Giới thiệu về Công văn 3662/CT-TTHT năm 2020

Công văn 3662/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành ngày 21 tháng 01 năm 2020 hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn điện tử có nhiều hơn 01 trang. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc khi lập hóa đơn điện tử đối với các danh mục hàng hóa, dịch vụ có số lượng lớn, vượt quá khuôn khổ hiển thị của một trang hóa đơn thông thường.

Quy định về việc hiển thị hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế thành phố Hà Nội, trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng hiển thị của một trang hóa đơn thì thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Yêu cầu về tính liên tục: Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang nếu phần mềm hóa đơn điện tử được thiết kế phù hợp, đảm bảo phần thể hiện của hóa đơn điện tử trình bày liên tục, rõ ràng và dễ theo dõi.
• Thông tin bắt buộc trên các trang sau: Các trang tiếp theo của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, và số hóa đơn như trang thứ nhất.
• Đánh dấu trang liên kết: Trên các trang sau phải có dòng chữ bằng tiếng Việt ghi rõ "tiếp theo trang trước - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự của trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Thông tin định danh: Phải hiển thị đầy đủ thông tin của người bán và người mua hoặc các thông tin định danh cơ bản để đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các trang của cùng một hóa đơn.

Yêu cầu về chữ ký số trên hóa đơn điện tử nhiều trang

Chữ ký số là yếu tố pháp lý cốt lõi để xác thực tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn nhiều trang, quy định về chữ ký số được áp dụng chặt chẽ:

• Ký số trên toàn bộ file dữ liệu: Chữ ký số của người bán phải được ký trên toàn bộ file dữ liệu hóa đơn điện tử (định dạng XML hoặc định dạng dữ liệu gốc theo quy định), chứ không phải ký riêng lẻ trên từng trang hiển thị trực quan.
• Giá trị pháp lý: Khi người mua tra cứu và kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống, việc ký số trên toàn bộ file dữ liệu đảm bảo rằng toàn bộ nội dung của tất cả các trang đều được xác thực và không bị thay đổi, chỉnh sửa trái phép.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử nhiều trang sang hóa đơn giấy

Trong trường hợp doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử nhiều trang sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng:

• Nguyên tắc chuyển đổi: Việc chuyển đổi phải tuân thủ đúng các quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định pháp luật hiện hành.
• Hiển thị trên bản giấy: Bản giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhiều trang cũng phải thể hiện đầy đủ các thông tin liên kết giữa các trang (mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, đánh số trang liên tục) tương tự như bản điện tử.
• Xác nhận chuyển đổi: Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời có dấu xác nhận của người bán để đảm bảo tính pháp lý của bản giấy chuyển đổi.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng cho doanh nghiệp

Công văn 3662/CT-TTHT mang lại sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong quá trình số hóa công tác kế toán, đặc biệt là các doanh nghiệp có hoạt động bán lẻ, phân phối hàng hóa với danh mục sản phẩm đa dạng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo phần mềm đáp ứng đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật về hiển thị và ký số đối với hóa đơn nhiều trang theo hướng dẫn của cơ quan thuế.