QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ Quyết định số 1070/QĐ-UBND ngày 07 tháng 6 năm 2010 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế tại Tờ trình số 673/TTr-SNV ngày 10 tháng 9 năm 2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

VỀ VIỆC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1814/QĐ-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể, tổ chức, cá nhân (viết tắt là: Cơ quan, tổ chức, cá nhân) trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, xã hội... không kể thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ của các ngành, các cấp có thẩm quyền để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn khác.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế thuộc thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái với lợi ích của Nhà nước.

Điều 2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh có trách nhiệm giúp Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 3. Phạm vi và đối tượng áp dụng:

1. Quy chế này quy định khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân (viết tắt là:

người khai thác) đến khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 4. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế:

1. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Chính phủ Cách mạng Lâm thời Cộng hòa Miền Nam Việt Nam và các tổ chức khác thuộc chính quyền cách mạng trước ngày 30/4/1975.

2. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thực dân Pháp, phong kiến, đế quốc xâm lược, tổ chức của Việt Nam Cộng hòa trước ngày 30/4/1975.

3. Tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

4. Các tài liệu khác có giá trị lịch sử đối với tỉnh Thừa Thiên Huế.

5.Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có ý nghĩa đối với tỉnh, quốc gia.

6. Hồ sơ, tài liệu có độ mật, tối mật, tuyệt mật.

Điều 5. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư-Lưu trữ như sau:

1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

2. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

3. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

4. Sao y, chứng thực, trích sao, sao lục tài liệu lưu trữ.

5. Công bố tài liệu lưu trữ.

6. Cho mượn tài liệu lưu trữ.

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 6. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh cho phép khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ:

- Tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước (ban hành kèm theo Quyết định số 957/2006/QĐ-UBND ngày 07 tháng 4 năm 2006 của Ủy ban Nhân dân tỉnh).

- Tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích tại Khoản 5, Điều 5.

- Yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức nước ngoài, người nước ngoài hoặc các yêu cầu đưa tài liệu ra nước ngoài theo quy định.

Điều 7. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ:

- Tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích tại các Khoản 2, 6, Điều 5.

- Tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điều tra của các cơ quan chức năng.

Điều 8. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư-Lưu trữ cho phép khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ (không thuộc Điều 6, Điều 7 Quy chế này):

- Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích tại các Khoản 1, 3, 4, Điều 5.

- Tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh Thừa Thiên Huế.

Chương III

TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 9. Trách nhiệm của người khai thác:

1. Người khai thác có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình. Đồng thời chấp hành nghiêm túc nội quy phòng đọc, giữ gìn bí mật các thông tin của tài liệu và thanh toán các chi phí về khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định.

2. Người khai thác là cán bộ, công chức, viên chức khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề cương đính kèm.

3. Người khai thác là nhân dân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có đơn xin khai thác có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.

4. Người khai thác là cá nhân được ủy quyền đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy ủy quyền và được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận.

5. Khi yêu cầu khai thác sử dụng, người khai thác phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân.

Điều 10. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư-Lưu trữ:

1. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm:

- Trình các cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng các loại tài liệu của người khai thác quy định tại Điều 7, 8.

- Ký duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của người khai thác quy định tại Điều 9.

- Ký duyệt xuất nhập tài liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư-Lưu trữ.

2. Lưu Trữ viên phụ trách tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:

- Làm thủ tục tiếp nhận và giao kết quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho người khai thác.

- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Lưu trữ viên phụ trách kho (gọi tắt là: Thủ kho) có trách nhiệm:

- Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức công tác xuất, nhập tài liệu lưu trữ trong kho.

4. Lưu Trữ viên phụ trách Phòng đọc có trách nhiệm:

- Tiếp nhận và hướng dẫn người khai thác đến đọc tài liệu, làm quen với các công cụ tra tìm tài liệu, giới thiệu nội quy phòng đọc, cách sử dụng các thiết bị máy móc (nếu có), nắm vững các nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ, nguyên tắc sao chụp, mượn tài liệu ra khỏi Phòng đọc…

- Lập hồ sơ nghiên cứu, chuẩn bị các số liệu để tổng kết công tác người khai thác sau một thời gian nhất định.

- Trả lời các câu hỏi về nội dung, thành phần tài liệu do người khai thác nghiên cứu nêu ra. Các câu hỏi được nêu ra nếu vượt quá phạm vi và sự hiểu biết của mình thì chuyển cho các bộ phận có liên quan để nghiên cứu, giải đáp.

- Quản lý những tài liệu đã được đưa ra Phòng đọc và các trang thiết bị của Phòng đọc.

- Theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và các đề tài nghiên cứu đã đăng ký tại Kho lưu trữ.

