Tóm tắt Công văn 9330/CT-TTHT năm 2016 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 9330/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế.

1. Điều kiện chung để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

2. Hướng dẫn cụ thể đối với các khoản chi trả thay cho người lao động nước ngoài

Công văn tập trung làm rõ việc hạch toán đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp chi trả thay, cụ thể:

• Chi phí tiền thuê nhà: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà cho người lao động nước ngoài, khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, đồng thời phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Chi phí vé máy bay về nước: Khoản chi tiền vé máy bay khứ hồi về nước cho người lao động nước ngoài nghỉ phép năm được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi này được ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, có đầy đủ chứng từ thanh toán và vé máy bay hợp lệ.
• Chi phí học phí cho con của người lao động nước ngoài: Khoản chi học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo các bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do doanh nghiệp chi trả hộ được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động.

3. Quy định về các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Đối với các khoản chi trực tiếp cho phúc lợi của người lao động (như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ phương tiện đi lại ngày lễ, tết; chi mua bảo hiểm sức khỏe tự nguyện...), Công văn hướng dẫn:

• Các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu tổng số chi thực tế phát sinh không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Việc xác định 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân được tính bằng cách lấy quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Quỹ lương thực tế thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.
• Doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đối với các khoản chi phúc lợi nêu trên.

4. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi phí khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát và hoàn thiện các điều khoản trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp để đảm bảo các khoản chi trả thay cho người lao động được quy định rõ ràng, chi tiết.
• Lưu trữ đầy đủ hệ thống chứng từ, hóa đơn, đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị lớn nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.