Điều 18 Thông tư 529-TC-CĐKT năm 1962 ban hành chế độ kế toán kho hàng hóa do Bộ Tài chính ban hành
Sổ phân loại chi tiết kho sẽ mở theo từng thứ hàng hóa có phân tích theo từng kho một.
Ít nhất một tháng một lần, bộ phận kế toán phải đối chiếu sổ chi tiết kho với các thẻ kho để kiểm tra số lượng hàng hóa, nhập, xuất và còn lại giữa bộ phận kế toán và các kho.
Thông tư 529-TC-CĐKT năm 1962 ban hành chế độ kế toán kho hàng hóa do Bộ Tài chính ban hành
- Số hiệu: 529-TC-CĐKT
- Loại văn bản: Thông tư
- Ngày ban hành: 23/08/1962
- Nơi ban hành: Quốc hội
- Người ký: Trịnh Văn Bính
- Ngày công báo: Đang cập nhật
- Số công báo: Số 36
- Ngày hiệu lực: 07/09/1962
- Tình trạng hiệu lực: Kiểm tra
MỤC LỤC VĂN BẢN
- Điều 1. Nhiệm vụ của kế toán kho hàng hóa trong các xí nghiệp quốc doanh là:
- Điều 2. Kế toán kho hàng hóa là một phần quan trọng trong việc kế toán nói chung, vì vậy công việc kế hoạch hàng hóa phải do tổ chức kế toán phụ trách.
- Điều 3. – Các bộ kế toán trong tổ chức kế toán không được kiêm giữ kho hoặc trực tiếp quản lý hàng hóa.
- Điều 4. – Ngoài việc chấp hành đầy đủ các nguyên tắc, chế độ, thể lệ bảo quản hàng hóa, thủ kho phải chấp hành đầy đủ những nguyên tắc kế toán kho hàng hóa.
- Điều 5. Để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc kế toán kho hàng hóa đi vào quy củ, các Bộ và cơ quan chủ quản phải:
- Điều 6. – Cơ sở để ghi chép kế toán kho hàng hóa là chứng từ gốc và các giấy tờ có liên quan đã được xác định hợp lệ. Các chứng từ đều phải qua tổ chức kế toán để kiểm tra và ghi sổ.
- Điều 7. – Nguyên tắc kế toán kho hàng hóa là phải phản ảnh được giá thành thực tế của hàng hóa. Nếu ghi theo giá chỉ đạo (giá kế hoạch, giá bán buôn, giá bán lẻ) thì phải điều chỉnh chênh lệch giữa giá thực tế và giá chỉ đạo (giá kế hoạch, giá bán lẻ) để có thể tính được giá thành thực tế của hàng hóa.
- Điều 8. – Công việc kế toán kho hàng hóa phải tiến hành dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán trưởng có trách nhiệm:
- Điều 9. – Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc thi hành chế độ kế toán kho hàng hóa. Cụ thể là:
- Điều 10. Tất cả các hàng hóa của đơn vị để trong kho, ở quầy hàng hoặc kho ngoài trời, hàng hóa đang đi trên đường và hàng hóa giữ hộ của các đơn vị khác đều phải có người chịu trách nhiệm bảo quản. Nếu vì không có người bảo quản mà xẩy ra việc hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng hóa thì thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.
- Điều 11. Thủ kho hoặc người bảo quản phải hiểu biết nghiệp vụ bảo quản hàng hóa. Nếu do bố trí thủ kho, hoặc người bảo quản không đủ tiêu chuẩn và khả năng để ảnh hưởng đến việc bảo quản hàng hóa thì thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.
- Điều 12. – Thủ kho hoặc người bảo quản phải chấp hành đầy đủ những nguyên tắc và thể lệ về nghiệp vụ bảo quản hàng hóa do các Bộ hoặc cơ quan chủ quản quy định theo đặc điểm của từng ngành. Sau đây là những điểm chính:
- Điều 13. – Khi được điều động đi công tác khác, thủ kho hoặc người bảo quản hàng hoá phải bàn giao đầy đủ chất lượng và số lượng hàng hoá , tình hình dụng cụ và nhà kho, sổ sách và giấy tờ. Số lượng hàng hoá thực tế bàn giao phải khớp với số lượng ghi trên sổ sách bàn giao . Sau khi biên bản bàn giao đã được thủ trưởng đơn vị phê chuẩn, thì mới được đi nhận công tác mới.
