Tóm tắt Công văn 63229/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Công văn số 63229/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành ngày 14 tháng 08 năm 2019 hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc và phương thức thể hiện nội dung đối với trường hợp hóa đơn điện tử có số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn 01 trang. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc khi lập và xuất hóa đơn điện tử đối với các danh mục hàng hóa dài.

- Nguyên tắc thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, căn cứ vào các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau khi lập hóa đơn điện tử có nhiều trang:

• Tính liên tục và toàn vẹn của dữ liệu: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, toàn bộ dữ liệu của hóa đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị chia cắt hoặc làm sai lệch thông tin giữa các trang.
• Hiển thị thông tin trên các trang tiếp theo: Trường hợp hóa đơn điện tử có nhiều hơn 01 trang, các trang sau phải thể hiện cùng một số hóa đơn của trang đầu tiên, cùng ký hiệu hóa đơn, cùng mẫu hóa đơn và thông tin của người bán, người mua.
• Đánh số trang và ghi chú chuyển tiếp: Trên các trang sau của hóa đơn điện tử phải có dòng chữ bằng tiếng Việt không dấu hoặc có dấu thể hiện rõ việc tiếp nối, ví dụ: "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (tiếp theo trang trước - trang X/Y, trong đó X là số thứ tự trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn).

- Quy định về việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Cục Thuế thành phố Hà Nội cũng làm rõ vấn đề sử dụng bảng kê giấy kèm theo hóa đơn điện tử:

• Không áp dụng bảng kê giấy: Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng và số trang hiển thị trên phương tiện điện tử. Do đó, người bán không được lập hóa đơn điện tử không có danh mục hàng hóa rồi kèm theo bảng kê giấy bên ngoài để giao cho khách hàng.
• Yêu cầu thể hiện chi tiết: Người bán phải thể hiện đầy đủ, chi tiết danh mục hàng hóa, dịch vụ đã bán trên hóa đơn điện tử. Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải được thiết kế để tự động kéo dài số trang hoặc tự động phân trang phù hợp với số lượng hàng hóa thực tế phát sinh.

- Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử nhiều trang ra giấy

Khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử nhiều trang sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hoặc phục vụ lưu trữ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đồng bộ thông tin: Bản in chuyển đổi ra giấy phải phản ánh chính xác, đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc, bao gồm cả số trang và các ký hiệu chuyển tiếp giữa các trang.
• Chữ ký và đóng dấu: Người thực hiện chuyển đổi phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) của bên bán trên bản in chuyển đổi theo đúng quy định của pháp luật về chuyển đổi hóa đơn điện tử.

- Căn cứ pháp lý áp dụng

Nội dung hướng dẫn tại Công văn 63229/CT-TTHT dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực tại thời điểm ban hành, bao gồm:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.