Tóm tắt Công văn 73223/CT-TTHT năm 2019 về hóa đơn chứng từ khi sử dụng voucher, phiếu quà tặng

Công văn 73223/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc lập hóa đơn, chứng từ kế toán và xác định nghĩa vụ thuế khi phát sinh các giao dịch mua bán, sử dụng voucher, phiếu mua hàng hoặc phiếu quà tặng. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết và chuyên sâu về các quy định này.

1. Quy định về lập hóa đơn, chứng từ khi bán voucher, phiếu quà tặng

Khi doanh nghiệp phát hành và bán voucher, phiếu quà tặng cho khách hàng (chưa giao hàng hóa, dịch vụ), hoạt động này được xác định là hình thức thu tiền trước của khách hàng. Quy định cụ thể như sau:

• Không lập hóa đơn GTGT: Tại thời điểm bán voucher hoặc phiếu quà tặng, doanh nghiệp không lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) do chưa có hoạt động chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.
• Lập chứng từ thu tiền: Doanh nghiệp chỉ thực hiện lập phiếu thu (đối với tiền mặt) hoặc chứng từ thu tiền qua ngân hàng (đối với chuyển khoản) để làm căn cứ hạch toán kế toán theo quy định.

2. Quy định về lập hóa đơn khi khách hàng sử dụng voucher để mua hàng

Thời điểm khách hàng mang voucher, phiếu quà tặng đến để đổi lấy hàng hóa, dịch vụ thực tế là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng. Doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thuế như sau:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định pháp luật.
• Giá trị ghi trên hóa đơn: Hóa đơn phải ghi nhận đúng và đủ giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Khoản thanh toán bằng voucher được coi là một phương thức thanh toán của khách hàng.
• Kê khai thuế: Doanh nghiệp thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) dựa trên hóa đơn đã lập tại thời điểm giao hàng hóa, dịch vụ này.

3. Hướng dẫn đối với doanh nghiệp mua voucher để làm quà tặng

Đối với các doanh nghiệp mua voucher, phiếu quà tặng từ đơn vị phát hành để sử dụng cho các mục đích nội bộ hoặc đối ngoại, việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN được thực hiện như sau:

• Trường hợp tặng cho người lao động (Phúc lợi nhân viên): Khoản chi mua voucher tặng cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ chứng từ thu tiền, quyết định tặng quà, danh sách nhận quà và tổng chi phí phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Trường hợp tặng cho khách hàng (Khuyến mại, quảng cáo): Doanh nghiệp mua voucher để tặng khách hàng nhằm mục đích khuyến mại phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thương mại (đăng ký hoặc thông báo với Sở Công Thương nếu thuộc trường hợp bắt buộc). Hồ sơ chứng từ bao gồm hợp đồng mua voucher, chứng từ thanh toán, chương trình khuyến mại và biên bản bàn giao voucher cho khách hàng để được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.

4. Lưu ý quan trọng về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Để đảm bảo tính hợp pháp của các khoản chi phí khi mua voucher, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Các giao dịch mua voucher có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT nếu có) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, hợp đồng mua bán voucher và các chứng từ liên quan để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.