Tóm tắt Công văn 44744/CT-TTHT năm 2019 về chỉ tiêu ngày, giờ ký trên hóa đơn điện tử

Công văn 44744/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc xác định tính hợp lệ của hóa đơn điện tử trong trường hợp có sự khác biệt giữa ngày lập hóa đơn và ngày ký số trên hóa đơn.

- Quy định về ngày lập và ngày ký số trên hóa đơn điện tử

• Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các chỉ tiêu nội dung theo quy định, bao gồm chữ ký số của người bán.
• Ngày lập hóa đơn điện tử được xác định theo quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại hình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ).
• Ngày ký số trên hóa đơn điện tử là ngày người bán thực hiện ký số hóa đơn bằng chứng thư số hợp lệ. Trên thực tế, có thể xảy ra trường hợp ngày lập hóa đơn và ngày ký số không trùng nhau.

- Nguyên tắc xác định tính hợp lệ và thời điểm kê khai thuế

• Đối với người bán: Thời điểm xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) được căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử, không phụ thuộc vào việc ngày ký số có trùng với ngày lập hay không. Người bán có trách nhiệm khai, nộp thuế theo đúng thời điểm lập hóa đơn.
• Đối với người mua: Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ. Hóa đơn chỉ được coi là hoàn thành và có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký số của người bán. Do đó, người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm hóa đơn đã có đầy đủ chữ ký số (ngày ký số trên hóa đơn).
• Trường hợp hóa đơn điện tử có ngày ký số sau ngày lập hóa đơn, nếu việc chậm trễ này không làm thay đổi bản chất giao dịch và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn hợp lệ, người mua vẫn được căn cứ vào hóa đơn này để kê khai, khấu trừ thuế và tính chi phí theo quy định.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp cần đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và giải pháp hóa đơn điện tử hoạt động ổn định để hạn chế tối đa độ trễ giữa thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
• Cần kiểm tra kỹ lưỡng các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử, đặc biệt là thông tin về ngày lập, ngày ký số và tính hiệu lực của chứng thư số tại thời điểm ký.
• Tuân thủ nghiêm túc các quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ để tránh các rủi ro pháp lý và tranh chấp về thời điểm khấu trừ thuế giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.