Điều 37 Thông tư 23/2010/TT-NHNN quy định về quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành

a) Đối với Lệnh thanh toán chưa được thực hiện hoặc chưa gửi đi: xử lý theo thủ tục hủy Lệnh thanh toán, đơn vị khởi tạo lệnh gửi cho khách hàng thông báo chấp nhận Lệnh hủy và không thực hiện Lệnh thanh toán đó (không hạch toán);

b) Đối với Lệnh thanh toán đã được thực hiện và gửi đi nhưng còn trong hàng đợi tại Trung tâm Xử lý Quốc gia (do tài khoản tiền gửi thanh toán chưa đủ tiền), xử lý theo thủ tục hủy (có hạch toán) Lệnh thanh toán:

- Đối với Lệnh hủy Lệnh thanh toán Có:

Căn cứ vào yêu cầu hủy hợp lệ của khách hàng, kế toán viên giao dịch bổ sung các yếu tố cần thiết của Lệnh hủy theo quy định (Mẫu số TTLNH-05) và ký chữ ký điện tử của mình lên Lệnh hủy;

Người duyệt lệnh phải kiểm soát lại các yếu tố của Lệnh hủy vừa lập với yêu cầu hủy của khách hàng để bảo đảm sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng, người duyệt lệnh ký chữ ký điện tử của mình lên Lệnh hủy để gửi đi;

Ghi nhập Sổ theo dõi Lệnh hủy Lệnh thanh toán Có gửi đi (không gạch toán nội bảng).

Trung tâm Xử lý Quốc gia gửi đơn vị khởi tạo lệnh thông báo kết quả thực hiện yêu cầu hủy. Đơn vị khởi tạo lệnh in và kiểm tra thông tin trên thông báo, nếu kết quả hủy thành công, người lập lệnh và người duyệt lệnh cùng ký xác nhận trên thông báo và thực hiện hạch toán:

Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản thanh toán nội bộ thích hợp khác (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính);

Có tài khoản thích hợp của khách hàng (tài khoản trước đây đã trích chuyển).

Nếu kết quả hủy không thành công (do Lệnh thanh toán không còn trong hàng đợi nữa), đơn vị khởi tạo lệnh thực hiện xử lý theo thủ tục yêu cầu hoàn trả như hướng dẫn tại Điểm c Khoản 1 Điều này.

- Đối với Lệnh hủy Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền:

Căn cứ Lệnh hủy, đơn vị khởi tạo lệnh hạch toán trích tài khoản của khách hàng số tiền đã ghi Có trước đây để chuyển cho đơn vị nhận lệnh:

Nợ tài khoản thích hợp sau:

- Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả tiền cho khách hàng);

- Tiền gửi của đơn vị chuyển (nếu đã trả tiền cho khách hàng).

Có tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản thanh toán nội bộ thích hợp khác (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính).

c) Nếu Lệnh thanh toán đã được xử lý và gửi đi, Trung tâm Xử lý Quốc gia đã hạch toán, đơn vị khởi tạo lệnh lập Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán và thực hiện:

- Đối với Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có:

Căn cứ vào yêu cầu hủy hợp lệ của khách hàng, người lập lệnh bổ sung các yếu tố cần thiết của Yêu cầu hoàn trả theo quy định (Mẫu số TTLNH-06) và ký chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu hoàn trả;

Người duyệt lệnh phải kiểm soát lại các yếu tố của Yêu cầu hoàn trả vừa lập với yêu cầu hủy của khách hàng để bảo đảm sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng, người duyệt lệnh ký chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu hoàn trả để gửi đơn vị nhận lệnh;

Đơn vị khởi tạo lệnh ghi nhập Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có gửi đi (không hạch toán nội bảng);

Khi nhận đủ số tiền (của Lệnh thanh toán Có bị hủy) do đơn vị nhận lệnh hoàn trả, đơn vị khởi tạo lệnh hạch toán trả lại tiền cho khách hàng. Căn cứ Lệnh thanh toán Có của đơn vị nhận lệnh, ghi Xuất Sổ theo dõi Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có gửi đi và hạch toán:

Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản thanh toán nội bộ thích hợp khác (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính);

Có tài khoản thích hợp của khách hàng (tài khoản trước đây đã trích chuyển)

- Đối với Lệnh hủy Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền:

Căn cứ Lệnh hủy, đơn vị khởi tạo lệnh hạch toán trích tài khoản của khách hàng số tiền đã ghi Có trước đây để chuyển cho đơn vị nhận lệnh:

Nợ tài khoản thích hợp sau:

- Các khoản chờ thanh toán khác (nếu chưa trả tiền khách hàng);

- Tiền gửi của đơn vị chuyển (nếu đã trả tiền cho khách hàng).

