Chương 3 Thông tư 13/2018/TT-NHNN quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành

a) Các hoạt động của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tuân thủ quy định của pháp luật;

b) Kiểm soát xung đột lợi ích; phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm;

c) Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với kiểm soát nội bộ để xây dựng, duy trì văn hóa kiểm soát của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

a) Việc phân cấp thẩm quyền phê duyệt phải căn cứ mức độ tin cậy của cấp có thẩm quyền và năng lực của cá nhân, bộ phận thực hiện. Thẩm quyền phê duyệt phải được thể hiện bằng các tiêu chí về quy mô giao dịch, hạn mức rủi ro và các giới hạn khác theo quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

b) Việc quy định chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất trong tất cả các giao dịch, quy trình nghiệp vụ tại ngân hàng thương mại (bao gồm trụ sở chính, chi nhánh và các đơn vị phụ thuộc khác), chi nhánh ngân hàng nước ngoài đảm bảo nguyên tắc:

(i) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên không tham gia xem xét, phê duyệt các quyết định có rủi ro thuộc chức năng, nhiệm vụ của Tổng giám đốc (Giám đốc), trừ trường hợp thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên là Tổng giám đốc (Giám đốc);

(ii) Phân tách chức năng, nhiệm vụ trong các giao dịch, quy trình nghiệp vụ để không xung đột lợi ích hoặc kiểm soát, ngăn chặn xung đột lợi ích; một cá nhân không chi phối toàn bộ một giao dịch, quy trình thực hiện giao dịch; một cá nhân không cùng lúc được giao các công việc có xung đột lợi ích;

(iii) Có các cá nhân độc lập trong cùng bộ phận hoặc bộ phận độc lập với bộ phận khác để kiểm tra định kỳ và đột xuất theo quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

(iv) Trường hợp việc thực hiện quy định tại điểm b(ii) và b(iii) mà vẫn có nguy cơ xung đột lợi ích, xảy ra vi phạm quy định nội bộ, ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải xác định nguyên nhân, có biện pháp để giảm thiểu tối đa rủi ro trong hoạt động và thực hiện theo dõi chặt chẽ, đánh giá độc lập với tần suất thường xuyên hơn;

c) Việc phân cấp trách nhiệm quản lý (bao gồm cả việc giao nhận, bảo quản, vận chuyển, kiểm tra, kiểm kê) của từng cá nhân, bộ phận đối với tài sản (bao gồm cả tài sản tài chính và tài sản hữu hình) phải dựa trên giá trị của tài sản hoặc giới hạn cụ thể khác theo quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

d) Việc hạch toán kế toán tuân thủ đúng quy định về chuẩn mực và chế độ kế toán; tổng hợp, lập và gửi các loại báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài. Việc hạch toán kế toán phải được kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo phát hiện, xử lý kịp thời các sai sót và phải được báo cáo cho cấp có thẩm quyền theo quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

đ) Có biện pháp phòng ngừa, xử lý kịp thời đối với các sai phạm, hành vi vi phạm quy định của pháp luật, quy định nội bộ tại ngân hàng thương mại (bao gồm trụ sở chính, chi nhánh và các đơn vị phụ thuộc khác), chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

e) Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp với từng hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát (bao gồm cả nhân sự thay thế khi cán bộ, nhân viên vắng mặt, tuyển dụng, luân chuyển, bổ nhiệm cán bộ).

a) Trụ sở chính giám sát, kiểm soát được các giao dịch, hoạt động của chi nhánh, đơn vị phụ thuộc khác, bao gồm cả việc giám sát, kiểm soát thông qua cá nhân, bộ phận thực hiện hoạt động kiểm soát tại chi nhánh, đơn vị phụ thuộc khác;

b) Có quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ chế báo cáo, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển cán bộ và cơ chế khác để đảm bảo tính độc lập, không xung đột lợi ích của cá nhân, bộ phận thực hiện hoạt động kiểm soát tại chi nhánh, đơn vị phụ thuộc đối với cá nhân, bộ phận khác của chi nhánh, đơn vị phụ thuộc;

c) Có cơ chế cho phép khách hàng tra soát, kiểm tra, đối chiếu giao dịch thực hiện tại chi nhánh, đơn vị phụ thuộc khác với trụ sở chính của ngân hàng thương mại.