- Điều 14. Nhập xuất hàng hoá là trách nhiệm của thủ kho và người bảo quản hàng hoá ; tất cả các hàng hoá nhập và xuất tại kho phải được sự đồng ý của thủ kho hoặc người bảo quản hàng hoá và phải theo đúng các thủ tục và có đầy đủ giấy tờ hợp lệ.
- Điều 15. Để tiện việc vận chuyển hàng hoá tại ga, tại bến tàu và chuyển xe ở dọc đường, xí nghiệp có thể tổ chức những kho tạm thời để giao dần hay chuyển dần hàng hoá. Tại những kho này cũng phải bố trí người thủ kho chịu trách nhiệm về chất lượng và số lượng hàng hoá, các đơn vị có kho tạm thời phải quy định:
- Điều 16. Đối với những hàng hóa không thể bảo quản trong nhà kho thì đơn vị phải tổ chức kho ngoài trời để bảo quản tốt các hàng hóa về số lượng cũng như chất lượng.
- Điều 17. Bộ phận kho vận (hoặc chuyển phân phối) chịu trách nhiệm bố trí đầy đủ kho tàng, thiết bị, dụng cụ kho nhằm bảo đảm tất cả hàng hóa đều có nơi để và sắp xếp theo yêu cầu bảo quản về chất lượng cũng như số lượng hàng hóa khỏi bị tổn thất.
- Điều 18. Để giám đốc việc bảo quản hàng hóa ở các kho, đồng thời phản ảnh chính xác số lượng và giá trị hàng hóa còn lại thực tế, bộ phận kế toán phải lập sổ phân loại chi tiết kho (mẫu số 12-HH)
- Điều 19. Định mức hao hụt tự nhiên đối với một số loại hàng hóa tuy không thể tránh được, nhưng không phải là cố định mà có thể giảm dần đi được. Thủ trưởng đơn vị, các cán bộ nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh, cán bộ kho vận và thủ kho phải áp dụng phương pháp bảo quản có hiệu quả để hạn chế những nhân tố ảnh hưởng đến hao hụt hàng hóa nhằm giảm dần hao hụt định mức.
- Điều 20. Đối với những trường hợp tổn thất hàng hóa như bị mất cắp, bị phá hoại hoặc tổn thất to lớn v.v… ngoài việc báo cáo kịp thời lên cấp trên cần phải lập tức báo cáo cho cơ quan công an địa phương giải quyết.
- Điều 21. Trường hợp tổn thất hàng hóa do không theo đúng chế độ, thủ tục kiểm nhận và bảo quản hàng hóa thì theo từng sự việc cán bộ phụ trách kho vận, thủ kho hoặc người phụ trách hàng hóa người áp tải phải bồi thường, ngoài ra còn có thể bị thi hành kỷ luật.
- Điều 22. Trường hợp tổn thất hàng hóa do không làm đúng và đầy đủ các thủ tục nhập, xuất hàng hóa như thiếu kiểm tra đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn, thiếu kiểm nghiệm và hóa nghiệm v.v… thì tùy theo phạm vi công việc được phân công chuyên trách, cán bộ nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh hoặc cán bộ kho vận phải chịu trách nhiệm bồi thường và có thể bị thi hành kỷ luật tùy theo trường hợp.
- Điều 23. Trường hợp do không kiểm tra kỹ các chứng từ để xẩy ra những sự lạm dụng chứng từ gây tổn thất hàng hóa thì cán bộ kế toán và kế toán trường phải chịu trách nhiệm và tùy trường hợp phải chịu liên đới bồi thường và số tổn thất.
- Điều 24. – Các Bộ, cơ quan chủ quản trung ương phải quy định chế độ trách nhiệm đối với thiếu hụt, tổn thất, hư hỏng cho ngành mình. Chế độ này phải được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tham gia ý kiến và đồng ý trước khi ban hành.
