Công văn 228/HTQTCT-HT năm 2017 do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, nhằm tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn của các địa phương trong quá trình triển khai Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành. Văn bản tập trung hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ hộ tịch cốt lõi bao gồm đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thay đổi, cải chính hộ tịch và ghi chú hộ tịch.

1. Hướng dẫn nghiệp vụ về đăng ký khai sinh và xác định thông tin hộ tịch

Công văn đưa ra các chỉ dẫn cụ thể nhằm thống nhất việc đăng ký khai sinh cho trẻ em trong các trường hợp đặc biệt:

• Xác định họ, dân tộc, quê quán của trẻ: Việc xác định họ, dân tộc, quê quán của người được đăng ký khai sinh phải tuân thủ quy định của Bộ luật Dân sự và thỏa thuận của cha mẹ. Trường hợp cha mẹ không thỏa thuận được hoặc không xác định được cha, mẹ thì xác định theo tập quán hoặc theo họ, dân tộc, quê quán của người mẹ.
• Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài: Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, nay về cư trú tại Việt Nam. Cơ quan thực hiện là Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi trẻ em cư trú.
• Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài: Làm rõ thẩm quyền và hồ sơ cần thiết khi đăng ký khai sinh cho trẻ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, đảm bảo quyền lợi về quốc tịch của trẻ em theo quy định pháp luật.

2. Hướng dẫn về đăng ký kết hôn và cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Đây là nội dung thường phát sinh nhiều vướng mắc trên thực tế, được Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực hướng dẫn như sau:

• Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài: Làm rõ tính hợp lệ của các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp. Trường hợp nước ngoài không cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì có thể thay thế bằng giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác nhận người đó đủ điều kiện kết hôn.
• Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Xác định rõ Ủy ban nhân dân cấp xã nơi công dân đăng ký thường trú có trách nhiệm cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp công dân Việt Nam đã từng đăng ký thường trú ở nhiều nơi khác nhau thì phải tự cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình hoặc cơ quan đăng ký có văn bản xác minh.
• Thời hạn sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Khẳng định giá trị sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là 06 tháng kể từ ngày cấp, dùng để kết hôn hoặc sử dụng vào mục đích khác.

3. Nghiệp vụ thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch và xác định lại dân tộc

Văn bản hướng dẫn cụ thể nhằm tránh việc lạm dụng cải chính hộ tịch để thay đổi thông tin cá nhân không đúng bản chất:

• Phân biệt thay đổi và cải chính hộ tịch: Cải chính hộ tịch chỉ được thực hiện khi có sai sót của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch khi đăng ký hộ tịch trước đây. Thay đổi hộ tịch là việc thay đổi thông tin đã được đăng ký đúng quy định nhưng nay có yêu cầu thay đổi theo quy định của Bộ luật Dân sự.
• Thủ tục xác định lại dân tộc: Việc xác định lại dân tộc phải căn cứ vào giấy tờ chứng minh nguồn gốc dân tộc của cha đẻ, mẹ đẻ và theo quy định của Bộ luật Dân sự.
• Bổ sung thông tin hộ tịch: Hướng dẫn việc bổ sung các thông tin hộ tịch còn thiếu trong Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch của cá nhân, đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu hộ tịch.

4. Công tác ghi chú hộ tịch và quản lý nhà nước về hộ tịch

Nhằm hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch và quản lý chặt chẽ các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam ở nước ngoài:

• Ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã giải quyết tại nước ngoài: Hướng dẫn thủ tục ghi chú kết hôn, ghi chú ly hôn, ghi chú khai sinh đối với các sự kiện hộ tịch đã được cơ quan thẩm quyền nước ngoài giải quyết hợp pháp.
• Sử dụng và quản lý Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch: Yêu cầu các địa phương thực hiện nghiêm túc việc ghi chép, lưu trữ Sổ hộ tịch, sử dụng đúng các biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư của Bộ Tư pháp, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch.