Giới thiệu về Công văn 37792/CT-TTHT năm 2019

Công văn 37792/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc thể hiện nội dung trên hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá giới hạn hiển thị của một trang giấy (hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang). Văn bản này giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý và tính minh bạch trong công tác kế toán và kê khai thuế.

Quy định về việc hiển thị hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, trường hợp doanh nghiệp phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng hiển thị trên một trang hóa đơn, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang nếu hệ thống thiết bị của người bán và người mua đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Việc thể hiện hóa đơn điện tử nhiều trang phải tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt sau:

• Đồng nhất về thông tin nhận diện: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một mẫu số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn và cùng số hóa đơn với trang thứ nhất. Điều này đảm bảo tính liên tục và duy nhất của một bộ hóa đơn.
• Thông tin người bán và người mua: Trên các trang tiếp theo phải hiển thị đầy đủ thông tin của người bán và người mua bằng tiếng Việt (hoặc song ngữ tiếng Việt và tiếng nước ngoài) tương tự như trang đầu tiên để tránh nhầm lẫn hoặc thất lạc thông tin.
• Đánh số trang liên tục: Các trang sau phải có chỉ số trang rõ ràng, ví dụ như hiển thị cụm từ "tiếp theo trang trước - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Chữ ký số của người bán: Chữ ký số của người bán phải được hiển thị trên tất cả các trang của hóa đơn điện tử hoặc được cấu hình ký số toàn bộ file hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Phương án sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Bên cạnh việc lập hóa đơn điện tử nhiều trang trực tiếp trên hệ thống, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về việc sử dụng bảng kê đi kèm. Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn cụ thể như sau:

• Hạn chế sử dụng bảng kê giấy: Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử hướng tới việc số hóa toàn diện. Do đó, việc lập hóa đơn điện tử không kèm theo bảng kê giấy được khuyến khích tối đa nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử.
• Trường hợp đặc thù: Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng bảng kê để liệt kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ thì bảng kê đó phải là bảng kê điện tử có ký số của người bán và được gửi kèm theo hóa đơn điện tử đến người mua. Trên hóa đơn điện tử phải ghi rõ cụm từ về việc kèm theo bảng kê số, ngày, tháng, năm cụ thể.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 37792/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ khi quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần chủ động làm việc với các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để cấu hình hệ thống phần mềm đáp ứng đúng các tiêu chuẩn hiển thị nhiều trang, đảm bảo tính liên kết dữ liệu và tính bảo mật cao nhất theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.