Mục 1 Chương 2 Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn do Bộ Nội vụ ban hành

1. Quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại Văn thư HĐND và UBND cấp xã. Văn thư HĐND và UBND cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các văn bản đến, trình Chủ tịch HĐND và UBND cấp xã (hoặc người được giao trách nhiệm) xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm giải quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Văn bản đến được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc sử dụng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính.

3. Văn thư HĐND và UBND cấp xã lập các loại Sổ đăng ký văn bản đến sau:

- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức;

- Sổ đăng ký đơn, thư khiếu nại, tố cáo;

- Sổ đăng ký văn bản mật đến.

Trường hợp quản lý văn bản bằng chương trình phần mềm trên máy vi tính, việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm. Riêng văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng.

1. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại HĐND và UBND cấp xã phải kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trước khi phát hành; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật (nếu có). Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

2. Văn bản đi phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc sử dụng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính.

Văn thư HĐND và UBND cấp xã lập các loại sổ đăng ký văn bản đi sau:

- Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt;

- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính còn lại;

- Sổ đăng ký văn bản mật.

Trường hợp quản lý văn bản đi bằng chương trình phần mềm trên máy vi tính, việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm. Riêng văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng.