QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 1042/1998/QĐ-UB ngày 15 tháng 6 năm 1998 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh; Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh; các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ VIỆC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1781/QĐ-UBND ngày 15 tháng 8 năm 2007 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể, tổ chức, cá nhân (viết tắt là: Cơ quan, tổ chức, cá nhân) trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, xã hội... không kể thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ của các ngành, các cấp có thẩm quyền để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn khác.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế thuộc thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước.

Điều 2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế là cơ quan có trách nhiệm giúp Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 3. Phạm vi và đối tượng áp dụng:

1. Quy chế này quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế.

2. Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân (viết tắt là: người khai thác) đến khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Điều 4. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế.

1. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa Miền Nam Việt Nam và các tổ chức khác thuộc chính quyền cách mạng trước ngày 30/4/1975.

2. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực dân Pháp, phong kiến, đế quốc xâm lược, tổ chức của Việt Nam Cộng hòa trước ngày 30/4/1975.

3. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

4. Các tài liệu khác có giá trị lịch sử đối với tỉnh Thừa Thiên Huế.

5. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có ý nghĩa đối với tỉnh, quốc gia.

6. Hồ sơ, tài liệu có độ mật, tối mật, tuyệt mật.

Điều 5. Thành phần tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh bao gồm:

1. Tài liệu lưu trữ hiện hành: là toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành theo quy định của Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh.

2. Tài liệu lưu trữ lịch sử:

- Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế tại điều 4.

- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh được lựa chọn và giao nộp vào lưu trữ lịch sử sau năm năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành.

Điều 6. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh như sau:

1. Sử dụng tài liệu tại phòng Đọc.

2. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

3. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

4. Chứng thực, trích sao, sao lục tài liệu lưu trữ.

5. Sao y tài liệu lưu trữ.

6. Công bố tài liệu lưu trữ.

7. Cho mượn tài liệu lưu trữ.

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 7. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ:

- Tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước (ban hành kèm theo Quyết định số 957/2006/QĐ-UBND ngày 7 tháng 4 năm 2006 của Ủy ban Nhân dân tỉnh).

- Tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích tại mục 6 của điều 6.

- Yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức nước ngoài, người nước ngoài hoặc các yêu cầu đưa tài liệu ra nước ngoài theo quy định.

Điều 8. Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ:

- Tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước (ban hành kèm theo Quyết định số 329/QĐ-VPUB ngày 31 tháng 7 năm 2006 của Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh).

- Tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích tại các mục 2, 5,7 của điều 6.

- Tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điều tra của các cơ quan chức năng.

Điều 9. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ (không thuộc điều 7, điều 8 quy chế này ):

- Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

- Tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích tại các mục 1, 3, 4 của điều 6.

- Tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế.

Chương III

TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 10. Trách nhiệm của Người khai thác:

1. Người khai thác có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình. Đồng thời thực hiện nghiêm túc quy chế của Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh, đeo thẻ khách đến liên hệ công tác; nội quy phòng đọc, giữ gìn bí mật các thông tin của tài liệu và thanh toán các chi phí về khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định.

2. Người khai thác là cán bộ, công chức, viên chức khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương đính kèm.

3. Người khai thác là Nhân dân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có đơn xin khai thác có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.

4. Người khai thác là cá nhân được ủy quyền đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy ủy quyền và được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

5. Khi yêu cầu khai thác sử dụng, Người khai thác phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân.

Điều 11. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

1. Giám đốc Trung tâm lưu trữ có trách nhiệm:

- Trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng các loại tài liệu của Người khai thác quy định tại điều 8, 9.

- Ký duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Người khai thác quy định tại điều 10.

- Ký duyệt xuất nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

2. Lưu trữ viên phụ trách tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:

- Làm thủ tục tiếp nhận và giao kết quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho Người khai thác.

- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Lưu trữ viên phụ trách kho ( gọi tắt là: thủ kho) có trách nhiệm:

- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức công tác xuất, nhập tài liệu lưu trữ trong kho.

4. Lưu trữ viên phụ trách phòng Đọc có trách nhiệm:

- Tiếp nhận và hướng dẫn Người khai thác đến đọc tài liệu, làm quen với các công cụ tra tìm tài liệu, giới thiệu nội quy phòng đọc, cách sử dụng các thiết bị máy móc (nếu có), nắm vững các nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ, nguyên tắc sao chụp, mượn tài liệu ra khỏi phòng đọc…

- Lập hồ sơ nghiên cứu, chuẩn bị các số liệu để tổng kết công tác Người khai thác sau một thời gian nhất định.

- Trả lời các câu hỏi về nội dung, thành phần tài liệu do Người khai thác nghiên cứu nêu ra. Các câu hỏi được nêu ra nếu vượt quá phạm vi và sự hiểu biết của mình thì chuyển cho các bộ phận có liên quan để nghiên cứu, giải đáp.

