Điều 10 Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn do Bộ Nội vụ ban hành

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ do UBND cấp xã ban hành, nhiệm vụ công tác của các cán bộ, công chức và thực tế công việc được giao, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã hướng dẫn các cán bộ, công chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ để lập hồ sơ.

b) Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ, công chức phải thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến công việc cần lập hồ sơ vào hồ sơ.

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc diễn biến sự việc, phản ánh đúng nội dung công việc đã diễn ra.

c) Kết thúc hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần thiết trong hồ sơ.

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND, đúng nhiệm vụ được giao giải quyết của cán bộ, công chức;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết sự việc.

a) Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quản lý chỉ đạo công tác lập hồ sơ theo các quy định hiện hành của Nhà nước;

b) Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý, chỉ đạo công tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ UBND cấp xã theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

c) Các cán bộ, công chức HĐND và UBND cấp xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc.