Tóm tắt Công văn 26988/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi nhánh và Phòng bán hàng

Công văn 26988/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp về việc áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử tại các đơn vị phụ thuộc bao gồm chi nhánh và phòng bán hàng (địa điểm kinh doanh). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn trong quá trình chuyển đổi số.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử đối với Chi nhánh hạch toán phụ thuộc

Căn cứ vào địa giới hành chính và phương thức hạch toán, việc sử dụng hóa đơn điện tử của chi nhánh phụ thuộc được phân chia cụ thể như sau:

• Trường hợp chi nhánh ở cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính: Chi nhánh hạch toán phụ thuộc có thể lựa chọn sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của trụ sở chính hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử riêng. Nếu sử dụng chung, trụ sở chính sẽ thực hiện thông báo phát hành hóa đơn và phân bổ số lượng hóa đơn cho chi nhánh. Nếu sử dụng riêng, chi nhánh phải tự làm thủ tục đăng ký và thông báo phát hành với cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.
• Trường hợp chi nhánh ở khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính: Do chi nhánh khác tỉnh phải thực hiện kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng tại địa phương nơi đặt trụ sở chi nhánh, nên chi nhánh bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử riêng biệt. Chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh trước khi sử dụng.

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử đối với Phòng bán hàng và Địa điểm kinh doanh

Đối với các phòng bán hàng, cửa hàng hoặc địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc trực thuộc chi nhánh, việc xuất hóa đơn được hướng dẫn như sau:

• Trường hợp không trực tiếp bán hàng và thu tiền: Nếu phòng bán hàng chỉ đóng vai trò giới thiệu sản phẩm, trưng bày hàng hóa hoặc tiếp nhận đơn hàng rồi chuyển về trụ sở chính/chi nhánh để xuất kho và giao hàng, thì hóa đơn điện tử sẽ do trụ sở chính hoặc chi nhánh quản lý trực tiếp lập và gửi cho khách hàng.
• Trường hợp trực tiếp bán hàng, thu tiền và được ủy quyền xuất hóa đơn: Phòng bán hàng hoặc địa điểm kinh doanh được phép sử dụng hóa đơn điện tử của trụ sở chính hoặc chi nhánh quản lý trực tiếp. Trên hóa đơn điện tử phải thể hiện rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của trụ sở chính/chi nhánh và có thêm thông tin địa chỉ của phòng bán hàng/địa điểm kinh doanh nơi thực hiện giao dịch bán hàng.

Nguyên tắc khởi tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính hợp pháp khi sử dụng hóa đơn điện tử tại các đơn vị trực thuộc, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp và các chi nhánh, phòng bán hàng phải đảm bảo có hệ thống thiết bị, đường truyền internet và phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng khả năng khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử theo quy định.
• Thủ tục thông báo phát hành: Trước khi áp dụng hóa đơn điện tử lần đầu hoặc khi có sự thay đổi về mẫu hóa đơn, doanh nghiệp hoặc chi nhánh (đối với trường hợp dùng hóa đơn riêng) phải gửi Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Mẫu hóa đơn và Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua cổng thông tin điện tử.
• Chữ ký số trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử của chi nhánh hoặc phòng bán hàng phải có chữ ký số hợp pháp của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Lưu ý: Các nội dung hướng dẫn tại Công văn này được thực hiện dựa trên các quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực tại thời điểm ban hành công văn.