Chương 2 Thông tư 529-TC-CĐKT năm 1962 ban hành chế độ kế toán kho hàng hóa do Bộ Tài chính ban hành

Điều 10. - Tất cả các hàng hóa của đơn vị để trong kho, ở quầy hàng hoặc kho ngoài trời, hàng hóa đang đi trên đường và hàng hóa giữ hộ của các đơn vị khác đều phải có người chịu trách nhiệm bảo quản. Nếu vì không có người bảo quản mà xẩy ra việc hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng hóa thì thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.

Điều 11. - Thủ kho hoặc người bảo quản phải hiểu biết nghiệp vụ bảo quản hàng hóa. Nếu do bố trí thủ kho, hoặc người bảo quản không đủ tiêu chuẩn và khả năng để ảnh hưởng đến việc bảo quản hàng hóa thì thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.

Điều 12. – Thủ kho hoặc người bảo quản phải chấp hành đầy đủ những nguyên tắc và thể lệ về nghiệp vụ bảo quản hàng hóa do các Bộ hoặc cơ quan chủ quản quy định theo đặc điểm của từng ngành. Sau đây là những điểm chính:

- Phải kiểm nhận số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.

- Hàng hóa chưa kiểm nghiệm hoặc chưa hóa nghiệm, hàng hóa nhận vận chuyển hộ, nhận bán hộ và giữ hộ phải bảo quản riêng.

- Mỗi kho phải có khóa cẩn thận, phải có đủ dụng cụ; phương tiện bảo quản cần thiết (tủ, giá, bục kê hàng …) phương tiện phòng hỏa, dụng cụ đo lường v.v…

- Trong kho phải sắp xếp hàng hóa theo từng loại, từng thứ hàng, và theo một trật tư nhất định đúng vị trí ghi trên bản đồ kho để bảo đảm dễ bảo quản, dễ tìm, dễ kiểm tra và phân phối hàng hóa được nhanh chóng, đảm bảo nguyên tắc hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau. Tại nơi để mỗi thứ hàng, phải treo “bảng tên hàng hóa” trong đó ghi rõ: tên, số hiệu, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính.

- Đối với hàng hóa dễ bị ẩm ướt làm hư hỏng, dễ bị hoen rỉ, các hàng hóa và vật tư kỹ thuật, hóa chất, hàng hóa quý giá v.v… phải có phương pháp bảo quản thích hợp với từng loại, từng thứ hàng.

- Những hàng hóa dễ bắt lửa, chất nổ v.v… phải được bảo quản trong những kho riêng biệt, có niêm yết đầy đủ những điều cần thiết phải thi hành để đảm bảo hàng hóa được an toàn. Phải có đầy đủ phương tiện cứu hỏa.

- Đối với những hàng hóa phải chọn lọc và đóng gói tại kho thì phải để riêng không được để lẫn lộn hàng hóa chưa chọn lọc và đóng gói với hàng hóa đã chọn lọc và đóng gói. Khi xuất và nhập hàng hóa đưa ra chọn lọc và đóng gói thì cũng phải làm đầy đù các thủ tục cân, đong, đo, đếm. Hàng đã chọn lọc và đóng gói phải thống nhất, về số lượng và trọng lượng của từng đơn vị để khi nhập xuất và kiểm kê được nhanh chóng và chính xác. Trên bao bì phải có phiếu đóng bao bì ghi rõ tên người đóng bao bì, trọng lượng cả bì , trọng lượng thực tế và số liệu hàng hoá.

- Phải có kế hoạch đề phòng hoả hoạn, ẩm ướt, mối xông, hư hỏng mất mát hàng hoá.

- Kiểm tra và giữ gìn đầy đủ dụng cụ đo lường, nhằm bảo đảm đo lường, nhập, xuất hàng hoá được chính xác.

Điều 13. – Khi được điều động đi công tác khác, thủ kho hoặc người bảo quản hàng hoá phải bàn giao đầy đủ chất lượng và số lượng hàng hoá , tình hình dụng cụ và nhà kho, sổ sách và giấy tờ. Số lượng hàng hoá thực tế bàn giao phải khớp với số lượng ghi trên sổ sách bàn giao . Sau khi biên bản bàn giao đã được thủ trưởng đơn vị phê chuẩn, thì mới được đi nhận công tác mới.

Điều 14. - Nhập xuất hàng hoá là trách nhiệm của thủ kho và người bảo quản hàng hoá ; tất cả các hàng hoá nhập và xuất tại kho phải được sự đồng ý của thủ kho hoặc người bảo quản hàng hoá và phải theo đúng các thủ tục và có đầy đủ giấy tờ hợp lệ.

Điều 15. - Để tiện việc vận chuyển hàng hoá tại ga, tại bến tàu và chuyển xe ở dọc đường, xí nghiệp có thể tổ chức những kho tạm thời để giao dần hay chuyển dần hàng hoá. Tại những kho này cũng phải bố trí người thủ kho chịu trách nhiệm về chất lượng và số lượng hàng hoá, các đơn vị có kho tạm thời phải quy định:

- Nội quy nhập, xuất bảo quản hàng hoá tại các kho tạm thời.

