Giới thiệu về Công văn 63379/CT-TTHT năm 2019

Công văn 63379/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế về việc thể hiện nội dung trên hóa đơn điện tử trong trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn 01 trang. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế khi doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý và tính thống nhất của chứng từ kế toán.

Cơ sở pháp lý áp dụng

Cục Thuế thành phố Hà Nội đưa ra hướng dẫn dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành tại thời điểm ban hành, bao gồm:

• Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Quy định về việc hiển thị hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn tại Công văn 63379/CT-TTHT, trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn 01 trang, doanh nghiệp thực hiện hiển thị hóa đơn tương tự như đối với hóa đơn giấy. Cụ thể, các trang sau của hóa đơn phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật và nội dung sau:

• Tính liên tục của thông tin: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một số hóa đơn như trang đầu tiên để đảm bảo tính duy nhất và liên kết dữ liệu.
• Thông tin của người bán và người mua: Phải hiển thị đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua trùng khớp với thông tin tại trang thứ nhất.
• Đánh số trang và ghi chú chuyển tiếp: Trên các trang tiếp theo phải hiển thị rõ dòng chữ bằng tiếng Việt có dấu dạng "tiep theo trang truoc - Trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Hiển thị chỉ tiêu hàng hóa: Các trang tiếp theo phải liệt kê tiếp tục các danh mục hàng hóa, dịch vụ chưa được hiển thị hết ở trang trước, đảm bảo tính liên tục và chính xác về số lượng, đơn giá, thành tiền.

Yêu cầu về chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhiều trang

Vấn đề ký số trên hóa đơn điện tử có nhiều trang được Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn cụ thể nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu:

• Hóa đơn điện tử là một tệp dữ liệu thống nhất và không thể tách rời. Do đó, chữ ký số của người bán phải được ký trên toàn bộ file dữ liệu hóa đơn điện tử, không bắt buộc phải hiển thị hình ảnh chữ ký số trên từng trang riêng lẻ nếu phần mềm hóa đơn điện tử đã đảm bảo tính pháp lý của chữ ký số trên toàn bộ văn bản.
• Người mua khi nhận hóa đơn điện tử nhiều trang dưới dạng file XML hoặc PDF có thể thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên toàn bộ file để xác định tính pháp lý của hóa đơn.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để tránh các rủi ro về mặt pháp lý và thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Doanh nghiệp không được tự ý lập nhiều hóa đơn riêng lẻ cho cùng một giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ chỉ vì lý do danh mục hàng hóa quá dài, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận giao hàng và thanh toán theo từng đợt riêng biệt.
• Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải được thiết lập cấu hình chuẩn xác, tự động phân trang và tự động chèn các thông tin bắt buộc (số hóa đơn, thông tin hai bên, số trang) trên các trang tiếp theo.
• Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng file dữ liệu gốc (định dạng XML) để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế, việc chỉ lưu trữ bản in (PDF hoặc giấy) là không đúng quy định pháp luật về giao dịch điện tử.