Chương 3 Thông tư 529-TC-CĐKT năm 1962 ban hành chế độ kế toán kho hàng hóa do Bộ Tài chính ban hành

Điều 25. – Hàng hóa nhập kho do những nguồn chủ yếu sau đây:

- Nhập hàng hóa mua ở trong nước hoặc ngoài nước;

- Nhập hàng hóa gia công chế biến;

- Nhập hàng hóa điều chuyển giữa các kho trong đơn vị

- Nhập hàng hóa vận chuyển hộ, bán hộ và bảo quản hộ.

- Nhập hàng hóa khác như: hàng mẫu, hàng hóa phát hiện thừa sau kiểm kê, nhập lại hàng hóa đưa gia công hoặc chế biến dùng không hết.

Điều 26. - Tất cả hàng hóa nhập kho đều phải có phiếu nhập kho.Tùy theo từng nguồn nhập hàng hóa khác nhau, ngoài phiếu nhập kho hợp lệ phải có những giấy tờ cần thiết như hóa đơn, hợp đồng, phiếu giao hàng, biên bản kiểm kê v.v…

Điều 27. - Tất cả hàng hóa mua về trước khi nhập kho phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm, những hàng hóa được Bộ và cơ quan chủ quản quy định phải hóa nghiệm thì phải qua thủ tục hóa nghiệm.

Công việc kiểm nghiệm phải do một ban kiểm nghiệm phụ trách; ban kiểm nghiệm do thủ trưởng đơn vị chỉ định; thành phần có thể gồm đại biểu của các bộ phận nghiệp vụ, kỹ thuật, kho vận (hoặc vận chuyển phân phối) và thủ kho.

Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 7-HH) và biên bản hóa nghiệm sẽ lập thành 3 bản:

- Một bản giao cho bộ phận nghiệp vụ

- Một bản giao cho bộ phận kế toán

- Một bản giao cho người giao hàng

Nếu do không kiểm nhận, kiểm nghiệm, hóa nghiệm khi nhập hàng hóa để xảy ra thiếu hụt, phẩm chất không đúng v.v… thì thủ kho phải bồi thường và tùy theo từng trường hợp còn có thể bị thi hành kỷ luật.

Điều 28. - Để kịp thời nhập hàng hóa vào kho, khi nhận được hóa đơn hoặc giấy giao hàng, bộ phận nghiệp vụ làm các thủ tục sau đây:

Điều 29. - Trường hợp nhận hàng hóa ở ga, ở bến tàu hoặc ở kho của đơn vị cung cấp hàng hóa, bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) phải làm các thủ tục sau đây:

Điều 30. - Trường hợp hàng hóa phải hóa nghiệm bộ phận nghiệp vụ lập phiếu nhập kho riêng để thủ kho kiểm nhận tạm bảo quản riêng, đồng thời gửi mẫu cho bộ phận hóa nghiệm. Khi nào nhận được giấy tờ hóa nghiệm, kết luận hàng hóa đúng phẩm chất quy cách thì thủ kho mới được chính thức tiến hành kiểm nhận nhập kho.

Điều 31. – Khi nhập hàng hóa vào kho, thủ kho làm các thủ tục như sau:

Điều 32. - Nhận được phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán (hóa đơn, chứng từ chi phí vận chuyển v.v… ) bộ phận kế toán tiến hành những công việc sau đây:

Điều 33. - Trường hợp hàng hóa gửi đến mà chưa có hóa đơn, bộ phận nghiệp vụ căn cứ vào giấy chuyển vận, phiếu giao hàng hoặc hợp đồng kinh tế để lập phiếu nhập kho chuyển cho kho, và ghi vào sổ theo dõi hóa đơn chưa đến. Trên phiếu nhập kho phải ghi chữ: “hàng hóa nhập kho chưa có hóa đơn” để bộ phận kế toán tiện theo dõi.

Nhận được phiếu nhập kho chưa có hóa đơn, bộ phận kế toán kiểm tra nội dung rồi ghi vào sổ sách theo giá hợp đồng hoặc giá tạm tính, đồng thời phải báo và đôn đốc đơn vị giao hàng gửi hóa đơn đến.

