Chương 6 Thông tư 529-TC-CĐKT năm 1962 ban hành chế độ kế toán kho hàng hóa do Bộ Tài chính ban hành

Điều 67. – Căn cứ vào chế độ kế toán chung này:

Điều 68. - Chế độ tạm thời kế toán kho hàng hóa này bắt đầu thi hành kể từ ngày Bộ Tài chính công bố và áp dụng chung cho các xí nghiệp, các đơn vị có quản lý hàng hóa vật tư.

Tổng số tiền là (bằng chữ):..........................

Ngày lập phiếu..............

Giải thích:

Phiếu này do bộ phận nghiệp vụ lập theo phiếu giao hàng hoặc sau khi đối chiếu hóa đơn với hợp đồng đã ăn khớp. Số bản phải lập có thể theo sự cần thiết mà quy định.

Một bản sau khi thủ kho nhận hàng, ký nhận và vào thẻ kho, giao cho bộ phận kế toán làm chứng từ ghi sổ.

Một bản sau khi thủ kho nhận hàng, ký nhận chuyển giao cho bộ phận nghiệp vụ soát lại và ghi sổ thống kê.

Số bán và nơi gửi phải in trên phiếu

Sau khi thủ kho đã nhận hàng phải ghi đúng số lượng thực nhận và cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho, còn số tiền thì bộ phận kế toán căn cứ theo số lượng thực nhận tính ra để ghi.

Trường hợp số lượng thực nhận nhiều hơn số phải nhận thì thủ kho chỉ nhận và ghi vào cột 6 đúng số phải nhận. Còn số thừa ra do kế toán lập phiếu hàng hóa thừa theo mẫu số 4-HH căn cứ vào chứng từ kiểm nghiệm hoặc kiểm nhận.

Tổng số tiền là (bằng chữ):..........................

Ngày lập phiếu..............

Giải thích:

Phiếu này do bộ phận nghiệp vụ lập theo hợp đồng và các chứng từ quy định làm nhiều bản theo sự cần thiết.

Bản 1: Giao cho thủ kho dùng làm căn cứ xuất hàng và ghi thẻ kho rồi giao cho bộ phận kế toán làm chứng từ ghi sổ.

Bản 2: dùng làm thủ tục nhờ Ngân hàng thu hoặc làm chứng từ thanh toán với đơn vị mua.

Bản 3: Sau khi giao hàng cho đơn vị trực tiếp đến nhận ở kho hoặc nếu giao hàng ở xa kho thì sau khi đã chuyển hàng lên xe, thủ kho chuyển cho bộ phận nghiệp vụ để kiểm soát lại và ghi sổ thống kê.

Bản 4 và 5: gửi kèm thep bảng khi hàng đến nơi đơn vị mua kiểm nhận xong ký trả lại bản 4 và giữ lại bản 5.

Số hiệu của bản và nơi gửi phải in trên phiếu

Tổng số tiền là (bằng chữ):..........................

Ngày lập phiếu..............

Giải thích:

Phiếu này do bộ phận nghiệp vụ lập; số bản có thể lập theo sự cần thiết.

- 1 bản lưu tại bộ phận nghiệp vụ để theo dõi và ghi sổ thống kê

- 3 bản chuyển cho kho xuất hàng hóa ký và chuyển cho kho nhập hàng hóa. Kho nhập kiểm nhận hàng hóa xong ký nhận vào 2 bản giữ lại một bản và giao lại cho kho xuất một bản.

Kho xuất và kho nhập căn cứ vào phiếu chuyển hàng hóa để ghi xuất và ghi nhập hàng hóa vào thẻ kho rồi chuyển cho bộ phận kế toán để kiểm tra đối chiếu và ghi vào sổ chi tiết kho, mà không ghi vào sổ phân loại chung hàng hóa tồn kho.

Ngày lập phiếu..............

(1) Nếu là hàng hóa thừa thiếu do kiểm kê thì

- Tiêu đề của cột 5 là: số lượng theo sổ sách

- Tiêu đề của cột 6 là: số lượng theo kiểm kê

(2) Nếu là hàng hóa thừa thiếu do kiểm kê thì ghi:

Theo biên bản kiểm kê ngày:........

Giải thích:

Phiếu này do bộ phận kế toán lập theo các chứng từ về kiểm nghiệm, kiểm nhận hoặc kiểm kê đã được duyệt y; và 1 bản chuyển cho thủ kho làm chứng từ nhập xuất kho ghi thẻ kho, ghi xong chuyển trả lại cho kế toán để làm chứng từ ghi sổ.

1 bản chuyển cho bộ phận nghiệp vụ làm chứng từ ghi thống kê và theo dõi

Phiếu này một mẫu dùng cho 2 trường hợp khi thừa thì gạch bỏ cột số lượng thiếu, khi thiếu thì gạch bỏ cột số lượng thừa.

