Chương 4 Thông tư 529-TC-CĐKT năm 1962 ban hành chế độ kế toán kho hàng hóa do Bộ Tài chính ban hành

Điều 43. – Hàng hóa xuất kho do những yêu cầu như sau:

- Xuất hàng hóa để bán

- Xuất hàng hóa đưa gia công chế biến

- Xuất hàng hóa điều chuyển giữa các kho trong đơn vị

- Xuất hàng hóa vận chuyển hộ, bán hộ, bảo quản hộ.

-Xuất hàng hóa khác như: hàng mẫu, hàng hóa phát hiện thiếu sau kiểm kê.

Điều 44. - Tất cả hàng hóa xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất kho theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho.

Thủ kho chỉ xuất hàng hóa giao cho người có đủ quyền và đủ giấy tờ hợp lệ nhận hàng hóa.

Sau khi làm tốt công tác chuẩn bị, mới xuất hàng hóa ra kho để chuyển đi

Hàng hóa nhập trước phải xuất trước, hàng hóa nhập sau phải xuất sau.

Điều 45. - Trước khi xuất hàng hóa, bộ phận nghiệp vụ căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc phiếu mua hàng... lập phiếu xuất kho (mẫu số 2-HH) giao cho thủ kho để chuẩn bị giao hàng hóa.

Nếu phải gửi hàng hóa đến nơ nhận, đến ga hoặc bến tàu thì bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) phải tổ chức phương tiện vận tải và giao trách nhiệm cho người áp tải. Nếu thuê cơ quan ngoài vận tải thì phải ký hợp đồng quy định trách nhiệm rõ ràng và thủ tục giao nhận một cách cụ thể.

Điều 46. - Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho bảo đảm xuất đúng số lượng cũng như chất lượng hàng hóa. Nếu phiếu xuất kho quy định không sát với tình hình hàng hóa trong kho thì thủ kho phải đề nghị làm lại phiếu xuất kho khác, tuyệt đối không được tự sửa chữa hoặc giao hàng hóa khác thay thế.

Với một phiếu xuất kho, nguyên tắc xuất hàng hóa là phải liên tục, không nên kéo dài nhiều ngày và chồng chéo giữa hai tháng.

Khi giao hàng hóa xong, thủ kho và người nhận hàng phải ký vào phiếu xuất kho, đồng thời phải ghi hoặc đóng dấu bằng mực đỏ trên phiếu xuất kho “hàng đã giao xong”.

- Căn cứ vào phiếu xuất kho, chậm nhất là ngày hôm sau, thủ kho ghi vào cột xuất của thẻ kho và chuyển giao phiếu xuất kho cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.

Điều 47. - Thường kỳ bộ phận nghiệp vụ phải kiểm soát các phiếu xuất kho để xem số thực xuất có đúng với số yêu cầu xuất về thứ hàng, số lượng và trọng lượng đã ghi trong phiếu xuất kho.

Điều 48. – Sau khi nhận được phiếu xuất kho của thủ kho chuyển đến bộ phận kế toán kiểm tra phiếu xuất kho và các chứng từ kèm theo trước khi ghi vào sổ phân loại chung và sổ phân loại chi tiết kho, làm thủ tục nhờ Ngân hàng thu tiền hoặc trực tiếp làm thủ tục thu tiền tùy theo hợp đồng đã ký kết.

Điều 49. – Đối với việc xuất hàng hóa bán lẻ để giảm bớt giấy tờ nhập xuất cho phù hợp với tổ chức kinh doanh, các Bộ và cơ quan chủ quản sẽ quy định những nguyên tắc thủ tục và giấy tờ sổ sách riêng. Nói chung, thủ tục xuất kho có thể như sau:

a) Đối với việc thu tiền phân tán, tức là nhân viên bán hàng vừa bán hàng và thu tiền,thì thủ trưởng đơn vị quy định một số lượng hàng hóa nhất định đủ bán trong một thời gian cần thiết, nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm bảo quản và xem là hàng hóa tồn kho ở quầy hàng.

Mỗi khi nhận hàng, nhân viên bán hàng ký nhận vào phiếu xuất kho hoặc vào sổ giao hàng của thủ kho.

b) Đối với việc thu tiền tập trung, thì nhân viên bán hàng làm phiếu bán hàng chuyển sang cho thủ quỹ thu tiền rồi chuyển cho người phụ trách giao hàng; người này giữ lại phiếu bán hàng để cuối ngày đối chiếu với báo cáo bán hàng, chuyển cho bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho chính thức.

Để bảo đảm cho việc bán lẻ hàng hóa nói ở điều a) trên được tốt:

- Bộ và cơ quan chủ quản cần phải xây dựng chế độ phụ trách hiện vật để làm cho hàng hóa từ lúc mua đến lúc bán, ở mỗi khâu đều có người phụ trách.

