một cấp phó điều hành đơn vị và báo cáo phó chánh văn phòng phụ trách và chánh văn phòng.

1- Tham gia thảo luận và quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm của tập thể lãnh đạo đơn vị.

2- Thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; chỉ đạo công chức và người lao động trong bộ phận mình quản lý thực hiện nhiệm vụ; tham gia và điều hành công việc của đơn vị theo phân công và chịu trách nhiệm với trưởng phòng hoặc thủ trưởng đơn vị về kết quả công việc.

1- Gương mẫu thực hiện nghiêm túc các nghị quyết, chỉ thị của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, các quy định của văn phòng và đơn vị; chủ động, sáng tạo trong công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; tham gia tích cực vào các hoạt động của cơ quan, đơn vị, xây dựng cơ quan, đơn vị trong sạch, vững mạnh.

2- Được cung cấp thông tin, các điều kiện làm việc cần thiết theo chế độ quy định, dự các hội nghị liên quan đến công việc được giao; có quyền đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo văn phòng những vấn đề về xây dựng cơ quan, đơn vị và đối với công việc được giao; thực hiện việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

3- Thông qua các tổ chức đảng, công đoàn, thanh niên, phụ nữ, cựu chiến binh, hội nghị công chức và người lao động và các hội nghị kiểm điểm công tác của cơ quan để kiểm tra, giám sát việc thực hiện chủ trương, chính sách, chế độ của Đảng và Nhà nước, chương trình công tác, kinh phí hoạt động, chế độ quản lý và sử dụng tài sản của cơ quan, đơn vị; nội quy, quy chế làm việc trong nội bộ cơ quan, đơn vị.

1- Trưởng phòng và mỗi chuyên viên được đề xuất để lãnh đạo văn phòng phân công theo dõi một số ngành, lĩnh vực hoặc một số quận, huyện, thị, thành ủy, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy và một số nhiệm vụ cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.

2- Đối với những vấn đề lãnh đạo văn phòng giao cho chuyên viên theo dõi, nghiên cứu, chuyên viên phải báo cáo với trưởng phòng về phạm vi, thời gian dự kiến thực hiện và tự chịu trách nhiệm về kết quả theo dõi, nghiên cứu của mình trước lãnh đạo văn phòng.

3- Đối với những vấn đề được bí thư hoặc phó bí thư tỉnh ủy giao thì chuyên viên báo cáo lãnh đạo văn phòng và trưởng phòng biết để tạo điều kiện thực hiện, chuyên viên phải tự chịu trách nhiệm về kết quả theo dõi, nghiên cứu của mình trước bí thư hoặc phó bí thư tỉnh ủy.

4- Chuyên viên được lãnh đạo văn phòng phân công, ủy nhiệm đi dự các hội nghị, khảo sát, nghiên cứu ở các ban, ngành, đoàn thể, địa phương liên quan đến nhiệm vụ được giao có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo văn phòng những nội dung cơ bản về các hội nghị, khảo sát, nghiên cứu đó. Trong các hoạt động nói trên, chuyên viên có thể phát biểu ý kiến cá nhân của mình khi được yêu cầu nhưng không được phát biểu nhân danh văn phòng hoặc lãnh đạo văn phòng (trừ khi được ủy nhiệm).

5- Thẩm định các văn bản, đề án do cơ quan khác soạn thảo khi được giao. Trực tiếp dự thảo văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Chuẩn bị bài phát biểu cho thường trực tỉnh ủy, thành ủy khi được phân công.

6- Được làm việc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng và thường trực tỉnh ủy, thành ủy khi có yêu cầu.

1- Tổng hợp và trình lãnh đạo văn phòng thông quan các chương trình, kế hoạch công tác năm, 6 tháng, 3 tháng, tháng của cơ quan và lịch làm việc của lãnh đạo văn phòng. Đồng thời, theo dõi, đôn đốc các đơn vị liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đó; chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc chuẩn bị báo cáo kiểm điểm công tác hằng năm, 6 tháng của văn phòng và các báo cáo khác do lãnh đạo văn phòng giao.

2- Dự, ghi biên bản và dự thảo văn bản kết luận các cuộc họp tập thể lãnh đạo văn phòng.

3- Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến tỉnh ủy; phối hợp tham mưu cho lãnh đạo văn phòng kiến nghị với thường trực tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy xử lý đơn, thư có nội dung quan trọng; đôn đốc các đơn vị có liên quan giải quyết đơn, thư và theo dõi kết quả xử lý; phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức tiếp công dân.