Có tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản thanh toán nội bộ thích hợp khác (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính).

a) Nếu phát hiện Yêu cầu hoàn trả có sai sót, đơn vị nhận lệnh lập Thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có (ghi rõ lý do từ chối) gửi trả lại đơn vị khởi tạo lệnh (không hạch toán);

- Nếu Lệnh hủy có sai sót, đơn vị nhận lệnh xử lý như đối với Lệnh thanh toán Có đến bị sai sót.

b) Nếu Yêu cầu hoàn trả (hoặc Lệnh hủy) hợp lệ thì xử lý như sau:

Nếu hủy hoặc hoàn trả một Lệnh thanh toán đến chưa được thực hiện:

Đơn vị nhận lệnh gửi ngay cho đơn vị khởi tạo lệnh Thông báo chấp nhận Yêu cầu hoàn trả hoặc Lệnh hủy và xử lý:

- Trường hợp hủy Lệnh thanh toán Có đến:

Căn cứ vào Lệnh thanh toán Có đến (Lệnh thanh toán Có bị hủy), hạch toán:

Căn cứ Yêu cầu hủy để lập Lệnh thanh toán Có đi trả lại cho đơn vị khởi tạo lệnh, hạch toán:

- Trường hợp hủy Lệnh thanh toán Nợ đến:

Căn cứ Lệnh thanh toán Nợ đến (Lệnh thanh toán Nợ bị hủy), hạch toán:

Nợ tài khoản phải thu;

Có tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản thanh toán nội bộ thích hợp khác (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính).

Đồng thời căn cứ Lệnh hủy đến hạch toán:

Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản thanh toán nội bộ thích hợp khác (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính);

Có tài khoản phải trả.

Nếu hủy một Lệnh thanh toán đã được thực hiện:

- Đối với Yêu cầu hoàn trả Lệnh thanh toán Có đến:

Nếu Lệnh thanh toán Có đến đã được thực hiện thì đơn vị nhận lệnh phải gửi ngay Yêu cầu hoàn trả cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt, lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyển trả thì đơn vị nhận lệnh mới được phép thực hiện Yêu cầu hoàn trả, hạch toán:

Nợ tài khoản thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Có theo Lệnh thanh toán Có bị hủy);

Có tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản thanh toán nội bộ thích hợp khác (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính).

Sau đó phải gửi lại thông báo chấp nhận Yêu cầu hoàn trả cho khách hàng và đơn vị khởi tạo lệnh biết.

Đối với Yêu cầu hoàn trả không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng theo quy định trên thì đơn vị nhận lệnh lập Thông báo từ chối yêu cầu hoàn trả có ghi rõ lý do gửi lại đơn vị khởi tạo lệnh (không hạch toán nội bảng).

- Đối với Lệnh hủy Lệnh thanh toán Nợ đến:

Căn cứ vào Lệnh hủy đến, đơn vị nhận lệnh hạch toán:

Nợ tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản thanh toán nội bộ thích hợp khác (tài khoản chi tiết thanh toán với hội sở chính);

Có tài khoản thích hợp (tài khoản trước đây đã ghi Nợ).

Sau đó phải gửi Thông báo chấp nhận Lệnh hủy cho khách hàng và đơn vị khởi tạo lệnh biết.

Nếu Yêu cầu hủy Lệnh thanh toán Có hoặc Lệnh hủy Lệnh thanh toán Nợ kèm theo Lệnh thanh toán đúng để thay thế Lệnh thanh toán bị hủy thì đơn vị nhận lệnh phải mở Sổ theo dõi chặt chẽ Lệnh thanh toán để tránh trả tiền 2 lần cho khách hàng.