- Tổ chức các buổi hội thảo và giới thiệu tài liệu cho người khai thác.

Chương IV

CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 11. Công tác Phòng đọc:

1. Phòng đọc tại Chi cục Văn thư-Lưu trữ phải tổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị cần thiết (bàn, ghế, tủ), công cụ tra cứu tài liệu (máy vi tính, tủ thẻ, mục lục hồ sơ, tủ sách pháp luật, công báo) để phục vụ tốt người khai thác đến khai thác tài liệu lưu trữ.

2. Phòng đọc phải niêm yết nội quy Phòng đọc, nội quy nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc.

3. Đối với người khai thác nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc để thực hiện các đề tài, luận văn… của mình, ngoài việc thực hiện Điều 10, cần thực hiện thêm các thủ tục sau:

- Làm thẻ đọc.

- Nộp đề cương đề tài, luận văn… cần nghiên cứu.

- Nộp 01 bản chính cho Chi cục Văn thư-Lưu trữ sau khi đề tài, luận văn hoàn thành.

4. Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ người khai thác tại Phòng đọc:

- Lưu trữ viên phụ trách Phòng đọc phải nhanh chóng phục vụ sau khi nhận phiếu yêu cầu của người khai thác đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt; nếu có trở ngại gì phải thông báo ngay cho người khai thác.

- Những tài liệu thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý hiếm và quan trọng, khi xuất nhập thủ kho phải bàn giao đến từng tờ tài liệu trong hồ sơ.

- Thủ kho phải ghi chép theo dõi việc xuất nhập tài liệu cho người khai thác.

Điều 12. Công tác triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ:

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch chung của Ủy ban Nhân dân tỉnh.

2. Phối hợp các Bảo tàng trong tỉnh xây dựng các gian triển lãm tại các bảo tàng theo kế hoạch.

3. Không trưng bày nguyên bản, chỉ trưng bày các bản photocopy từ nguyên bản.

4. Chi cục Văn thư - Lưu trữ cử Lưu Trữ viên phối hợp với Hướng dẫn viên bảo tàng để thuyết minh và giải đáp các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ trưng bày.

Điều 13. Công tác thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ:

1. Chi cục Văn thư-Lưu trữ có trách nhiệm thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân sau khi phân tích, nghiên cứu mức độ quan trọng của tài liệu nhằm giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm thông tin trong hoạt động chuyên môn của mình.

2. Chi cục Văn thư-Lưu trữ căn cứ vào các tài liệu lưu trữ tra tìm được để biên soạn một cách có hệ thống những văn kiện giới thiệu tài liệu chuyên đề, mục lục tài liệu chuyên đề để phục vụ theo yêu cầu của người khai thác.

Điều 14. Công tác sao y, chứng thực, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ:

Chi cục Văn thư-Lưu trữ chịu trách nhiệm sao y, chứng thực, sao lục, trích sao tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Chi cục Văn thư-Lưu trữ.

1. Công tác sao y bản chính được thực hiện từ bản chính của tài liệu lưu trữ.

2. Công tác chứng thực tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản chính, bản gốc của hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

3. Công tác sao lục tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản sao y bản chính của tài liệu lưu trữ.

4. Công tác trích sao tài liệu lưu trữ được thực hiện từ bản chính của tài liệu lưu trữ. Bản trích sao tài liệu được trích một phần nội dung từ bản chính của tài liệu lưu trữ.

Điều 15. Công bố tài liệu lưu trữ:

1. Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh cho phép công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư-Lưu trữ tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng danh mục tài liệu lưu trữ công bố theo quy định của Nhà nước, trình Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh quyết định công bố.

Điều 16. Xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ:

1. Xuất, nhập tài liệu phục vụ tại Phòng đọc.

2. Xuất, nhập tài liệu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (chỉnh lý, thống kê, bảo quản…).

3. Nhập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu vào bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

4. Xuất tài liệu loại hết giá trị được phép tiêu hủy.

Điều 17. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu theo chế độ tài liệu lưu trữ. Người khai thác được sử dụng các công cụ tra cứu sau khi có ý kiến của lãnh đạo Chi cục.

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 18. Khen thưởng

Trong công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, các đơn vị hoặc cá nhân có những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước:

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ bảo quản an toàn, phục vụ khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

Điều 19. Xử lý vi phạm

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào vi phạm các quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ như làm mất, làm lộ, tiêu hủy trái phép… gây ảnh hưởng có hại đến an ninh, quốc phòng, phát triển kinh tế, văn hóa khoa học, xã hội của quốc gia thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm xây dựng và tổ chức quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 21. Chi Cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu thực hiện nghiêm túc quy chế này.

Trong quá trình thực hiện, tùy theo tình hình thực tế hoặc yêu cầu công tác, Quy chế này sẽ được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.