Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 được Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành nhằm thiết lập hành lang pháp lý thống nhất về công tác lưu trữ, xác định giá trị, bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử của đất nước.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Pháp lệnh quy định về việc thu thập, quản lý, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân tiêu biểu. Đối tượng áp dụng bao gồm toàn bộ các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan đến hoạt động lưu trữ trên lãnh thổ Việt Nam.

Khái niệm và thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

• Tài liệu lưu trữ quốc gia: Là tài liệu có giá trị về nhiều lĩnh vực như chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ. Tài liệu phải là bản chính, bản gốc được ghi trên các vật mang tin như giấy, phim, ảnh, băng đĩa hình/âm thanh; trường hợp mất bản gốc thì thay thế bằng bản sao hợp pháp.
• Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: Bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được chia thành hai bộ phận chính là Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
• Phân biệt lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử: Lưu trữ hiện hành thực hiện thu thập, bảo quản tài liệu tiếp nhận từ các đơn vị trong cùng cơ quan, tổ chức. Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài tài liệu từ lưu trữ hiện hành và các nguồn khác.
• Bảo hiểm tài liệu lưu trữ: Áp dụng các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu đặc biệt quý, hiếm tại kho chuyên dụng riêng biệt tách rời bản gốc nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối.

Chính sách đối với tài liệu lưu trữ tư nhân

• Tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị lịch sử, khoa học được Nhà nước đăng ký, bảo hộ và hỗ trợ kỹ thuật bảo quản.
• Nhà nước khuyến khích việc tặng cho, ký gửi tài liệu tư nhân vào cơ quan lưu trữ lịch sử. Trường hợp bán tài liệu này, chủ sở hữu phải thông báo và ưu tiên bán cho cơ quan lưu trữ nhà nước. Việc mang các tài liệu này ra nước ngoài phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật.

Trách nhiệm, quyền hạn và các hành vi bị nghiêm cấm

• Trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lưu trữ, ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại. Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm bảo vệ an toàn và phục vụ khai thác tài liệu hiệu quả.
• Quyền khai thác: Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác.
• Hành vi bị nghiêm cấm: Nghiêm cấm mọi hành vi chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

Quy trình thu thập, quản lý và giao nộp tài liệu lưu trữ

• Lập hồ sơ công việc: Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư phải được đăng ký, quản lý chặt chẽ tại chính cơ quan đó.
• Thẩm quyền thu thập: Cơ quan lưu trữ của Đảng thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Cơ quan lưu trữ của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
• Xác định giá trị tài liệu: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định lựa chọn tài liệu nộp lưu hoặc loại ra để tiêu hủy dựa trên đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Đối với lưu trữ lịch sử, việc tiêu hủy do Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu đề nghị cơ quan có thẩm quyền quyết định.
• Thời hạn giao nộp tài liệu: Sau 01 năm kể từ năm công việc liên quan kết thúc, tài liệu phải được nộp vào lưu trữ hiện hành. Thời hạn nộp từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử là sau 10 năm đối với cơ quan trung ương và sau 05 năm đối với cơ quan địa phương. Chính phủ quy định thời hạn riêng đối với các Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và một số tài liệu chuyên ngành đặc thù khác.
• Xử lý tài liệu khi thay đổi tổ chức: Khi cơ quan giải thể hoặc doanh nghiệp phá sản, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu lịch sử phải nộp vào lưu trữ lịch sử, tài liệu khác nộp cho cơ quan cấp trên trực tiếp. Trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan hoặc đơn vị hành chính, việc bàn giao tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan lưu trữ trung ương và Chính phủ.

Quy chuẩn tiêu hủy và bảo quản tài liệu

• Thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Phải thực hiện theo đúng quy định của cơ quan lưu trữ trung ương, bảo đảm hủy hết thông tin và phải lập hồ sơ tiêu hủy (gồm tờ trình, danh mục, biên bản họp hội đồng, quyết định, biên bản tiêu hủy). Hồ sơ tiêu hủy phải được lưu trữ ít nhất 20 năm tại cơ quan.
• Chế độ bảo quản: Tài liệu phải được bảo quản an toàn trong kho. Tài liệu có giá trị lịch sử phải lưu trữ tại kho chuyên dụng. Tài liệu đặc biệt quý, hiếm phải áp dụng chế độ bảo hiểm nghiêm ngặt.

Khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ

• Nguyên tắc khai thác: Tài liệu tại lưu trữ lịch sử được khai thác rộng rãi cho xã hội, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước hoặc tài liệu đặc biệt quý, hiếm. Tài liệu quý hiếm hoặc có nguy cơ hư hỏng chỉ được khai thác qua bản sao.
• Thẩm quyền cho phép khai thác: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định đối với tài liệu thuộc phạm vi quản lý. Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia quyết định đối với tài liệu tại Trung tâm (trừ tài liệu mật và tài liệu đặc biệt quý, hiếm). Việc cho phép tổ chức, cá nhân nước ngoài khai thác thực hiện theo quy định pháp luật riêng.
• Mang tài liệu ra nước ngoài: Cá nhân, tổ chức trong nước chỉ được mang tài liệu ra nước ngoài phục vụ công vụ, nghiên cứu khi được phép và phải hoàn trả nguyên vẹn. Nghiêm cấm mang tài liệu đặc biệt quý, hiếm gốc ra nước ngoài, trường hợp đặc biệt chỉ được mang bản sao khi có sự cho phép của cơ quan thẩm quyền.
• Sao và chứng thực tài liệu: Cơ quan nào có thẩm quyền cho phép khai thác thì có quyền cho phép sao tài liệu. Cơ quan lưu trữ được cấp chứng thực tài liệu lưu trữ theo thủ tục quy định.
• Công bố tài liệu: Cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng. Chính phủ quy định việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước. Người sử dụng phải nộp phí khai thác theo quy định.

Quản lý nhà nước về lưu trữ và xử lý vi phạm

• Nội dung quản lý nhà nước: Bao gồm xây dựng quy hoạch, kế hoạch; ban hành văn bản quy phạm pháp luật; thống kê, quản lý chuyên môn nghiệp vụ; nghiên cứu khoa học, đào tạo cán bộ; thanh tra, kiểm tra và hợp tác quốc tế.
• Cơ quan quản lý: Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ. Cơ quan lưu trữ trung ương tham mưu cho Đảng và chịu trách nhiệm trước Chính phủ về công tác này.
• Khen thưởng và xử lý vi phạm: Tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc sẽ được khen thưởng. Người có hành vi chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu hoặc lợi dụng chức vụ vi phạm pháp luật lưu trữ sẽ bị xử phạt hành chính, kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, đồng thời phải bồi thường nếu gây thiệt hại.

Hiệu lực thi hành

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2001. Pháp lệnh này thay thế cho Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia ngày 30 tháng 11 năm 1982. Mọi quy định trước đây trái với Pháp lệnh này đều bị bãi bỏ.