- Thủ tục giấy tờ sổ sách, để theo dõi việc nhập xuất hàng hoá tại kho tạm thời.

- Thời gian tối đa được dự trữ hàng hoá tại kho tạm thời.

Những hàng hoá dự trữ hàng hóa tại kho tạm thời sẽ ghi sổ kế toán như hàng hoá đang đi trên đường.

Điều 16. - Đối với những hàng hóa không thể bảo quản trong nhà kho thì đơn vị phải tổ chức kho ngoài trời để bảo quản tốt các hàng hóa về số lượng cũng như chất lượng.

Những kho ngoài trời đều coi như các kho chính, phải có thủ kho chịu trách nhiệm và thi hành đầy đủ các thủ tục nhập xuất và bảo quản hàng hóa. Việc sắp xếp hàng hóa phải theo quy cách nhất định thích hợp với các loại hàng hóa đó, phải có bảng ghi tên lô hàng hóa và số hiệu ăn khớp với thẻ kho.

Nếu kho ngoài trời ở ngoài phạm vi của xí nghiệp thì phải bố trí người chịu trách nhiệm canh gác.

Điều 17. - Bộ phận kho vận (hoặc chuyển phân phối) chịu trách nhiệm bố trí đầy đủ kho tàng, thiết bị, dụng cụ kho nhằm bảo đảm tất cả hàng hóa đều có nơi để và sắp xếp theo yêu cầu bảo quản về chất lượng cũng như số lượng hàng hóa khỏi bị tổn thất.

Mỗi kho phải có một bản đồ kho trong đó ghi rõ:

- Số lượng, vị trí, diện tích và dung tích của các nhà kho.

- Vị trí của mỗi loại hàng hóa trong nhà kho .

Điều 18. - Để giám đốc việc bảo quản hàng hóa ở các kho, đồng thời phản ảnh chính xác số lượng và giá trị hàng hóa còn lại thực tế, bộ phận kế toán phải lập sổ phân loại chi tiết kho (mẫu số 12-HH)

Sổ phân loại chi tiết kho sẽ mở theo từng thứ hàng hóa có phân tích theo từng kho một.

Ít nhất một tháng một lần, bộ phận kế toán phải đối chiếu sổ chi tiết kho với các thẻ kho để kiểm tra số lượng hàng hóa, nhập, xuất và còn lại giữa bộ phận kế toán và các kho.

Điều 19. - Định mức hao hụt tự nhiên đối với một số loại hàng hóa tuy không thể tránh được, nhưng không phải là cố định mà có thể giảm dần đi được. Thủ trưởng đơn vị, các cán bộ nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh, cán bộ kho vận và thủ kho phải áp dụng phương pháp bảo quản có hiệu quả để hạn chế những nhân tố ảnh hưởng đến hao hụt hàng hóa nhằm giảm dần hao hụt định mức.

Đối với những hao hụt quá định mức và những tổn thất hàng hóa về số lượng cũng như về chất lượng, ngoài việc tìm biện pháp cứu chữa ngay, thủ trưởng đơn vị và các bộ phận chuyên trách phải điều tra kịp thời, lập biên bản, xác định mức độ hao hụt tổn thất, nguyên nhân gây ra tổn thất, người chịu trách nhiệm và ý kiến đề nghị giải quyết cụ thể. Nếu con số hao hụt và tổn thất hàng hóa vượt qua quyền hạn giải quyết của đơn vị thì phải báo cáo lên cấp trên xét duyệt phê chuẩn theo trình tự và quyền hạn của từng cấp.

Điều 20. - Đối với những trường hợp tổn thất hàng hóa như bị mất cắp, bị phá hoại hoặc tổn thất to lớn v.v… ngoài việc báo cáo kịp thời lên cấp trên cần phải lập tức báo cáo cho cơ quan công an địa phương giải quyết.

Điều 21. - Trường hợp tổn thất hàng hóa do không theo đúng chế độ, thủ tục kiểm nhận và bảo quản hàng hóa thì theo từng sự việc cán bộ phụ trách kho vận, thủ kho hoặc người phụ trách hàng hóa người áp tải phải bồi thường, ngoài ra còn có thể bị thi hành kỷ luật.

Điều 22. - Trường hợp tổn thất hàng hóa do không làm đúng và đầy đủ các thủ tục nhập, xuất hàng hóa như thiếu kiểm tra đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn, thiếu kiểm nghiệm và hóa nghiệm v.v… thì tùy theo phạm vi công việc được phân công chuyên trách, cán bộ nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh hoặc cán bộ kho vận phải chịu trách nhiệm bồi thường và có thể bị thi hành kỷ luật tùy theo trường hợp.

Điều 23. - Trường hợp do không kiểm tra kỹ các chứng từ để xẩy ra những sự lạm dụng chứng từ gây tổn thất hàng hóa thì cán bộ kế toán và kế toán trường phải chịu trách nhiệm và tùy trường hợp phải chịu liên đới bồi thường và số tổn thất.

Điều 24. – Các Bộ, cơ quan chủ quản trung ương phải quy định chế độ trách nhiệm đối với thiếu hụt, tổn thất, hư hỏng cho ngành mình. Chế độ này phải được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tham gia ý kiến và đồng ý trước khi ban hành.