Công văn 37788/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn một trang. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc khi thể hiện các chỉ tiêu trên hóa đơn điện tử nhiều trang, đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế.

- Nguyên tắc thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy hoặc khi hiển thị hóa đơn điện tử có số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn một trang, doanh nghiệp cần thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Hiển thị thông tin liên kết giữa các trang: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải thể hiện cùng số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn, cùng mẫu số hóa đơn với trang đầu tiên để đảm bảo tính liên tục và thống nhất của chứng từ.
• Thông tin định danh của người bán: Trên các trang tiếp theo phải hiển thị đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán tương tự như trang thứ nhất.
• Đánh số trang liên tục: Phải có dòng chữ chỉ rõ thứ tự trang bằng tiếng Việt không dấu hoặc có dấu, ví dụ: "Tiep theo trang truoc - Trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang hiện tại, Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Chữ ký điện tử: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo có chữ ký số của người bán theo đúng quy định. Việc ký số phải được thực hiện trên toàn bộ file dữ liệu hóa đơn để đảm bảo tính toàn vẹn, không thể giả mạo hay tách rời giữa các trang.

- Quy định về việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung quan trọng được làm rõ trong Công văn 37788/CT-TTHT là việc sử dụng bảng kê giấy kèm theo hóa đơn điện tử:

• Không được lập bảng kê giấy kèm hóa đơn điện tử: Bản chất của hóa đơn điện tử là dữ liệu điện tử không bị giới hạn về số dòng hay số trang như hóa đơn giấy tự in hoặc đặt in. Do đó, doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa rồi kèm theo bảng kê bằng giấy bên ngoài.
• Yêu cầu thể hiện trực tiếp: Người bán phải thể hiện toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ trực tiếp trên hóa đơn điện tử. Trường hợp danh mục quá dài, hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử phải tự động thiết kế hiển thị thành nhiều trang trên cùng một tệp dữ liệu hóa đơn điện tử duy nhất.

- Các căn cứ pháp lý áp dụng

Cục Thuế thành phố Hà Nội đưa ra hướng dẫn dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật về hóa đơn điện tử có hiệu lực tại thời điểm ban hành, bao gồm:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC: Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC: Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (đối với các nội dung liên quan đến nguyên tắc lập hóa đơn và tiêu thức trên hóa đơn).