Giới thiệu về Công văn 21845/CT-TTTH năm 2019

Công văn 21845/CT-TTTH do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc sử dụng và lập hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá số dòng của một trang hóa đơn (hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang). Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của người nộp thuế, đảm bảo tính pháp lý và tính thống nhất trong việc áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật thuế Việt Nam.

Các nội dung cốt lõi và quy định hướng dẫn tại Công văn 21845/CT-TTTH

1. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử có nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, trường hợp doanh nghiệp phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng thiết kế của một trang hóa đơn, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang nếu đáp ứng các điều kiện kỹ thuật và hiển thị thông tin theo quy định.

2. Yêu cầu về hình thức và nội dung hiển thị trên các trang hóa đơn tiếp theo

• Tính thống nhất của thông tin: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn, cùng mẫu hóa đơn và cùng thông tin của người bán, người mua như trang đầu tiên.
• Đánh số trang liên tục: Trên mỗi trang hóa đơn phải thể hiện rõ số thứ tự trang bằng tiếng Việt, ví dụ: "Trang 1/2", "Trang 2/2"... để đảm bảo tính liên tục và toàn vẹn của chứng từ.
• Chữ ký số: Chữ ký số của người bán phải được hiển thị trên tất cả các trang của hóa đơn điện tử hoặc được cấu hình kỹ thuật để đảm bảo tính pháp lý trên toàn bộ file hóa đơn điện tử (định dạng XML hoặc PDF có ký số).
• Ghi chú chuyển tiếp: Các trang sau (từ trang thứ 2 trở đi) phải có dòng chữ ghi chú rõ ràng bằng tiếng Việt như "tiếp theo trang trước - trang X/Y" để người mua và cơ quan thuế dễ dàng theo dõi.

3. Quy định về việc đính kèm bảng kê đối với hóa đơn điện tử

• Cục Thuế thành phố Hà Nội lưu ý doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa kèm theo bảng kê giấy (bảng kê ngoại tuyến).
• Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử, do đó toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra phải được thể hiện trực tiếp trên hóa đơn điện tử (có thể gồm nhiều trang) chứ không được tách rời phần danh mục ra bảng kê giấy riêng biệt như đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in trước đây.

4. Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Đảm bảo tính hợp pháp: Việc tuân thủ đúng hướng dẫn tại Công văn 21845/CT-TTTH giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ, bị cơ quan thuế loại trừ chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
• Lưu trữ và tra cứu: Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị mình đáp ứng được giải pháp kỹ thuật hiển thị nhiều trang và lưu trữ đầy đủ file dữ liệu gốc (định dạng XML) để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý.