Điều 14 Thông tư 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn do Bộ Nội vụ ban hành

a) Phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải được bố trí độc lập trong trụ sở UBND cấp xã với diện tích tối thiểu 20m²;

b) Vị trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh sáng mặt trời;

c) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo chắc chắn, không bị đột nhập; không bị ảnh hưởng mưa bão, ngập lụt; không bị các loại côn trùng phá hoại;

d) Phòng kho bảo quản phải đảm bảo sạch sẽ và có trang bị quạt thông gió;

đ) Kho phải có đủ giá (kệ), bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu;

e) Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng cháy, chữa cháy.