Điều 13 Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn do Bộ Nội vụ ban hành

a) Các cơ quan cấp trên;

b) Lãnh đạo HĐND và UBND cấp xã: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch;

c) Các bộ phận, cán bộ, công chức phụ trách các lĩnh vực chuyên môn;

d) Các tổ chức đoàn thể cấp xã.

a) Khối tài liệu của HĐND cấp xã

- Hồ sơ, tài liệu về bầu cử HĐND;

- Hồ sơ, tài liệu các kỳ họp thường kỳ và bất thường;

- Hồ sơ, tài liệu về hoạt động giám sát của HĐND và đại biểu HĐND;

- Tài liệu về công tác tiếp dân;

- Tài liệu khác.

b) Khối tài liệu của UBND cấp xã

- Tài liệu tổng hợp gồm tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo;

- Tài liệu văn phòng - thống kê;

- Tài liệu công an;

- Tài liệu quân sự;

- Tài liệu tư pháp - hộ tịch;

- Tài liệu địa chính - xây dựng;

- Tài liệu tài chính - kế toán;

- Tài liệu văn hóa - xã hội;

- Tài liệu khác.

c) Hồ sơ, tài liệu của các tổ chức đoàn thể cấp xã.