Khi hóa đơn đến nơi bộ phận nghiệp vụ kiểm tra đối chiếu với sổ hàng đã nhập kho, xác định số tiền phải thanh toán, ghi số hiệu của “phiếu nhập hàng hóa chưa có hóa đơn” và hóa đơn, sau đó ghi vào sổ theo dõi hóa đơn chưa đến rồi chuyển cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra đối chiếu với phiếu nhập kho ghi vào sổ sách và điều chỉnh giá hợp đồng hoặc tạm tính theo giá hóa đơn.

Điều 34. - Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng hóa chưa đến thì giải quyết cụ thể như sau:

Điều 35. – Khi hàng hóa nhận được không phù hợp với hợp đồng hoặc chứng từ, hóa đơn của đơn vị giao hàng, thủ tục giải quyết sẽ tùy theo từng trường hợp như sau:

Điều 36. - Nhập hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến cũng phải qua những thủ tục đã quy định đối với hàng hóa mua và về các mặt: kiểm nhận, kiểm nghiệm, hóa nghiệm nhập kho, xác định số tiền thanh toán và giá thành sản phẩm gia công, ghi chép thẻ kho tại kho và sổ sách tại bộ phận kế toán.

Trước khi lập phiếu nhập kho, bộ phận nghiệp vụ căn cứ vào hợp đồng ký với đơn vị gia công mà xác định phẩm chất, quy cách thành phẩm gia công và số lượng nguyên liệu đã sử dụng trong việc gia công mà trước đây đơn vị đã giao. Cuối tháng và khi hết một hợp đồng phải lập chứng từ thanh toán số lượng nguyên liệu đã giao cho gia công trong đó ghi rõ số lượng nguyên liệu khi giao, số lượng thành phẩm đã nhận, số phế liệu nếu có, để chuyển cho bộ phận kế toán.

Bộ phận kế toán phải kiểm tra các chứng từ trước khi ghi sổ số chi phí về gia công và giá trị nguyên liệu đã dùng hết trong kỳ thanh toán.

Trường hợp hàng gia công làm xong không giao lại để nhập kho mà giao thẳng cho đơn vị khác nhận, thì chỉ cần ghi để theo dõi trên sổ phân loại chủng và phân loại chi tiết, không phải ghi vào thẻ kho của thủ kho.

Điều 37 - Nhập hàng hóa tự chế biến cũng phải qua những thủ tục về kiểm nhận và kiểm nghiệm.

Đơ vị chế biến lập phiếu nộp thành phẩm thay cho phiếu nhập kho. Thủ kho dựa vào phiếu này để kiểm nhận. Hết mỗi đợt chế biến, bộ phận nghiệp vụ phải lập chứng từ thanh toán số lượng nguyên liệu và chính xác các khoản chi phí trong đợt chế biến.

Bộ phận kế toán phải kiểm tra các chứng từ trước khi ghi sổ và cuối tháng tính giá thành hàng hóa tự chế biến nhập kho.

Điều 38. - Đối với hàng hóa điều chuyển giữa các kho trong đơn vị phải có lệnh điều chuyển của thủ trưởng đơn vị.

Bộ phận nghiệp vụ lập phiếu điều chuyển hàng hóa giữa các kho (mẫu số 3-HH) chuyển cho kho xuất hàng ba bản.

Sau khi xuất hàng và ghi sổ, thủ kho có hàng xuất ký và gửi hai bản kèm theo hàng hóa chuyển cho kho nhập hàng. Kho nhập hàng kiểm nhận hàng hóa theo thủ tục chung, ghi số nhập và ghi vào phiếu điều chuyển hàng hóa số hàng thực nhận, ký và gửi trả lại cho kho có hàng xuất một bản.

Nhận được phiếu điều chuyển hàng hóa giữa các kho của hai kho, bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu với nhau và chỉ ghi vào sổ chi tiết hàng hóa tồn kho theo từng kho mà không ghi vào sổ phân loại chủng.

Điều 39. – Hàng nhận vận chuyển hộ là hàng hóa mà đơn vị nhận vận chuyển thuê còn giữ hộ trong kho của mình trong quá trình vận tải.

Hàng bán hộ là hàng hóa mà đơn vị nhận bán cho đơn vị khác khi bán xong mới trả tiền.

Hàng nhận bảo quản hộ là hàng hóa của các cơ quan Nhà nước gửi hoặc là những số hàng của các đơn vị bán hàng chuyển đến nhưng không đúng hợp đồng hóa đơn, đơn vị mua hàng tạm thời giữ hộ trong khi chờ giải quyết.

Tất cả các loại hàng hóa nói trên đều phải để riêng và mở thẻ kho và sổ sách theo dõi riêng không được lẫn lộn với hàng hóa khác của đơn vị.

Thủ tục kiểm nhận và bảo quản cũng phải làm theo như các loại hàng hóa khác, nhưng phiếu nhập kho, thẻ kho, bảng tên hàng hóa đều có ghi bằng mực đỏ “hàng hóa nhận vận chuyển hộ” “hàng hóa nhận hộ” hoặc “hàng hóa bảo quản hộ”

Điều 40. – Hàng mẫu cũng là tài sản của Nhà nước cho nên cũng phải theo đúng các thủ tục về nhập xuất và bảo quản hàng hóa nói chung và phải ghi chép theo dõi phản ảnh trên sổ sách kế toán cả về số lượng và số tiền, tình hình nhập xuất và sử dụng hàng mẫu.

Các Bộ và ngành chủ quản phải kịp thời quy định giá các hàng mẫu để tiện cho việc ghi chép, theo dõi và phản ảnh trên sổ sách kế toán.

Điều 41. – Hàng hóa phát hiện thừa sau kiểm kê do điều kiện tự nhiên hoặc do nguyên nhân khác không được bù trừ với số hao hụt của hàng hóa khác. Nhưng nếu trong cùng một kỳ báo cáo (tháng, quý) những thứ hàng hóa khác nhau của cùng một loại, do cùng một người phụ trách hàng hóa bảo quản, do vì nhầm lẫn mà thừa thiếu, thì sau khi được cấp có thẩm quyền phê chuẩn, có thể bù trừ lẫn nhau. Sau khi bù trừ, nếu thiếu thì phải bồi thường theo giá bán lẻ, nếu thừa thì phải nạp dự toán (ghi vào tiêu khoản “tài sản dôi thừa” trong tài khoản lỗ lãi).

Căn cứ biên bản kiểm kê đã được thủ trưởng đơn vị duyệt y, bộ phận kế toán lập phiếu hàng hóa thừa (mẫu số 4-HH)

Một bản chuyển cho thủ kho làm chứng từ điều chỉnh thẻ kho, ghi xong chuyển trả lại cho bộ phận kế toán để điều chỉnh sổ sách cho phù hợp với hàng hóa.

Một bản chuyển cho bộ phận nghiệp vụ làm chứng từ ghi thống kê và theo dõi.

Điều 42. – Đối với các đơn vị cửa hàng thu mua lẻ quy mô nhỏ, hàng nhập vào kho do nhân viên mua hàng giao hay người bán hàng trực tiếp giao, thì thủ tục nhập kho sẽ do các Bộ hoặc cơ quan chủ quản quy định. Nói chung thủ tục nhập kho như sau:

- Nếu việc thu mua hàng hóa ít, nhân viên mua hàng có thể vừa thu mua và tạm giữ số hàng đã thu mua, đến cuối ngày kiểm điểm số hàng đã mua được, ghi vào một phiếu mua hàng giao lại cho thủ kho nhập kho và ghi vào thẻ kho.

- Trường hợp số lượng hàng hóa nhiều, mua đến đâu nhập kho đến đấy, mỗi lần mua hàng nhân viên mua hàng lập phiếu mua hàng, chuyển sang cho thủ kho kiểm nhận hàng hóa ghi vào thẻ kho, rồi ký nhận trên phiếu mua hàng sau đó chuyển qua cho thủ quỹ thanh toán cho người bán.

Cuối ngày nhân viên mua hàng lập báo cáo mua hàng (báo cáo này xem như phiếu nhập kho) thủ kho đối chiếu xác nhận rồi chuyển báo cáo mua hàng đến bộ phận kế toán kiểm tra và ghi sổ,