a) Cán bộ, nhân viên ở các cấp thực hiện nhiệm vụ, thẩm quyền được giao một cách trung thực vì lợi ích của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài; không lợi dụng địa vị, chức vụ, sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh và tài sản của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài để thu lợi cá nhân hoặc làm tổn hại tới lợi ích của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

b) Các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm báo cáo kịp thời với cấp có thẩm quyền khi phát hiện hành vi quy định tại điểm a khoản này và các hành vi vi phạm quy định nội bộ, quy định của pháp luật.

a) Quan hệ khách hàng;

b) Thẩm định lại (nếu có);

c) Phê duyệt quyết định cấp tín dụng;

d) Kiểm soát hạn mức rủi ro tín dụng; quản lý khoản cấp tín dụng có vấn đề; trích lập dự phòng rủi ro và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng.

a) Có đơn vị chuyên trách để thực hiện giao dịch tự doanh (sau đây gọi là đơn vị giao dịch tự doanh); phân cấp cụ thể thẩm quyền của cá nhân, bộ phận trong đơn vị giao dịch tự doanh; cá nhân là giao dịch viên, bộ phận giao dịch phải độc lập với cá nhân, bộ phận kiểm soát giao dịch tự doanh, cá nhân, bộ phận thực hiện thanh toán giao dịch tự doanh;

b) Giao dịch tự doanh được thực hiện trong các hạn mức đã quy định, các cam kết thực hiện giao dịch (bao gồm cả các trường hợp hủy giao dịch hoặc thay đổi, bổ sung điều khoản giao dịch) và việc hạch toán, kế toán các giao dịch tự doanh phù hợp với quy định có liên quan của pháp luật đối với giao dịch tự doanh đó;

c) Thông tin, tài liệu, hồ sơ về giao dịch tự doanh được cung cấp đầy đủ, kịp thời cho các cá nhân, bộ phận kiểm soát giao dịch tự doanh;

d) Có quy trình nội bộ về thực hiện giao dịch tự doanh theo quy định tại khoản 3 Điều này và quy trình nội bộ về thanh toán giao dịch tự doanh theo quy định tại khoản 4 Điều này.

a) Giao dịch viên chỉ được thực hiện các giao dịch theo loại giao dịch, đối tác, thẩm quyền được giao;

b) Trường hợp giao dịch tự doanh thực hiện qua điện thoại, các cuộc đàm thoại thực hiện giao dịch tự doanh của giao dịch viên phải được ghi âm và lưu trữ tối thiểu trong vòng 02 tháng kể từ ngày đàm thoại. Trường hợp giao dịch tự doanh thực hiện qua hệ thống máy tính, giao dịch viên chỉ được phép nhập dữ liệu giao dịch tự doanh vào hệ thống quản lý giao dịch nội bộ bằng chính mã giao dịch viên của mình. Hệ thống máy tính tự động nhập ngày, giờ giao dịch, mã số giao dịch tự doanh và không cho phép giao dịch viên thay đổi các thông tin này;

c) Giá cả trong giao dịch tự doanh phải được kiểm tra độc lập đảm bảo phù hợp với giá của thị trường.

a) Cá nhân, bộ phận thực hiện thanh toán giao dịch tự doanh gửi và nhận xác nhận giao dịch đối với các giao dịch tự doanh đã thực hiện theo các hình thức xác nhận phù hợp với quy định của pháp luật (bao gồm cả việc theo dõi, kiểm tra việc xác nhận giao dịch của khách hàng, thông báo cho khách hàng nếu không nhận được xác nhận của khách hàng hoặc nội dung xác nhận chưa đầy đủ, có sai sót);

b) Nội dung xác nhận giao dịch bao gồm các điều khoản, các thông tin về giao dịch. Trường hợp giao dịch tự doanh được thực hiện thông qua bên môi giới, nội dung xác nhận phải có thông tin của bên môi giới;

c) Các chênh lệch phát hiện trong quá trình thanh toán phải được bộ phận thực hiện thanh toán giao dịch tự doanh xử lý kịp thời.

