Việc ký sẵn vào Sơ yếu lý lịch (tờ khai lý lịch cá nhân) trước khi mang đến cơ quan có thẩm quyền để xác nhận là một thói quen phổ biến của nhiều người dân Việt Nam nhằm tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, trong bối cảnh pháp luật về hành chính tư pháp đang ngày càng được siết chặt, hành vi này không chỉ gây khó khăn cho công tác quản lý mà còn đẩy cán bộ thực hiện chứng thực vào nguy cơ bị xử phạt nặng.

Quy định mới về mức phạt từ ngày 01/09/2020

Theo ghi nhận của chúng tôi vào cuối tháng 8/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp... Nghị định này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/09/2020, thay thế cho các quy định cũ trước đây.

Đáng chú ý, tại Điều 34 Nghị định 82/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với các sai phạm trong hoạt động chứng thực đã được tăng cường đáng kể. Cụ thể:

"3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
...
b) Chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc không ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký;"

Như vậy, nếu người dân mang bản Sơ yếu lý lịch đã ký sẵn ở nhà đến UBND xã, phường hoặc các tổ chức hành nghề công chứng mà cán bộ vẫn chấp nhận thực hiện chứng thực, thì chính người cán bộ đó sẽ bị phạt tiền từ 5 đến 7 triệu đồng.

Tại sao xác nhận Sơ yếu lý lịch lại là chứng thực chữ ký?

Nhiều người dân vẫn lầm tưởng rằng việc xin xác nhận Sơ yếu lý lịch là để cơ quan nhà nước "xác nhận nội dung" khai bên trong là đúng. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chất của việc này là chứng thực chữ ký.

Cụ thể, tại khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

"4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
...
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;"

Do đó, quy trình bắt buộc là người yêu cầu chứng thực phải xuất trình CMND/Hộ chiếu và ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Việc ký sẵn làm mất đi tính xác thực về chủ thể của chữ ký, vi phạm nghiêm trọng thủ tục hành chính.

Lời khuyên cho người dân và cán bộ tư pháp

Trong bối cảnh Nghị định mới sắp có hiệu lực từ ngày 01/09/2020, người dân cần lưu ý tuyệt đối không ký sẵn vào các giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký, đặc biệt là Sơ yếu lý lịch khi đi xin việc hoặc làm thủ tục hành chính. Hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân và thực hiện việc ký tên trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc văn phòng công chứng.

Đối với cán bộ tư pháp và người thực hiện chứng thực, việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP không chỉ là trách nhiệm công vụ mà còn là cách tự bảo vệ mình trước những chế tài xử phạt hành chính nặng nề lên đến 7 triệu đồng theo quy định mới.

Ngoài ra, Nghị định 82/2020/NĐ-CP cũng quy định mức phạt tương tự đối với các hành vi khác như: không ghi lời chứng, không đóng dấu giáp lai đối với văn bản có từ 02 tờ trở lên, hoặc không lưu trữ sổ chứng thực đúng thời hạn quy định.