Giới thiệu chung về Công văn 394/HTQTCT-HT năm 2017

Công văn 394/HTQTCT-HT do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành nhằm mục đích hướng dẫn nghiệp vụ, tháo gỡ những vướng mắc mang tính thực tiễn trong quá trình đăng ký và quản lý hộ tịch tại các địa phương. Văn bản tập trung làm rõ các quy định liên quan đến đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài, xác nhận tình trạng hôn nhân, cải chính hộ tịch và thủ tục ghi chú ly hôn.

1. Hướng dẫn đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài về cư trú tại Việt Nam

Đây là nội dung trọng tâm nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của trẻ em khi trở về Việt Nam sinh sống. Hướng dẫn chi tiết bao gồm:

• Thẩm quyền giải quyết: Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện nơi cư trú của trẻ em thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài và đã về cư trú tại Việt Nam.
• Giấy tờ chứng minh cư trú: Người đi đăng ký khai sinh phải xuất trình các giấy tờ chứng minh trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp và đang cư trú thực tế tại Việt Nam (như hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu kiểm chứng nhập cảnh).
• Thỏa thuận lựa chọn quốc tịch: Trường hợp cha hoặc mẹ là công dân nước ngoài, phải có văn bản thỏa thuận của cha và mẹ về việc lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con. Nếu cha mẹ chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì cơ quan đăng ký hộ tịch Việt Nam không thực hiện việc đăng ký khai sinh.

2. Nghiệp vụ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Để đơn giản hóa thủ tục nhưng vẫn bảo đảm tính chính xác của thông tin, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực hướng dẫn cụ thể:

• Trách nhiệm xác minh của cơ quan hộ tịch: Trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, UBND cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chủ động gửi văn bản xác minh đến các địa phương nơi người đó từng cư trú trước đây.
• Cơ chế cam đoan: Nếu quá thời hạn xác minh theo quy định mà không nhận được kết quả trả lời từ các địa phương được yêu cầu, cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan đó.
• Mục đích sử dụng giấy xác nhận: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải được ghi rõ mục đích sử dụng cụ thể (như để kết hôn với ai, ở đâu, hoặc để thực hiện các giao dịch dân sự, mua bán tài sản) và không được sử dụng sai mục đích đã ghi.

3. Phân biệt và thực hiện thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch

Nhằm tránh sự nhầm lẫn giữa các khái niệm trong thực tế áp dụng, công văn đưa ra các tiêu chí phân định rõ ràng:

• Cải chính hộ tịch: Chỉ được thực hiện khi có sai sót của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch khi đăng ký trước đây. Không giải quyết cải chính đối với các trường hợp thay đổi thông tin do mong muốn chủ quan của công dân khi không có sai sót gốc.
• Bổ sung hộ tịch: Áp dụng đối với các trường hợp thông tin hộ tịch còn thiếu, chưa được ghi nhận đầy đủ trong Sổ hộ tịch và Giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.
• Xác định lại dân tộc: Việc xác định lại dân tộc phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Dân sự, chỉ thực hiện khi có đầy đủ căn cứ chứng minh theo quy định pháp luật về việc xác định lại dân tộc theo dân tộc của cha đẻ hoặc mẹ đẻ.

4. Thủ tục ghi chú ly hôn đối với các trường hợp giải quyết tại nước ngoài

Việc ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (ghi chú ly hôn) được thực hiện như sau:

• Đối tượng thực hiện: Công dân Việt Nam đã ly hôn ở nước ngoài về nước thường trú hoặc có yêu cầu đăng ký hộ tịch mới tại Việt Nam mà việc ly hôn trước đó chưa được ghi vào sổ hộ tịch.
• Yêu cầu về hồ sơ: Bản sao bản án, quyết định ly hôn hoặc giấy tờ khác công nhận việc ly hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế) và dịch thuật, công chứng theo quy định.
• Thẩm quyền: UBND cấp huyện nơi công dân Việt Nam cư trú thực hiện việc ghi chú ly hôn.