Tóm tắt Công văn 1080/CT-TTHT năm 2018 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 1080/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt là các khoản chi liên quan đến phúc lợi và bảo hiểm cho người lao động.

Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Theo quy định chung và hướng dẫn tại công văn, các khoản chi của doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

Quy định chi tiết về các khoản chi cho người lao động

Công văn 1080/CT-TTHT tập trung làm rõ việc khấu trừ thuế đối với các khoản chi trực tiếp hoặc gián tiếp cho người lao động, cụ thể như sau:

• Chi mua bảo hiểm tự nguyện cho người lao động: Các khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện hoặc các sản phẩm bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của doanh nghiệp; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định.
• Giới hạn mức chi bảo hiểm tự nguyện: Doanh nghiệp cần lưu ý mức chi đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được vượt quá mức trần quy định của pháp luật (mức khống chế tối đa là 03 triệu đồng/tháng/người). Đồng thời, doanh nghiệp phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) cho người lao động trước khi trích chi các khoản bảo hiểm tự nguyện này.
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp: Các khoản chi phúc lợi như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ học tập nâng cao trình độ; chi hỗ trợ gia đình người lao động gặp khó khăn do thiên tai, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con em người lao động đạt thành tích học tập tốt; chi hỗ trợ phương tiện đi lại ngày lễ, tết... được tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, tổng số chi có tính chất phúc lợi này không được vượt quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi và tránh rủi ro bị xuất toán khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần:

• Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ (Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ, Thỏa ước lao động tập thể) một cách rõ ràng, minh bạch, quy định cụ thể từng khoản chi phúc lợi và bảo hiểm.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc chi trả thực tế cho người lao động (danh sách ký nhận, hóa đơn mua dịch vụ, chứng từ chuyển khoản ngân hàng).
• Đảm bảo tuân thủ đúng hạn mức khống chế đối với chi phúc lợi (không quá 01 tháng lương bình quân) và chi bảo hiểm tự nguyện (không quá mức trần quy định).