Điều 19 Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn do Bộ Nội vụ ban hành

a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (do Lưu trữ UBND hoặc đơn vị chỉnh lý tài liệu trình); cần thiết phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;

b) Hoàn thiện Danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã xem xét;

c) Làm thủ tục đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;

d) Căn cứ vào ý kiến thẩm tra của Phòng Nội vụ cấp huyện, hoàn thiện hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã ban hành quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

đ) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

e) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã (quản lý kho lưu trữ) và người thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Có thể thực hiện tại trụ sở UBND cấp xã hoặc có thể chuyển đến các cơ sở sản xuất giấy để tái chế;

d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị.

a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị và Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng Xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản của Phòng Nội vụ cấp huyện về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

đ) Quyết định của Chủ tịch UBND cấp xã cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

e) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

h) Quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Nếu chưa thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu);

i) Các tài liệu liên quan khác.

Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ xã trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.