Giới thiệu về Công văn 56769/CT-TTHT năm 2019

Công văn 56769/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp nội dung hàng hóa, dịch vụ hiển thị nhiều hơn 01 trang. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện đúng quy định về hình thức và tính pháp lý của hóa đơn điện tử khi phát sinh danh mục hàng hóa, dịch vụ kéo dài.

Quy định về cách thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn tại Công văn, trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn 01 trang, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức thể hiện hóa đơn điện tử tương tự như hóa đơn tự in nhiều trang. Cụ thể, việc thể hiện phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Tính liên kết giữa các trang: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn, cùng mẫu hóa đơn với trang đầu tiên để đảm bảo tính thống nhất và liên tục.
• Thông tin định danh: Trên các trang tiếp theo phải hiển thị đầy đủ thông tin của người bán và người mua bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế tương tự như thông tin đã thể hiện tại trang thứ nhất.
• Đánh số trang liên tục: Hóa đơn phải được đánh số trang theo thứ tự liên tục (ví dụ: Trang 1/2, Trang 2/2...) để người tiếp nhận dễ dàng theo dõi toàn bộ nội dung.
• Ghi chú chuyển tiếp: Tại các trang sau, hóa đơn phải hiển thị rõ dòng chữ "tiếp theo trang trước - trang X/Y" (với X là số trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Yêu cầu về chữ ký số và tính toàn vẹn của dữ liệu

Để hóa đơn điện tử nhiều trang có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về mặt kỹ thuật và chữ ký điện tử:

• Chữ ký số của người bán: Chữ ký số của người bán phải được hiển thị trên tất cả các trang của hóa đơn điện tử hoặc được tích hợp kỹ thuật số để đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ tệp dữ liệu hóa đơn, tránh việc chỉnh sửa hoặc tách rời các trang.
• Định dạng tệp dữ liệu: Toàn bộ nội dung hóa đơn điện tử nhiều trang phải được lưu trữ trong một tệp dữ liệu duy nhất (thường là định dạng XML), không được chia nhỏ thành nhiều tệp riêng biệt cho từng trang.
• Chuyển đổi sang hóa đơn giấy: Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử nhiều trang sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hoặc lưu trữ, việc in ấn phải đảm bảo hiển thị đầy đủ thông tin của tất cả các trang, đồng thời phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên thực hiện chuyển đổi.

Căn cứ pháp lý áp dụng

Các nội dung hướng dẫn tại Công văn 56769/CT-TTHT được xây dựng dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật về thuế và hóa đơn sau:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.