a) Giúp Tổng giám đốc (Giám đốc) trong việc:

(i) Thực hiện quy định tại điểm d khoản 2 Điều 5 Thông tư này;

(ii) Báo cáo Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, ngân hàng mẹ, Ban kiểm soát các vi phạm nghiêm trọng trong việc tuân thủ quy định của pháp luật, thay đổi quy định liên quan của pháp luật theo quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

(iii) Rà soát, đánh giá quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận tuân thủ để trình Tổng giám đốc (Giám đốc) sửa đổi, bổ sung nếu cần thiết;

b) Báo cáo định kỳ, đột xuất cho Tổng giám đốc (Giám đốc) về tình hình tuân thủ quy định của pháp luật; báo cáo Tổng giám đốc (Giám đốc), thông báo cho các bộ phận liên quan về thay đổi quy định liên quan của pháp luật theo quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

c) Hỗ trợ các bộ phận liên quan trong việc xây dựng, rà soát quy định nội bộ đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật; xử lý các vướng mắc về việc tuân thủ quy định của pháp luật theo quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

a) Thông tin về mục tiêu, chiến lược, chính sách, quy trình được trao đổi từ cấp cao xuống cấp dưới và đến các cá nhân, bộ phận có liên quan;

b) Thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ, kết quả hoạt động được trao đổi từ cấp dưới lên cấp cao (bao gồm cả Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, ngân hàng mẹ, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc)) và từ chi nhánh, đơn vị phụ thuộc khác của ngân hàng thương mại lên trụ sở chính để nắm rõ các trạng thái rủi ro, tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

c) Thông tin về sản phẩm mới, hoạt động trong thị trường mới và tổn thất, gian lận, nguy cơ xảy ra tổn thất, gian lận được trao đổi kịp thời cho bộ phận quản lý rủi ro, kiểm toán nội bộ và các bộ phận liên quan khác;

d) Có cơ chế báo cáo trực tiếp, độc lập, kịp thời cho các cấp có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của các cá nhân, bộ phận đảm bảo bảo mật thông tin và bảo vệ người cung cấp thông tin;

đ) Tần suất trao đổi thông tin đảm bảo nguyên tắc rủi ro càng cao thì trao đổi thông tin càng thường xuyên.

a) Các báo cáo nội bộ (tối thiểu có các báo cáo nội bộ về kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ theo quy định tại khoản 4 Điều 15, Điều 37, 40, 47, 52, 55, 58, 63 và 72 Thông tư này) và các thông tin quản lý khác theo quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

b) Cơ cấu tổ chức quản lý, vận hành hệ thống thông tin quản lý, trong đó quy định cụ thể trách nhiệm sử dụng hệ thống thông tin quản lý của cá nhân, bộ phận có liên quan;

c) Thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin; xây dựng, gửi, tiếp nhận và xử lý báo cáo;

d) Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp.

a) Hỗ trợ thực hiện cơ chế trao đổi thông tin theo quy định tại khoản 1 và 3 Điều 19 Thông tư này;

b) Thông tin, dữ liệu cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng các yêu cầu quản lý theo quy định tại Thông tư này, quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài; nguồn thông tin, dữ liệu phải được kiểm tra độ tin cậy;

c) Cập nhật tình hình tuân thủ các quy định của pháp luật, quy định nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài;

d) Bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu và có các hệ thống dự phòng để đảm bảo việc lưu trữ, sử dụng thông tin được an toàn, hiệu quả và không bị gián đoạn;

đ) Được rà soát, đánh giá lại tối thiểu hằng năm và đột xuất; được nâng cấp, cập nhật thường xuyên phù hợp với nhu cầu thông tin quản lý, quy mô, cơ cấu và mức độ phức tạp trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.