4- Giúp chánh văn phòng đôn đốc và kiểm điểm việc thực hiện quy chế làm việc của văn phòng; phối hợp hoạt động giữa các đơn vị trực thuộc.

5- Giúp chánh văn phòng về công tác tổ chức, cán bộ, công tác thi đua khen thưởng của cơ quan văn phòng.

6- Tiếp nhận, trình lãnh đạo văn phòng phân phối và chuyển giao văn bản đến; theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến. Kiểm tra thể thức văn bản đi; trình ký, đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản; theo dõi việc chuyển phát hành văn bản đi. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu tại văn thư. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại dấu khác thuộc cơ quan quản lý. Lập và giao nộp vào lưu trữ cơ quan những hồ sơ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.

7- Trưởng phòng Hành chính - Tiếp dân giúp chánh văn phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Định kỳ hằng tháng, quý báo cáo chánh văn phòng tình hình thực hiện chương trình công tác của cơ quan, các đơn vị trực thuộc. Ký xác nhận giấy đi đường, công lệnh đối với công chức, viên chức và người lao động cơ quan khác đến liên hệ công tác tại văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, thừa lệnh chánh văn phòng ký một số giấy tờ hành chính khác theo sự ủy quyền của chánh văn phòng.

1- Giúp chánh văn phòng tham mưu cho tỉnh ủy, thành ủy chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ; trực tiếp quản lý lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; chỉ đạo, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng, mặt trận tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; thực hiện nhiệm vụ lưu trữ cơ quan của tỉnh ủy, thành ủy và văn phòng tỉnh ủy, thành ủy.

2- Tham mưu việc ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

3- Thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và 70 năm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, mặt trận tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện.

4- Phối hợp với Phòng Cơ yếu - Công nghệ thông tin nghiên cứu và triển khai các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng, mặt trận tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Phối hợp tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức của các cơ quan, tổ chức, đảng, mặt trận tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã.

1- Giúp lãnh đạo văn phòng quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, phương tiện làm việc, đi lại phục vụ tỉnh ủy, thành ủy, ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy và hoạt động hằng ngày của thường trực và văn phòng tỉnh ủy, thành ủy.

2- Phối hợp với các đơn vị trực thuộc văn phòng phục vụ các hội nghị do thường trực, ban thường vụ và văn phòng tỉnh ủy, thành ủy tổ chức; tiếp đón, phục vụ điều kiện ăn, ở của các đoàn khách đến làm việc với ban thường vụ, thường trực và văn phòng tỉnh ủy, thành ủy; bảo đảm công tác vệ sinh môi trường tại trụ sở cơ quan tỉnh ủy, thành ủy và văn phòng tỉnh ủy, thành ủy.

3- Tổ chức công tác bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy cơ quan.

4- Trực tiếp làm nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp II của văn phòng; thực hiện chế độ quản lý, chi tiêu, báo cáo, công khai tài chính đúng theo quy định.

5- Cùng với Phòng Hành chính - Tiếp dân theo dõi, thực hiện các chính sách, chế độ về tiền lương, nghỉ hưu, nghỉ việc, tham quan, nghỉ mát cho cán bộ, công chức, người lao động theo quy định.

6- Cùng với Phòng Tài chính đảng kiểm kê tài sản, đề xuất biện pháp xử lý để lãnh đạo văn phòng quyết định. Thực hiện việc mua sắm công cụ, dụng cụ, phương tiện làm việc, văn phòng phẩm, vật tư văn phòng… theo quy định.

1- Giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện nhiệm vụ đơn vị dự toán cấp I theo ủy quyền của tỉnh ủy, thành ủy. Tham mưu cho tỉnh ủy, thành ủy triển khai thực hiện các chính sách, chế độ tài chính đảng do Đảng và Nhà nước quy định; tham mưu cho tỉnh ủy, thành ủy ban hành các chính sách, chế độ, quy định về thu, chi tài chính và quản lý tài sản của Đảng phù hợp với điều kiện của địa phương.

2- Lập dự toán ngân sách hằng năm của tỉnh ủy, thành ủy, báo cáo lãnh đạo văn phòng trình ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy cho ý kiến để hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố phân bổ và tổ chức thực hiện việc cấp phát, thanh quyết toán, báo cáo theo quy định; giúp lãnh đạo văn phòng xây dựng báo cáo tài chính đảng trình ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy định kỳ theo quy định.

