Giới thiệu chung về Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6512:2007

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6512:2007 hoàn toàn tương đương với Quy định kỹ thuật chung của GS1 (GS1 General Specification), quy định các yêu cầu kỹ thuật đối với mã số đơn vị thương mại. Đây là tiêu chuẩn nền tảng trong hệ thống mã số mã vạch, giúp phân định đơn nhất các vật phẩm, hàng hóa trên phạm vi toàn cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý chuỗi cung ứng, bán lẻ và trao đổi dữ liệu điện tử.

Điều 1: Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này quy định cấu trúc mã số và các yêu cầu kỹ thuật đối với mã số đơn vị thương mại (GTIN - Global Trade Item Number). Phạm vi áp dụng cụ thể bao gồm:

• Áp dụng cho tất cả các đơn vị thương mại là sản phẩm hoặc dịch vụ được đặt hàng, định giá hoặc xuất hóa đơn tại bất kỳ điểm nào trong chuỗi cung ứng toàn cầu.
• Quy định các loại cấu trúc mã số GTIN khác nhau để phù hợp với từng loại bao bì, kích thước vật phẩm và mục đích sử dụng (bán lẻ hoặc không bán lẻ).
• Làm cơ sở pháp lý và kỹ thuật cho các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam khi đăng ký, cấp và sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm xuất khẩu và tiêu dùng nội địa.

Điều 2: Tài liệu viện dẫn

Để áp dụng tiêu chuẩn này một cách chính xác, cần viện dẫn và phối hợp sử dụng với các tài liệu, tiêu chuẩn liên quan sau:

• Các tiêu chuẩn quốc gia khác trong bộ TCVN về mã số mã vạch vật phẩm.
• Tài liệu Quy định kỹ thuật chung của Tổ chức GS1 quốc tế (GS1 General Specifications) phiên bản cập nhật tương ứng.
• Các quy định về định dạng dữ liệu và truyền dữ liệu điện tử trong thương mại quốc tế.

Điều 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn đưa ra các định nghĩa chuẩn hóa nhằm thống nhất cách hiểu và áp dụng trong thực tế:

• Đơn vị thương mại (Trade Item): Là bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ nào mà nhu cầu về thông tin trước khi sản xuất, lưu kho hoặc bán ra cần được truy xuất tại một điểm bất kỳ trong chuỗi cung ứng.
• Mã số đơn vị thương mại (GTIN): Là mã số phân định duy nhất trên toàn cầu cho một đơn vị thương mại, được cấu trúc dưới dạng chuỗi số có độ dài cố định.
• Mã doanh nghiệp GS1 (GS1 Company Prefix): Là chuỗi số duy nhất do tổ chức thành viên GS1 cấp cho một doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp tự lập ra các mã số cho sản phẩm của mình.
• Số kiểm tra (Check Digit): Là chữ số cuối cùng trong chuỗi mã số GTIN, được tính toán từ các chữ số trước đó theo một thuật toán xác định nhằm phát hiện lỗi khi đọc hoặc nhập dữ liệu.

Điều 4: Yêu cầu kỹ thuật đối với cấu trúc mã số đơn vị thương mại

Tiêu chuẩn quy định chi tiết về 4 loại cấu trúc mã số đơn vị thương mại chính trong hệ thống GS1:

• Cấu trúc mã GTIN-13: Là cấu trúc phổ biến nhất, gồm 13 chữ số. Cấu trúc bao gồm: Mã quốc gia (hoặc mã tiền tố GS1), Mã doanh nghiệp, Mã mặt hàng do doanh nghiệp tự gán, và Số kiểm tra ở cuối. Thường được sử dụng cho các sản phẩm bán lẻ tại điểm bán hàng quét mã vạch (POS).
• Cấu trúc mã GTIN-14: Gồm 14 chữ số, thường được sử dụng cho các đơn vị hậu cần, thùng carton hoặc bao bì ngoài không bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng. Cấu trúc này có thêm chữ số chỉ thị sức chứa (Indicator digit) ở đầu để phân biệt các quy cách đóng gói khác nhau.
• Cấu trúc mã GTIN-8: Gồm 8 chữ số, được thiết kế đặc biệt cho các vật phẩm có kích thước bao bì rất nhỏ không thể in được mã GTIN-13. Việc cấp mã GTIN-8 được quản lý trực tiếp bởi tổ chức GS1 quốc gia nhằm tiết kiệm tài nguyên mã số.
• Cấu trúc mã GTIN-12: Gồm 12 chữ số, chủ yếu được sử dụng tại thị trường Bắc Mỹ (Mỹ và Canada), tương thích hoàn toàn với hệ thống GS1 toàn cầu.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng mã số đơn vị thương mại

Bên cạnh cấu trúc kỹ thuật, tiêu chuẩn cũng nhấn mạnh các nguyên tắc quản lý bắt buộc:

• Nguyên tắc đơn nhất: Mỗi đơn vị thương mại khác nhau về đặc tính (như nhãn hiệu, chủng loại, kích thước, trọng lượng, màu sắc, quy cách đóng gói) phải được cấp một mã số GTIN riêng biệt và duy nhất.
• Không tái sử dụng tùy tiện: Mã số GTIN đã cấp cho một sản phẩm đã ngừng sản xuất không được phép cấp lại cho sản phẩm khác trong một khoảng thời gian quy định tối thiểu để tránh xung đột dữ liệu trong chuỗi cung ứng toàn cầu.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp sở hữu thương hiệu có trách nhiệm khai báo thông tin sản phẩm chính xác gắn liền với mã GTIN lên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia và quốc tế.