QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ CẦN THƠ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ V/v quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Cần Thơ”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau mười ngày và phải được đăng Báo Cần Thơ chậm nhất là năm ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 114/2002/QĐ-UB ngày 18 tháng 12 năm 2002 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cần Thơ về việc ban hành Quy định về quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cần Thơ.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, giám đốc sở, thủ trưởng cơ quan ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ CẦN THƠ
(Ban hành theo Quyết định số 76/2006/QĐ-UBND ngày 18 tháng 12 năm 2006 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ)

Tổ chức quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong nhiều khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Công tác này phải được thực hiện một cách khoa học, hợp lý, nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu lịch sử, khoa học, quản lý nhà nước tại địa phương và cho lợi ích chung của xã hội trong việc tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc; phục vụ trực tiếp công tác của các cơ quan nhà nước, các cấp, các ngành trong thành phố; công tác điều hành kinh tế - xã hội và an ninh - quốc phòng của lãnh đạo các cấp ở địa phương.

Để thực hiện tốt việc quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Cần Thơ và sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích chính đáng, đạt hiệu quả cao, đúng theo nội dung của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2001.

Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ (viết tắt là UBND thành phố) quy định về quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Cần Thơ (viết tắt là TTLT thành phố).

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.

Tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố là tài liệu có giá trị về quản lý kinh tế - văn hóa - xã hội và an ninh - quốc phòng, về lịch sử, địa chí, địa giới hành chính thành phố Cần Thơ, quá trình hình thành và hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Hậu Giang, tỉnh Cần Thơ và thành phố Cần Thơ hiện nay.

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc và các giai đoạn lịch sử của nhân dân Cần Thơ, trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các nhân vật lịch sử tiêu biểu,... phục vụ hiệu quả cho việc nghiên cứu lịch sử và điều hành công tác quản lý nhà nước trong phạm vi thành phố.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc (của tài liệu), được ghi lại trên giấy, phim ảnh, micro-film, băng hình, băng ghi âm,...

Đối với trường hợp tài liệu lưu trữ không còn bản chính, bản gốc của tài liệu thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp của tài liệu đó.

Điều 2. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quyết định này quy định cụ thể về quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây viết là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.

Điều 3. Thành phần tài liệu Phông lưu trữ thành phố

Thành phần tài liệu Phông lưu trữ thành phố bao gồm:

1. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Hậu Giang (cũ), tỉnh Cần Thơ (cũ) và thành phố Cần Thơ từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 đến nay.

2. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam.

3. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Chính quyền Việt Nam Cộng hòa trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

Điều 4. Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ thành phố

Trung tâm Lưu trữ thành phố có chức năng lưu trữ lịch sử và có nhiệm vụ:

1. Tổ chức thực hiện thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND thành phố và Văn phòng UBND thành phố.

2. Tổ chức bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện đang quản lý tại TTLT thành phố.

3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố.

Chương II

QUẢN LÝ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 5. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu hoạt động công vụ, công tác thực tiễn, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác đúng theo quy định của Nhà nước và đảm bảo về bảo vệ bí mật Quốc gia.

2. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, lợi ích của Dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có tính chất quan trọng, phải có trách nhiệm giữ gìn bí mật những thông tin của tài liệu lưu trữ đó theo chế độ bảo mật hiện hành của Nhà nước.

4. Cán bộ, viên chức TTLT thành phố có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ, bảo quản an toàn, bí mật tài liệu lưu trữ và phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố.

5. Tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố được khai thác, sử dụng rộng rãi cho các yêu cầu nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học và phục vụ cho yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và an ninh - quốc phòng của thành phố.

6. Không được khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước (ngoại trừ các loại tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ công bố hết hiệu lực bí mật Quốc gia); tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; bản chính hoặc bản gốc của tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng, bị mục nát chỉ được khai thác, sử dụng nghiên cứu tại phòng đọc hoặc mượn phục vụ cho hoạt động công vụ dưới dạng là bản sao hợp pháp của tài liệu lưu trữ đó.

7. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của Nhà nước.

Điều 6. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố (sau đây gọi là Chủ tịch, Phó Chủ tịch) cho phép nghiên cứu khai thác các loại thông tin, tài liệu lưu trữ bằng bút phê thuận trên “Phiếu yêu cầu”, bao gồm:

a) Văn bản đóng dấu “mật”, “tối mật”,“tuyệt mật”;

b) Văn bản có nội dung: “giao chỉ tiêu và báo cáo thực hiện chỉ tiêu kế hoạch nhà nước định kỳ, hàng năm”;

c) Hồ sơ địa giới hành chính tỉnh Hậu giang (cũ), tỉnh Cần Thơ (cũ), thành phố Cần Thơ;

d) Những báo cáo chuyên đề, quyết định cá biệt (trong đó bao gồm: các vấn đề liên quan đến nội chính, quản lý kinh tế, tổ chức, an ninh - quốc phòng, chính trị, xã hội);

đ) Các tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ công bố hết hiệu lực bí mật Quốc gia; tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

e) Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

g) Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Việt Nam Cộng hòa trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

2. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND thành phố (sau đây gọi là Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng) cho phép nghiên cứu khai thác các loại thông tin, tài liệu lưu trữ bằng bút phê thuận trên “Phiếu yêu cầu”, bao gồm:

a) Báo cáo định kỳ, tuần, tháng, quý, năm về các mặt kinh tế - chính trị - văn hóa - xã hội... do UBND thành phố ban hành;

b) Loại văn bản là “công văn hành chính” có nội dung thuộc lĩnh vực của chuyên viên, cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng UBND thành phố theo dõi, giải quyết và không thuộc nhóm văn bản quản lý tại khoản 1 Điều 6 của Quy định này;

c) Các loại văn bản của cơ quan Trung ương gồm: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan Trung ương của các Đoàn thể... gửi đến UBND thành phố và không thuộc nhóm văn bản quản lý tại khoản 1 Điều 6 của Quy định này;

d) Các báo cáo chuyên ngành và không thuộc nhóm văn bản quản lý tại khoản 1 Điều 6 của Quy định này.

