Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6754:2019 về Mã số mã vạch vật phẩm - Số phân định ứng dụng GS1 do Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam biên soạn, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố, quy định chi tiết về định dạng, ý nghĩa và phương thức áp dụng các số phân định ứng dụng (AI) trong hệ thống GS1 nhằm chuẩn hóa dữ liệu chuỗi cung ứng toàn cầu.

• Phạm vi áp dụng: Tiêu chuẩn này quy định các số phân định ứng dụng GS1 (GS1 Application Identifiers - AI) được sử dụng để nhận dạng các thuộc tính của vật phẩm, đơn vị hậu cần, địa điểm, tài sản và các thông tin liên quan khác trong hoạt động sản xuất, lưu thông hàng hóa.
• Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh, dịch vụ có nhu cầu sử dụng mã số mã vạch GS1; các cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức đánh giá sự phù hợp liên quan đến hoạt động mã số mã vạch tại Việt Nam.

• Khái niệm và vai trò của Số phân định ứng dụng (AI): AI là các tiền tố gồm từ 2 đến 4 chữ số, được đặt ở đầu chuỗi dữ liệu để xác định ý nghĩa cấu trúc và định dạng của các trường dữ liệu tiếp theo. Việc sử dụng AI giúp các hệ thống quét mã vạch tự động nhận diện chính xác loại thông tin đang được truyền tải mà không cần truy xuất cơ sở dữ liệu trung tâm.
• Phân loại các nhóm Số phân định ứng dụng GS1 cơ bản:
  • Nhóm nhận dạng đơn vị thương mại: Sử dụng AI (01) hoặc AI (02) kết hợp với AI (37) để xác định Mã số vật phẩm toàn cầu (GTIN) và số lượng vật phẩm tương ứng.
  • Nhóm thông tin hậu cần và vận chuyển: Sử dụng AI (00) cho Mã số công-ten-nơ vận chuyển theo sê-ri (SSCC) nhằm định danh duy nhất các đơn vị vận chuyển.
  • Nhóm thông tin về ngày tháng: Quy định cụ thể AI (11) cho ngày sản xuất, AI (13) cho ngày đóng gói, AI (15) cho ngày hạn dùng tốt nhất, và AI (17) cho ngày hết hạn sử dụng. Định dạng ngày bắt buộc tuân thủ cấu trúc Năm-Tháng-Ngày (YYMMDD).
  • Nhóm thông tin về lô sản xuất và số sê-ri: Sử dụng AI (10) để biểu thị số lô sản xuất (Batch/Lot) và AI (21) để biểu thị số sê-ri (Serial number) của từng sản phẩm cụ thể, hỗ trợ đắc lực cho công tác truy xuất nguồn gốc.
  • Nhóm thông tin về đo lường và trọng lượng: Sử dụng các đầu số AI từ (310) đến (369) để biểu thị các thông số kỹ thuật như khối lượng tịnh, tổng khối lượng, kích thước chiều dài, chiều rộng, thể tích hoặc diện tích của sản phẩm kèm theo số thập phân tương ứng.
• Quy tắc định dạng và kết hợp dữ liệu:
  • Tiêu chuẩn quy định rõ độ dài của trường dữ liệu sau mỗi AI có thể là cố định hoặc biến đổi.
  • Đối với các trường dữ liệu có độ dài biến đổi, khi kết hợp nhiều AI trên cùng một mã vạch (như GS1-128 hoặc GS1 DataMatrix), bắt buộc phải sử dụng ký tự phân cách FNC1 (Function 1 Character) để hệ thống nhận dạng kết thúc một trường dữ liệu và bắt đầu một trường dữ liệu mới.
  • Dữ liệu mã hóa phải tuân thủ nghiêm ngặt bảng chữ cái và ký số được quy định trong tiêu chuẩn kỹ thuật của GS1 để đảm bảo khả năng tương thích toàn cầu.

TCVN 6754:2019 có hiệu lực kể từ ngày công bố và thay thế hoàn toàn cho tiêu chuẩn cũ TCVN 6754:2007. Các tổ chức, doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống mã số mã vạch GS1 cần cập nhật các quy định mới về định dạng AI để đảm bảo tính đồng bộ và chuẩn xác trong hoạt động xuất nhập khẩu và lưu thông hàng hóa trong nước.