Tóm tắt Công văn 10125/CT-TTHT năm 2017 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 10125/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế hiện hành, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính về thuế.

- Các điều kiện cơ bản để khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Theo tinh thần hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, một khoản chi của doanh nghiệp được thừa nhận là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ, biên lai theo quy định).
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn tập trung làm rõ cách xác định chi phí được trừ đối với các trường hợp cụ thể phát sinh trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp:

• Chi phí liên quan đến người lao động: Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, và các khoản phụ cấp cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí công tác phí: Chi phí đi lại, tiền thuê phòng nghỉ cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ. Trường hợp doanh nghiệp có khoán chi công tác phí thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Chi phí mua vé máy bay, dịch vụ lưu trú cho chuyên gia nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài hoặc thỏa thuận với công ty mẹ về việc điều động chuyên gia sang làm việc tại Việt Nam, nếu hợp đồng quy định rõ doanh nghiệp tại Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả chi phí vé máy bay, chỗ ở thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi có đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán theo quy định.

- Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi không đáp ứng điều kiện nêu trên hoặc thuộc các trường hợp sau sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn bị khống, hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn.
• Khoản chi vượt định mức quy định hoặc các khoản chi mang tính chất phúc lợi vượt quá mức trần theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành (không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế).
• Các khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.
• Phần chi phí thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

- Khuyến nghị áp dụng đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp khi áp dụng hướng dẫn tại Công văn 10125/CT-TTHT cần chủ động rà soát hệ thống chứng từ kế toán, hoàn thiện quy chế tài chính nội bộ và đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của mọi hóa đơn đầu vào để bảo vệ tối đa quyền lợi thuế của đơn vị mình.