3. Giám đốc, Phó Giám đốc TTLT thành phố cho phép khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ bằng bút phê thuận trên “Phiếu yêu cầu” bao gồm các loại văn bản được đăng trên Công báo Trung ương và Công báo thành phố.

4. Giám đốc, Phó Giám đốc TTLT thành phố thực hiện đúng quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 6 của Quy định này đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân đến liên hệ khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố.

Điều 7. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước

Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước, khi có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố phải xuất trình một trong các loại giấy tờ sau:

a) Giấy giới thiệu của cơ quan hoặc chính quyền địa phương trong đó nêu rõ mục đích yêu cầu của việc nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

b) Giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ công chức, viên chức.

2. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài nước

Cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài nước khi có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố phải xuất trình các loại giấy tờ sau:

a) Giấy giới thiệu của cơ quan Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán tại Việt Nam, nêu rõ mục đích nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

b) Giấy giới thiệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc cấp Bộ, ngành thuộc Trung ương có liên quan đến đề tài nghiên cứu khoa học, nêu rõ đề tài nghiên cứu, mục đích nghiên cứu và thời hạn được nghiên cứu;

c) Hộ chiếu của người có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 8. Hướng dẫn việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cán bộ, viên chức TTLT thành phố hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu thực hiện các công việc sau:

a) Ghi vào “Phiếu yêu cầu” khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ;

b) Trình duyệt “Phiếu yêu cầu” theo thẩm quyền quy định tại Điều 6;

c) Hướng dẫn Quy định, Nội quy khi đến nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân, khi nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc của TTLT thành phố có trách nhiệm:

a) Sử dụng và bảo quản không để thất lạc hoặc làm rách, nát tài liệu lưu trữ;

b) Tuyệt đối không được tẩy, sửa, gạch, xóa, đánh dấu vào tài liệu lưu trữ;

c) Khi sử dụng xong tài liệu lưu trữ phải trả đầy đủ, có chữ ký xác nhận của cán bộ, viên chức quản lý kho tài liệu lưu trữ;

d) Khi có yêu cầu sao chụp tài liệu lưu trữ thì phải được sự chấp thuận của người có thẩm quyền theo quy định tại Điều 6 của Quy định này.

Điều 9. Thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài để phục vụ hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được sự chấp thuận của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.

2. Nghiêm cấm việc mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm dưới dạng hình thức là bản chính, bản gốc từ TTLT thành phố ra khỏi lãnh thổ Việt Nam; trong trường hợp đặc biệt được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch cho phép thì chỉ được mang bản sao hợp pháp.

Điều 10. Trách nhiệm sao chụp tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cần sao chụp tài liệu phục vụ cho công tác thực tiễn phải được sự chấp thuận của người có thẩm quyền được quy định tại Điều 6 của Quy định này.

2. Việc sao chụp tài liệu do cán bộ, viên chức của TTLT thành phố đảm nhiệm, thực hiện tại TTLT thành phố và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Chính xác nội dung như bản chính, không được sửa chữa, thêm bớt câu chữ, dấu chấm, dấu phẩy;

b) Không được sao chụp bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch đã ghi trên văn bản liên quan đính kèm theo hồ sơ của tài liệu lưu trữ;

c) Không được sao chụp bản thảo, các loại Phiếu trình, Phiếu xử lý công văn của chuyên viên.

Trong trường hợp đặc biệt cho phép cung cấp bản sao của các loại Phiếu trình, Phiếu xử lý công văn cho chuyên viên Văn phòng UBND thành phố, thì phải được sự chấp thuận của Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách.

Điều 11. Thời gian sử dụng tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác

Thời gian sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu, điều hành kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và các nhu cầu chính đáng khác không quá 07 ngày kể từ ngày mượn. Trong trường hợp đặc biệt, khi sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng cho hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học, phổ biến văn bản, trưng bày, triển lãm giới thiệu tài liệu lưu trữ, được sự chấp thuận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch thì thời gian cho mượn không quá 30 ngày kể từ ngày mượn.

Thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố được thực hiện theo ngày làm việc, từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng, Phó

Chánh Văn phòng, Giám đốc TTLT thành phố sẽ bố trí cán bộ, viên chức thực hiện việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngoài giờ làm việc.

Chương III

KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 12. Khen thưởng

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, bổ sung, quản lý, bảo vệ, giao nộp, tặng, cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được khen thưởng theo quy định của Nhà nước.

Điều 13. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm hư hại, mất tài liệu lưu trữ hoặc có hành vi vi phạm những nội dung của Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Chánh Văn phòng UBND thành phố có trách nhiệm theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện Quy định này và hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.

Điều 15. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ tại TTLT thành phố chấp hành nghiêm Quy định này./.