Công văn 58609/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá số dòng của một trang hóa đơn (hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang). Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo lộ trình của Chính phủ.

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, việc thể hiện hóa đơn điện tử có nhiều hơn 01 trang phải tuân thủ các nguyên tắc và quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính pháp lý, tính toàn vẹn của dữ liệu và khả năng kiểm soát của cơ quan thuế:

• Nguyên tắc hiển thị liên tục: Trường hợp lập hóa đơn điện tử mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang, doanh nghiệp được phép thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang.
• Yêu cầu về định dạng và thông tin trên các trang tiếp theo: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một mẫu số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn, cùng số hóa đơn như trang đầu tiên. Đồng thời, phải có ghi chú bằng tiếng Việt không dấu dạng "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số trang hiện tại, Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Hiển thị thông tin người bán và người mua: Các trang tiếp theo phải hiển thị đầy đủ thông tin của người bán và người mua tương tự như trang thứ nhất, hoặc có thể hiển thị rút gọn nhưng phải đảm bảo tính liên kết chặt chẽ và dễ dàng đối chiếu thông tin.
• Chữ ký số trên hóa đơn: Chữ ký điện tử (chữ ký số) của người bán phải được hiển thị trên tất cả các trang của hóa đơn điện tử hoặc đảm bảo tính pháp lý theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Một trong những điểm lưu ý quan trọng nhất trong Công văn 58609/CT-TTHT là việc quản lý danh mục hàng hóa trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử:

• Không được đính kèm bảng kê giấy: Khác với hóa đơn giấy truyền thống (được phép sử dụng bảng kê đính kèm khi danh mục hàng hóa quá dài), đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa rồi kèm theo bảng kê giấy bên ngoài.
• Yêu cầu thể hiện trực tiếp: Toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra phải được thể hiện trực tiếp và đầy đủ trên các trang của hóa đơn điện tử. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận thuế và tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan thuế trong việc kiểm tra, giám sát dữ liệu điện tử.

Công văn này mang lại sự rõ ràng trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp:

• Chuẩn hóa quy trình công nghệ: Thiết lập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đúng chuẩn kỹ thuật về việc tự động phân trang và hiển thị thông tin liên kết giữa các trang hóa đơn.
• Hạn chế rủi ro pháp lý: Tránh các sai sót hành chính liên quan đến việc lập hóa đơn sai quy cách, đặc biệt là lỗi tự ý đính kèm bảng kê ngoài đối với hóa đơn điện tử khi quyết toán thuế.
• Tối ưu hóa vận hành: Giúp doanh nghiệp tự tin triển khai hóa đơn điện tử trên quy mô lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp có số lượng mặt hàng giao dịch phát sinh nhiều trong một lần xuất hóa đơn như bán buôn, phân phối linh kiện, thiết bị.