Công văn 12129/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế khi quyết toán.

Theo tinh thần của Công văn 12129/CT-TTHT và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Công văn làm rõ các điều kiện để chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động được tính vào chi phí hợp lý:

• Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi tiền mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có thỏa thuận về khoản chi phí học tập cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do doanh nghiệp trả, hoặc chi phí tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động thì các khoản chi này nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Một trong những nội dung trọng tâm của Công văn 12129/CT-TTHT là hướng dẫn về các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động:

• Các khoản chi phúc lợi bao gồm: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm hưu trí tự nguyện và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
• Giới hạn mức chi: Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cách xác định quỹ lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế được thực hiện bằng cách lấy quỹ tiền lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng.

Để đảm bảo tính tuân thủ và tránh các sai sót khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Doanh nghiệp phải chủ động lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi.
• Các khoản chi phúc lợi vượt quá định mức 01 tháng lương bình quân thực tế sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
• Mọi khoản chi trả cho người lao động không được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp đều có nguy cơ bị cơ quan thuế từ chối ghi nhận là chi phí hợp lý.