Tóm tắt Công văn 1063/CT-TTHT năm 2018 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 1063/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp xác định chính xác các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này căn cứ trên các quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các Thông tư hướng dẫn thi hành hiện hành của Bộ Tài chính.

Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện nguyên tắc sau đây:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Hướng dẫn chi tiết về chứng từ đối với một số khoản chi cụ thể

Công văn 1063/CT-TTHT tập trung làm rõ việc áp dụng quy định đối với các trường hợp phát sinh thực tế phổ biến tại doanh nghiệp:

• Chi phí đi công tác bằng máy bay: Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và có phát sinh chi phí mua vé máy bay, nếu doanh nghiệp mua vé máy bay điện tử qua mạng thì cần có các chứng từ bao gồm: Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình bay. Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thanh toán bằng thẻ cá nhân sau đó thanh toán lại cho cá nhân thì phải có quy chế tài chính hoặc quyết định cử đi công tác rõ ràng của doanh nghiệp.
• Chi phí thuê tài sản của cá nhân: Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân (như thuê nhà, thuê xe), để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân).
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi khen thưởng con cái của người lao động đạt thành tích tốt... được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Nguyên tắc xử lý đối với các khoản chi không đáp ứng điều kiện

Doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc sau để tránh bị loại chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra:

• Mọi khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên hoặc thuộc các khoản chi không được trừ quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC) đều không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Các hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động trước thời điểm xuất hóa đơn sẽ không được chấp nhận là chứng từ hợp lệ để tính chi phí được trừ.

Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ đối chiếu với các hướng dẫn tại Công văn 1063/CT-TTHT để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế, hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.