- Điều 25. – Hàng hóa nhập kho do những nguồn chủ yếu sau đây:
- Điều 26. Tất cả hàng hóa nhập kho đều phải có phiếu nhập kho.Tùy theo từng nguồn nhập hàng hóa khác nhau, ngoài phiếu nhập kho hợp lệ phải có những giấy tờ cần thiết như hóa đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng, biên bản kiểm kê v.v…
- Điều 27. Tất cả hàng hóa mua về trước khi nhập kho phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm, những hàng hóa được Bộ và cơ quan chủ quản quy định phải hóa nghiệm thì phải qua thủ tục hóa nghiệm.
- Điều 28. Để kịp thời nhập hàng hóa vào kho, khi nhận được hóa đơn hoặc giấy giao hàng, bộ phận nghiệp vụ làm các thủ tục sau đây:
- Điều 29. Trường hợp nhận hàng hóa ở ga, ở bến tàu hoặc ở kho của đơn vị cung cấp hàng hóa, bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) phải làm các thủ tục sau đây:
- Điều 30. Trường hợp hàng hóa phải hóa nghiệm bộ phận nghiệp vụ lập phiếu nhập kho riêng để thủ kho kiểm nhận tạm bảo quản riêng, đồng thời gửi mẫu cho bộ phận hóa nghiệm. Khi nào nhận được giấy tờ hóa nghiệm, kết luận hàng hóa đúng phẩm chất quy cách thì thủ kho mới được chính thức tiến hành kiểm nhận nhập kho.
- Điều 31. – Khi nhập hàng hóa vào kho, thủ kho làm các thủ tục như sau:
- Điều 32. Nhận được phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán (hóa đơn, chứng từ chi phí vận chuyển v.v… ) bộ phận kế toán tiến hành những công việc sau đây:
- Điều 33. Trường hợp hàng hóa gửi đến mà chưa có hóa đơn, bộ phận nghiệp vụ căn cứ vào giấy chuyển vận, phiếu giao hàng hoặc hợp đồng kinh tế để lập phiếu nhập kho chuyển cho kho, và ghi vào sổ theo dõi hóa đơn chưa đến. Trên phiếu nhập kho phải ghi chữ: “hàng hóa nhập kho chưa có hóa đơn” để bộ phận kế toán tiện theo dõi.
- Điều 34. Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng hóa chưa đến thì giải quyết cụ thể như sau:
- Điều 35. – Khi hàng hóa nhận được không phù hợp với hợp đồng hoặc chứng từ, hóa đơn của đơn vị giao hàng, thủ tục giải quyết sẽ tùy theo từng trường hợp như sau:
- Điều 36. Nhập hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến cũng phải qua những thủ tục đã quy định đối với hàng hóa mua và về các mặt: kiểm nhận, kiểm nghiệm, hóa nghiệm nhập kho, xác định số tiền thanh toán và giá thành sản phẩm gia công, ghi chép thẻ kho tại kho và sổ sách tại bộ phận kế toán.
- Điều 38. Đối với hàng hóa điều chuyển giữa các kho trong đơn vị phải có lệnh điều chuyển của thủ trưởng đơn vị.
- Điều 39. – Hàng nhận vận chuyển hộ là hàng hóa mà đơn vị nhận vận chuyển thuê còn giữ hộ trong kho của mình trong quá trình vận tải.
- Điều 40. – Hàng mẫu cũng là tài sản của Nhà nước cho nên cũng phải theo đúng các thủ tục về nhập xuất và bảo quản hàng hóa nói chung và phải ghi chép theo dõi phản ảnh trên sổ sách kế toán cả về số lượng và số tiền, tình hình nhập xuất và sử dụng hàng mẫu.
- Điều 41. – Hàng hóa phát hiện thừa sau kiểm kê do điều kiện tự nhiên hoặc do nguyên nhân khác không được bù trừ với số hao hụt của hàng hóa khác. Nhưng nếu trong cùng một kỳ báo cáo (tháng, quý) những thứ hàng hóa khác nhau của cùng một loại, do cùng một người phụ trách hàng hóa bảo quản, do vì nhầm lẫn mà thừa thiếu, thì sau khi được cấp có thẩm quyền phê chuẩn, có thể bù trừ lẫn nhau. Sau khi bù trừ, nếu thiếu thì phải bồi thường theo giá bán lẻ, nếu thừa thì phải nạp dự toán (ghi vào tiêu khoản “tài sản dôi thừa” trong tài khoản lỗ lãi).