- Các đơn vị và cửa hàng cần phải:

+ tăng cường công tác kiểm kê

+ thường xuyên giám đốc giá bán lẻ và dụng cụ đo lường

Điều 50. - Trước khi xuất hàng hóa để gia công chế biến bộ phận nghiệp vụ và đơn vị nhận gia công phải ký hợp đồng gia công. Trong hợp đồng phải quy định rõ ngày, mặt hàng, quy cách, chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu đưa gia công và của thành phẩm gia công thu hồi về, quy định định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, phương pháp thanh toán chi phí gia công và thủ tục xử lý đối với các trường hợp thi hành không đúng hợp đồng.

Bộ phận kế toán phải phản ảnh và kiểm tra tình hình chấp hành hợp đồng gia công, phải kiểm soát tình hình giữ gìn và sử dụng nguyên vật liệu giao cho gia công, phải tính toán chính xác và phản ánh giá thành của sản phẩm gia công. Do đó, cần phải tổ chức chính xác công việc kế toán hàng gia công tại kho và tại bộ phận kế toán.

Khi xuất nguyên vật liệu đưa gia công, bộ phận nghiệp vụ lập phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để giao nguyên vật liệu cho gia công.Thủ tục lập và chuyển chứng từ cũng giống như cách thức xuất hàng hóa nói chung. Trên chứng từ xuất kho cần đóng dấu hoặc ghi trên góc chữ “gia công” để tiện phân biệt.

Điều 51. - Đối với những hàng hóa hoặc nguyên vật liệu dùng để tự chế biến, nói chung đều phải có phiếu xuất kho cho mỗi lần xuất. Phiếu này do bộ phận nghiệp vụ lập thành hai bản. Sau khi xuất hàng hóa hoặc nguyên vật liệu, thủ kho và người nhận ký vào cả hai bản. Một bản giao cho người nhận đem về đơn vị mình để theo dõi về mặt nghiệp vụ, một bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho, rồi chuyển cho bộ phận kế toán để kiểm tra và ghi sổ.

Trong những trường hợp xét cần thiết, đối với hàng hóa hoặc nguyên vật liệu xuất dùng thường xuyên thì có thể sử dụng phiếu hạn mức lĩnh hàng hóa hoặc nguyên vật liệu.

Điều 52. - Đối với hàng hóa vận chuyển hộ, bán hộ và bảo quản hộ, để theo dõi được chặt chẽ, cũng phải làm đầy đủ các thủ tục xuất hàng và giấy tờ xuất kho như các hàng hóa khác nói chung. Nhưng trên giấy tờ đều có ghi chữ bằng mực đỏ “hàng vận chuyển hộ” “hàng bán hộ” hoặc “hàng bảo quản hộ” để phân biệt được với các hàng hóa khác của đơn vị.

Điều 53. - Việc xuất hàng mẫu cũng như việc nhập hàng mẫu phải có chế độ và phản ảnh bằng cả số lượng và tiền trên sổ sách kế toán. Thủ tục xuất hàng mẫu và giấy tờ xuất kho phải theo đúng thủ tục và giấy tờ xuất kho nói chung.

Điều 54. - Đối với những số lượng hàng hóa thiếu hụt, mất phẩm chất trong khi chờ đợi xác định trách nhiệm và xử lý thì bộ phận kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê đã được thủ trưởng đơn vị ký duyệt làm các thủ tục như sau:

- Đối với hàng hóa thiếu hụt: lập phiếu hàng hóa thiếu (mẫu số 4-HH) để thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển lại cho bộ phận kế toán làm thủ tục ghi sổ cho phù hợp với hàng hóa thực tế còn trong kho.

- Đối với hàng hóa mất phẩm chất: lập phiếu xuất kho các thứ hàng mất phẩm chất theo số lượng ghi trong biên bản kiểm kê và theo giá trị nhập kho, đồng thời lại lập một phiếu nhập kho theo ký hiệu, mã hiệu mới, số lượng vẫn theo số lượng cũ nhưng giá trị thì theo giá trị còn lại.

Chênh lệch giữ giá trị nhập kho và giá trị còn lại sẽ ghi vào tài khoản “tài sản thực thiếu chờ giải quyết”

Điều 55. – Nguyên tắc tính giá hàng hóa xuất kho là: hàng hóa nhập kho giá nào thì xuất kho theo giá ấy; nếu cùng một thứ hàng mà có nhiều giá nhập khác nhau, thì khi xuất kho sẽ tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Các Bộ và cơ quan chủ quản có thể quy định những phương pháp tính giá xuất kho khác nhau, nhưng dù dùng phương pháp nào cũng phải bảo đảm tổng số giá hàng hóa xuất kho cộng với giá hàng hóa tồn kho phải bằng tổng số giá hàng hóa nhập kho.