- Quản lý những tài liệu đã được đưa ra phòng Đọc và các trang thiết bị của phòng Đọc.

- Theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và các đề tài nghiên cứu đã đăng ký tại Phòng Nghiệp vụ hoặc Kho lưu trữ.

- Tổ chức các buổi hội thảo và giới thiệu tài liệu cho Người khai thác.

Chương IV

CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 12. Công tác Phòng đọc:

1. Phòng Đọc tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải tổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị cần thiết (bàn, ghế, tủ), công cụ tra cứu tài liệu (máy vi tính, tủ thẻ, mục lục hồ sơ, tủ sách pháp luật, công báo) để phục vụ tốt Người khai thác đến khai thác tài liệu lưu trữ.

2. Phòng Đọc phải niêm yết nội quy phòng Đọc, nội quy nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng Đọc.

3. Đối với Người khai thác nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc để thực hiện các đề tài, luận văn… của mình, ngoài việc thực hiện điều 11, cần thực hiện thêm các thủ tục sau:

- Làm thẻ đọc.

- Nộp đề cương đề tài, luận văn… cần nghiên cứu.

- Nộp 01 bản chính cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh sau khi đề tài, luận văn hoàn thành.

4. Xuất nhập tài liệu lưu trữ phục vụ Người khai thác tại phòng Đọc:

- Lưu trữ viên phụ trách Phòng Đọc phải nhanh chóng phục vụ sau khi nhận phiếu yêu cầu của Người khai thác đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt; nếu có trở ngại gì phải thông báo ngay cho Người khai thác.

- Những tài liệu thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý hiếm và quan trọng, khi xuất nhập thủ kho phải bàn giao đến từng tờ tài liệu trong hồ sơ.

- Thủ kho phải ghi chép theo dõi việc xuất nhập tài liệu cho Người khai thác.

Điều 13. Công tác triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ:

1. Trung tâm Lưu trữ tỉnh xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch chung của Ủy ban Nhân dân tỉnh.

2. Phối hợp các Bảo tàng trong tỉnh xây dựng các gian triển lãm tại các bảo tàng theo kế hoạch.

3. Không trưng bày nguyên bản, chỉ trưng bày các bản photocopy từ nguyên bản.

4. Trung tâm Lưu trữ tỉnh cử Lưu trữ viên phối hợp với Hướng dẫn viên bảo tàng để thuyết minh và giải đáp các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ trưng bày.

Điều 14. Công tác thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ:

1. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân sau khi phân tích, nghiên cứu mức độ quan trọng của tài liệu nhằm giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm thông tin trong hoạt động chuyên môn của mình.

2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh căn cứ vào các tài liệu lưu trữ tra tìm được để biên soạn một cách có hệ thống những văn kiện giới thiệu tài liệu chuyên đề, mục lục tài liệu chuyên đề để phục vụ theo yêu cầu của Người khai thác.

Điều 15. Công tác chứng thực, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ:

Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm chứng thực, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm.

1. Công tác Chứng thực tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản chính, bản gốc của hồ sơ, tài liệu.

2. Công tác Sao lục tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản sao y bản chính của hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

3. Công tác Trích sao tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản chính của hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Bản trích sao tài liệu được trích một phần nội dung từ bản chính của tài liệu lưu trữ.

Điều 16. Công tác Sao y tài liệu lưu trữ:

1. Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm sao y tài liệu lưu trữ khi có yêu cầu từ Người khai thác theo đề nghị bằng văn bản của Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

2. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm làm thủ tục trình lãnh đạo

Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh sao y tài liệu lưu trữ.

Điều 17. Công bố tài liệu lưu trữ:

1. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh cho phép công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh xây dựng danh mục tài liệu lưu trữ công bố theo quy định của Nhà nước, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh quyết định công bố.

Điều 18. Xuất nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

1. Xuất nhập tài liệu phục vụ tại phòng đọc.

2. Xuất nhập tài liệu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của Trung tâm lưu trữ (chỉnh lý, thống kê, bảo quản…).

3. Nhập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu vào bảo quản Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

4. Xuất tài liệu loại hết giá trị được phép tiêu hủy.

Điều 19. Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu theo chế độ tài liệu lưu trữ. Người khai thác có thể được sử dụng các công cụ tra cứu sau khi có ý kiến của Giám đốc Trung tâm.

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 20. Khen thưởng

Trong công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh, các đơn vị hoặc cá nhân có những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước:

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ bảo quản an toàn, phục vụ khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

Điều 21. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào vi phạm các quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ như làm mất, làm lộ, tiêu hủy trái phép… gây ảnh hưởng có hại đến an ninh, quốc phòng, phát triển kinh tế, văn hóa khoa học, xã hội của quốc gia thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 22. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm xây dựng quy trình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nội quy phòng đọc trình Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

Điều 23. Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu thực hiện nghiêm túc quy chế này.

Trong quá trình thực hiện, tùy theo tình hình thực tế hoặc yêu cầu công tác, Quy chế này sẽ được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.