Chú ý: phiếu không dùng cho trường hợp số lượng thực nhận ít hơn số lượng phải nhận khi nhập kho. Do đó cột số 7 số lượng thiếu chỉ dùng cho trường hợp có chênh lệch thiếu khi kiểm tra và đã được duyệt y xuất kho.

Ngày lập phiếu..............

Giải thích:

Phiếu này do bộ phận nghiệp vụ lập theo hóa đơn giao hàng của đơn vị bán hàng và hợp đồng ký kết với đơn vị mua hàng làm nhiều bản.

1 bản lưu ở bộ phận nghiệp vụ và làm chứng từ ghi sổ thống kê

2 bản chuyển cho bộ phận kế toán dùng làm chứng từ ghi sổ kế toán và làm thủ tục nhờ Ngân hàng thu.

1 bản chuyển cho bộ phận kho vận để bộ phận này bố trí phương tiện vận tải.

2 bản chuyển cho hàng khi bảng đến nơi đơn vị mua ký nhận trả lại một bản dùng làm chứng từ thanh toán tiền cước phí vận chuyển.

Ngày lập phiếu..............

Giải thích:

Phiếu này do bộ phận kho vận (hoặc vận tải phân phối) lập mỗi tháng một lần vào ngày cuối tháng.

- 1 bản thủ kho giữ

- 1 bản chuyển cho bộ phận kế toán dùng làm chứng từ ghi sổ

- 1 bản chuyển cho bộ phận nghiệp vụ dùng làm chứng từ ghi thống kê

Ngày....tháng....năm.......

Căn cứ vào (phiếu giao hàng, hóa đơn v.v… ) số...ngày ....của giao hàng hóa theo hợp đồng số....ngày

Ban nghiệm kiểm gồm:

Ông ...........................................đại biểu nghiệp vụ làm Trưởng ban

Ông ...........................................đại biểu kỹ thuật Ủy viên

Ông ...........................................đại biểu kho vận Ủy viên

Ông ...........................................thủ kho Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các hàng hóa kê dưới đây:

Những hàng hóa đúng quy cách và phẩm chất đã được nhập kho theo phiếu nhập kho số......ngày

Những hàng hóa không đúng quy cách về phẩm chất này đã tạm thời bảo quản riêng tại xí nghiệp. Bộ phận nghiệp vụ sẽ căn cứ vào các khoản của hợp đồng thông báo cho đơn vị bán hàng biết và có biện pháp giải quyết kịp thời với đơn vị bán hàng

BAN KIỂM NGHIỆM

Trưởng ban: Ủy viên:

Bắt đầu kiểm kê từ ngày:.......

Kiểm kê xong ngày:........

Ngày lập phiếu..............

Giải thích: Bảng này do người phụ trách kiểm kê lập căn cứ vào số liệu kiểm kê và số liệu trên sổ sách.

1 bản chuyển cho thủ kho

1 bản chuyển cho bộ phận kế toán

1 bản lưu ở hội đồng kiểm kê

Giải thích

- Số này chia thành nhiều phần, mỗi phần dành riêng cho một kho

- Số hiệu thẻ kho ghi riêng cho từng kho và liên tục từ đầu năm đến cuối năm, sang năm sau phải thay thẻ kho mới.

Giải thích

- Mỗi bảng dùng cho một loại chứng từ nhập hoặc xuất

- Cột 3 phải ghi đủ tất cả số liệu của các phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho

- Cột 4 ghi tổng số chứng từ kể cả giấy tờ kèm theo

Giải thích:

- Thẻ kho do bộ phận kế toán lập và ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho dùng.

- Hàng ngày có nhập xuất kho, thủ kho phải căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi số thực nhập và số thực xuất vào thẻ này và rút ra số tồn kế hoạch hợp đồng. Thủ kho phải bảo đảm số lượng ghi ở thẻ kho đúng với số lượng thực tế hàng hóa còn ở trong kho.

Giải thích

- Sổ này ghi theo chi tiết từng thứ hàng và có thể dùng một tờ để tổng hợp cho một loại hàng.

- Cột 6 ghi giá đơn vị thực tế nhập.

- Cột 9 và cột 12 ghi giá đơn vị bình quân nếu một mặt hàng có nhiều giá

- Cột 14, 15...ghi số lượng hàng hóa tồn kho ở các kho khác nhau

- Nếu phải theo dõi hàng hóa gửi thẳng không thông qua nhập xuất kho, thì phải mở thêm tiếp sau cột 10 hai phần: phần nhập và phần xuất( mỗi phần cũng có 3 cột) hàng hóa thông qua kho còn 2 phần nhập và xuất (từ cột 5 đến 10) thì gọi là hàng hóa qua kho. Hoặc có thể mở riêng một loại sổ cho hàng hóa nhập xuất thông qua kho: phần nhập có 3 cột phần xuất có 3 cột.