Chương 1 Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn do Bộ Nội vụ ban hành

1. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã bao gồm các hồ sơ, tài liệu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và hồ sơ, tài liệu của các tổ chức, đoàn thể cấp xã.

2. Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, giáo dục, quốc phòng, an ninh, khoa học và công nghệ được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã qua các thời kỳ lịch sử.

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ UBND cấp xã là bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính.

3. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ UBND cấp xã bao gồm các công việc về quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND cấp xã; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã.

1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp xã

Chủ tịch UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND cấp xã, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.

2. Trách nhiệm của Chủ tịch HĐND cấp xã

Chủ tịch HĐND cấp xã có trách nhiệm chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND theo Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của HĐND và UBND cấp xã.

3. Trách nhiệm của công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã

Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp xã về việc thực hiện các nhiệm vụ được quy định tại Điều 5 Thông tư này.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã.

Cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

5. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại hồ sơ, tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

1. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn.

2. Tham mưu cho Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu của HĐND và UBND cấp xã.

3. Quản lý văn bản đi, đến; quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ cấp xã; hướng dẫn cán bộ, công chức UBND cấp xã về lập hồ sơ công việc; tổ chức sắp xếp có hệ thống, bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác của HĐND và UBND cấp xã.

4. Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ chức và cá nhân.