- Điều 42. – Đối với các đơn vị cửa hàng thu mua lẻ quy mô nhỏ, hàng nhập vào kho do nhân viên mua hàng giao hay người bán hàng trực tiếp giao, thì thủ tục nhập kho sẽ do các Bộ hoặc cơ quan chủ quản quy định. Nói chung thủ tục nhập kho như sau:
- Điều 43. – Hàng hóa xuất kho do những yêu cầu như sau:
- Điều 44. Tất cả hàng hóa xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất kho theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho.
- Điều 45. Trước khi xuất hàng hóa, bộ phận nghiệp vụ căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc phiếu mua hàng... lập phiếu xuất kho (mẫu số 2-HH) giao cho thủ kho để chuẩn bị giao hàng hóa.
- Điều 46. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho bảo đảm xuất đúng số lượng cũng như chất lượng hàng hóa. Nếu phiếu xuất kho quy định không sát với tình hình hàng hóa trong kho thì thủ kho phải đề nghị làm lại phiếu xuất kho khác, tuyệt đối không được tự sửa chữa hoặc giao hàng hóa khác thay thế.
- Điều 47. Thường kỳ bộ phận nghiệp vụ phải kiểm soát các phiếu xuất kho để xem số thực xuất có đúng với số yêu cầu xuất về thứ hàng, số lượng và trọng lượng đã ghi trong phiếu xuất kho.
- Điều 48. – Sau khi nhận được phiếu xuất kho của thủ kho chuyển đến bộ phận kế toán kiểm tra phiếu xuất kho và các chứng từ kèm theo trước khi ghi vào sổ phân loại chung và sổ phân loại chi tiết kho, làm thủ tục nhờ Ngân hàng thu tiền hoặc trực tiếp làm thủ tục thu tiền tùy theo hợp đồng đã ký kết.
- Điều 49. – Đối với việc xuất hàng hóa bán lẻ để giảm bớt giấy tờ nhập xuất cho phù hợp với tổ chức kinh doanh, các Bộ và cơ quan chủ quản sẽ quy định những nguyên tắc thủ tục và giấy tờ sổ sách riêng. Nói chung, thủ tục xuất kho có thể như sau:
- Điều 50. Trước khi xuất hàng hóa để gia công chế biến bộ phận nghiệp vụ và đơn vị nhận gia công phải ký hợp đồng gia công. Trong hợp đồng phải quy định rõ ngày, mặt hàng, quy cách, chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu đưa gia công và của thành phẩm gia công thu hồi về, quy định định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, phương pháp thanh toán chi phí gia công và thủ tục xử lý đối với các trường hợp thi hành không đúng hợp đồng.
- Điều 51. Đối với những hàng hóa hoặc nguyên vật liệu dùng để tự chế biến, nói chung đều phải có phiếu xuất kho cho mỗi lần xuất. Phiếu này do bộ phận nghiệp vụ lập thành hai bản. Sau khi xuất hàng hóa hoặc nguyên vật liệu, thủ kho và người nhận ký vào cả hai bản. Một bản giao cho người nhận đem về đơn vị mình để theo dõi về mặt nghiệp vụ, một bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho, rồi chuyển cho bộ phận kế toán để kiểm tra và ghi sổ.
- Điều 52. Đối với hàng hóa vận chuyển hộ, bán hộ và bảo quản hộ, để theo dõi được chặt chẽ, cũng phải làm đầy đủ các thủ tục xuất hàng và giấy tờ xuất kho như các hàng hóa khác nói chung. Nhưng trên giấy tờ đều có ghi chữ bằng mực đỏ “hàng vận chuyển hộ” “hàng bán hộ” hoặc “hàng bảo quản hộ” để phân biệt được với các hàng hóa khác của đơn vị.
- Điều 53. Việc xuất hàng mẫu cũng như việc nhập hàng mẫu phải có chế độ và phản ảnh bằng cả số lượng và tiền trên sổ sách kế toán. Thủ tục xuất hàng mẫu và giấy tờ xuất kho phải theo đúng thủ tục và giấy tờ xuất kho nói chung.
