Tổng quan về Công văn 93732/CT-TTHT năm 2019

Công văn 93732/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt quá 01 trang. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi phương thức quản lý hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý và tính thống nhất trong việc lập và hiển thị hóa đơn điện tử nhiều trang.

Nguyên tắc hiển thị nội dung trên hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hà Nội, khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có số lượng danh mục lớn dẫn đến việc hóa đơn điện tử hiển thị nhiều hơn 01 trang, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc kỹ thuật và pháp lý sau:

• Tính thống nhất thông tin: Các trang sau của hóa đơn điện tử phải hiển thị cùng một mẫu số hóa đơn, cùng ký hiệu hóa đơn và cùng số hóa đơn như trang thứ nhất.
• Đánh số trang và liên kết dữ liệu: Trên các trang tiếp theo của hóa đơn điện tử phải hiển thị dòng chữ bằng tiếng Việt không dấu hoặc có dấu ghi rõ: "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự của trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Thông tin định danh: Phải hiển thị đầy đủ thông tin của người bán và người mua (hoặc mã số thuế của các bên) trên tất cả các trang để đảm bảo tính liên kết, tránh việc tách rời các trang hóa đơn gây sai lệch thông tin.

Quy định về chữ ký số đối với hóa đơn điện tử nhiều trang

Chữ ký số là yếu tố pháp lý cốt lõi để xác định tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn nhiều trang, quy định về chữ ký số được thực hiện như sau:

• Ký số trên toàn bộ tệp dữ liệu: Chữ ký số của người bán phải được áp dụng trên toàn bộ tệp dữ liệu điện tử gốc (thường là định dạng XML). Việc ký số này đảm bảo toàn bộ nội dung của tất cả các trang trong cùng một số hóa đơn được bảo vệ chống giả mạo và không thể thay đổi.
• Hiển thị chữ ký số trên bản thể hiện: Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử ra bản giấy hoặc hiển thị dưới dạng PDF/HTML, chữ ký số có thể được hiển thị ở trang cuối cùng của hóa đơn hoặc hiển thị trên tất cả các trang tùy thuộc vào giải pháp kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm, miễn là đảm bảo tính xác thực của toàn bộ chứng từ.

Lưu ý quan trọng về việc không sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Một trong những điểm khác biệt lớn nhất giữa hóa đơn giấy truyền thống và hóa đơn điện tử được Cục Thuế nhấn mạnh là việc quản lý danh mục hàng hóa:

• Cấm sử dụng bảng kê giấy kèm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn điện tử ghi chung chung rồi kèm theo bảng kê giấy bên ngoài như cách làm đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in trước đây.
• Yêu cầu thể hiện chi tiết: Toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ bán ra phải được thể hiện chi tiết, trực tiếp trên các trang của hóa đơn điện tử. Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp phải có chức năng tự động phân trang và kéo dài số trang tương ứng với số lượng hàng hóa thực tế phát sinh.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo việc áp dụng hóa đơn điện tử nhiều trang đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt hoặc bị từ chối khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần:

• Chủ động làm việc với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để nâng cấp, cấu hình tính năng hiển thị nhiều trang theo đúng hướng dẫn tại Công văn 93732/CT-TTHT.
• Kiểm tra kỹ định dạng file XML gốc khi lưu trữ, đảm bảo file chứa đầy đủ dữ liệu của tất cả các trang và chữ ký số hợp lệ trước khi gửi cho khách hàng và cơ quan thuế.