3- Theo dõi, quản lý tài sản của đảng bộ theo quy định; tham gia quản lý vốn xây dựng cơ bản các công trình lớn của tỉnh ủy, thành ủy.

4- Giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện thẩm tra, quyết toán tài chính ngân sách đảng theo Luật Ngân sách nhà nước và cơ chế quản lý tài chính đảng. Giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ tài chính - kế toán.

5- Giúp lãnh đạo văn phòng quản lý, theo dõi tình hình sản xuất, kinh doanh từ vốn, tài sản của tỉnh ủy, thành ủy; các khoản thu, chi từ các nguồn khác của tỉnh ủy, thành ủy.

6- Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ tài chính, kế toán ngân sách đảng ở các ban và cơ quan của tỉnh ủy, thành ủy, các quận, huyện, thị, thành ủy, đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy.

7- Thực hiện việc thu, nộp đảng phí của đảng bộ tỉnh, thành phố; hướng dẫn, kiểm tra thu, nộp và báo cáo tình hình thu, nộp, sử dụng đảng phí của tổ chức đảng theo quy định.

8- Phối hợp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính, tài sản của đảng bộ tỉnh, thành phố.

1- Chấp hành nghiêm Luật Cơ yếu và các quy định có liên quan; tuyệt đối không cho bất cứ người nào vào phòng máy mã. Khi có yêu cầu vào phòng để làm việc hoặc kiểm tra phải báo cáo chánh văn phòng và tổ chức làm việc theo quy định, lập biên bản ghi rõ nội dung kiểm tra, kết quả làm việc.

2- Gửi, nhận, mã hóa và giải mã các nội dung văn bản truyền tải qua hệ thống cơ yếu. Tuyệt đối bảo đảm an toàn, bí mật thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

3- Hằng năm xây dựng chương trình huấn luyện, quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng liên lạc mật mã trên địa bàn tỉnh, thành phố. Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ cơ yếu cấp huyện theo phân cấp quản lý.

4- Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống máy mã, trang thiết bị nghiệp vụ, tài liệu kỹ thuật mật mã. Định kỳ báo cáo 6 tháng, năm về công tác cơ yếu, tài liệu kỹ thuật, lượng điện, kết quả huấn luyện tại chức, lập dự trù trang thiết bị hằng năm gửi về Cục Cơ yếu Đảng - Chính quyền đúng theo quy định.

5- Tham mưu giúp tỉnh ủy, thành ủy chỉ đạo công tác ứng dụng công nghệ thông tin các cơ quan khối đảng, mặt trận tổ quốc, đoàn thể chính trị - xã hội trên phạm vi toàn tỉnh, thành phố; triển khai các phần mềm ứng dụng các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc của tỉnh ủy, thành ủy, các quận, huyện, thị, thành ủy, đảng ủy trực thuộc, các đoàn thể cấp tỉnh.

6- Quản lý và vận hành hệ thống mạng máy tính của văn phòng tỉnh ủy, thành ủy an toàn, bảo mật thông tin; nghiên cứu phát triển các ứng dụng quản lý nội bộ trong văn phòng cấp ủy; phân cấp, phân quyền cho cán bộ, công chức khai thác thông tin trên mạng phục vụ công tác tham mưu cho lãnh đạo văn phòng.

Quản trị trang thông tin điện tử (website) của đảng bộ tỉnh, thành phố. Bảo đảm kỹ thuật cho việc thu thập, tổ chức, cung cấp thông tin điện tử trong mạng thông tin diện rộng của Đảng, mạng máy tính nội bộ, mạng máy tính kết nối Internet; chủ trì, phối hợp bảo đảm kỹ thuật các cuộc họp trực tuyến. Phối hợp với các đơn vị liên quan quản lý và duy trì các cơ sở dữ liệu dùng chung, các phần mềm chuyên ngành.

7- Hướng dẫn, hỗ trợ về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các đơn vị trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy; tổ chức tập huấn cho công chức và người lao động về công nghệ thông tin. Phối hợp triển khai các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức đảng, mặt trận tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. Tổ chức nghiên cứu hoặc hợp tác nghiên cứu phát triển các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin.

8- Giúp lãnh đạo văn phòng kiểm tra các hệ thống mạng và ứng dụng công nghệ thông tin các cơ quan, tổ chức đảng kết nối vào mạng diện rộng của tỉnh ủy, thành ủy.