- Điều 54. Đối với những số lượng hàng hóa thiếu hụt, mất phẩm chất trong khi chờ đợi xác định trách nhiệm và xử lý thì bộ phận kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê đã được thủ trưởng đơn vị ký duyệt làm các thủ tục như sau:
- Điều 55. – Nguyên tắc tính giá hàng hóa xuất kho là: hàng hóa nhập kho giá nào thì xuất kho theo giá ấy; nếu cùng một thứ hàng mà có nhiều giá nhập khác nhau, thì khi xuất kho sẽ tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Các Bộ và cơ quan chủ quản có thể quy định những phương pháp tính giá xuất kho khác nhau, nhưng dù dùng phương pháp nào cũng phải bảo đảm tổng số giá hàng hóa xuất kho cộng với giá hàng hóa tồn kho phải bằng tổng số giá hàng hóa nhập kho.
- Điều 56. – Kiểm tra và kiểm kê kho hàng hóa là một biện pháp quan trọng để theo dõi và bảo đảm bảo quản tốt chất lượng và số lượng hàng hóa, ngăn ngừa những hành động tham ô, lãng phí, bảo đảm việc ghi chép kế toán được chính xác. Do đó thủ trưởng đơn vị phải tổ chức và lãnh đạo việc kiểm tra và kiểm kê kho hàng hóa đúng theo chế độ, đúng theo các kỳ hạn với mức độ khác nhau.
- Điều 57. Để theo dõi việc kiểm tra và kiểm kê tại mỗi đơn vị phải có một sổ kiểm tra và một sổ kiểm kê trong đó có các mục sau: ngày,thời gian, tên người kiểm tra hoặc kiểm kê, những vấn đề phát hiện,kết quả giải quyết v.v…
- Điều 58. – Thủ kho phải thường xuyên kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho nhất là những loại hàng cần phải bảo quản theo thể thức đặc biệt. Nếu thấy có hiện tượng ứ đọng hàng hóa phẩm chất kém, hao hụt thì phải báo cáo cho bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) kịp thời giải quyết. Nếu thấy bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) chậm giải quyết, thì thủ kho phải báo cáo cho thủ trưởng đơn vị.
- Điều 59. Bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) ít nhất một tháng một lần phải kiểm tra tình hình bảo quản hàng hóa tại kho. Đối với những hàng hóa bảo quản theo thể thức đặc biệt thì có chế độ kiểm tra riêng
- Điều 60. Từng thời kỳ bộ phận kế toán phải kiểm tra việc chấp hành các thủ tục tập duyệt và chuyển chứng từ xuất nhập hàng hóa để kịp thời hướng dẫn giúp đỡ thi hành theo đúng quy định.
- Điều 61. – Ngoài việc kiểm tra thường xuyên từng mặt công tác theo các điều trên đơn vị phải tổ chức kiểm kê toàn diện hàng hóa căn cứ theo thể lệ kiểm kê tài sản của Bộ Tài chính.
- Điều 62. – Nguyên tắc kiểm kê là phải cân, đong, đo, đếm để tìm ra số lượng trọng lượng của mỗi thứ hàng hóa.
- Điều 63. Để đảm bảo cho công tác kiểm kê định kỳ tiến hành được tốt, tại mỗi đơn vị phải thành lập một ban kiểm kê hoạt động có tính chất thường xuyên, phụ trách việc lãnh đạo và định kế hoạch tiến hành công tác kiểm kê.
- Điều 64. – Trước khi tiến hành kiểm kê phải có sự chuẩn bị đầy đủ về các mặt sau đây để việc kiểm kê được nhanh gọn, tốt, không ảnh hưởng nhiều đến việc nhập xuất kho.
- Điều 65. Tổ kiểm kê phải kiểm kê tại từng kế hoạch hợp đồng, kiểm kê xong phải lập biên bản và bảng đối chiếu kho sau kiểm kê (mẫu số 8-HH) theo từng kho
- Điều 66. – Ban kiểm kê phải nghiên cứu các biên bản và bảng đối chiếu sau đó kiểm kê, tìm nguyên nhân, quy trách nhiệm, đề ra ý kiến giải quyết ghi vào bảng đối chiếu kho sau kiểm kê để thủ trưởng đơn vị có căn cứ cụ thể giải quyết tùy từng trường hợp theo quy định của các Bộ hoặc cơ quan chủ quản.