Công văn 51361/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc sử dụng và thể hiện hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn 01 trang. Hướng dẫn này giúp tháo gỡ các vướng mắc kỹ thuật và pháp lý khi doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

- Nguyên tắc thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, dựa trên các quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử không bị giới hạn nghiêm ngặt về số trang như hóa đơn giấy truyền thống. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án hiển thị sau:

• Phương án hiển thị liên tục trên một trang: Doanh nghiệp được phép thiết lập hóa đơn điện tử hiển thị dưới dạng một trang dài liên tục (không phân trang vật lý), miễn là toàn bộ nội dung hóa đơn được trình bày rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu số.
• Phương án hiển thị nhiều trang: Trường hợp doanh nghiệp thiết kế hóa đơn điện tử hiển thị thành nhiều trang (để thuận tiện cho việc in ấn hoặc kết xuất định dạng PDF), thì các trang sau của hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về liên kết thông tin với trang đầu tiên.

- Các yêu cầu bắt buộc đối với các trang tiếp theo của hóa đơn

Để đảm bảo tính pháp lý, tránh việc giả mạo hoặc tách rời các trang trong cùng một hóa đơn, Cục Thuế hướng dẫn các trang tiếp theo (từ trang thứ hai trở đi) phải thể hiện đầy đủ các thông tin kiểm soát sau:

• Tính đồng nhất về thông tin định danh: Các trang sau phải hiển thị cùng mẫu số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn và cùng số hóa đơn như trang thứ nhất.
• Thông tin người bán và người mua: Phải hiển thị tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua trùng khớp với trang đầu. Các thông tin này có thể được viết tắt hoặc rút gọn nhưng phải đảm bảo tính định danh chính xác.
• Đánh số trang cụ thể: Phải có dòng chữ thể hiện thứ tự trang bằng tiếng Việt có dấu hoặc không dấu, ví dụ: "tiep theo trang truoc - Trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự của trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử của người bán phải được hiển thị đầy đủ và hợp lệ trên hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Lưu ý quan trọng về tính toàn vẹn dữ liệu và bảng kê đi kèm

Bên cạnh các quy tắc hiển thị, Công văn cũng nhấn mạnh một số điểm kỹ thuật cốt lõi mà doanh nghiệp cần tuân thủ khi vận hành hệ thống hóa đơn điện tử:

• Không khuyến khích sử dụng bảng kê: Đối với hóa đơn điện tử, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp hạn chế tối đa việc lập hóa đơn kèm theo bảng kê giấy. Thay vào đó, doanh nghiệp phải thể hiện trực tiếp toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ lên trên hóa đơn điện tử (dù hóa đơn đó có thể kéo dài nhiều trang).
• Tính toàn vẹn của file dữ liệu gốc: File dữ liệu chứa hóa đơn điện tử (thường là định dạng XML) phải là một file duy nhất và chứa trọn vẹn thông tin của tất cả các trang. Doanh nghiệp tuyệt đối không được chia nhỏ hóa đơn thành nhiều file dữ liệu riêng biệt cho từng trang.
• Trách nhiệm của nhà cung cấp giải pháp: Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cấu hình phần mềm hiển thị đúng định dạng, đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật đáp ứng hoàn toàn hướng dẫn tại Công văn này trước khi chính thức phát hành hóa đơn cho khách hàng.