Tóm tắt Công văn 1251/CT-TTHT năm 2018 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn 1251/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí hợp lý theo đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành.

- Các điều kiện cơ bản để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn chung và các quy định pháp luật liên quan được áp dụng trong công văn, một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Hướng dẫn cụ thể về chi phí tiền lương, tiền công và các khoản chi cho người lao động

Công văn tập trung làm rõ các khoản chi cho người lao động, đặc biệt là các khoản chi có tính chất phúc lợi hoặc chi trả gián tiếp:

• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Đối với chi phí tiền thuê nhà cho người lao động (bao gồm cả lao động nước ngoài): Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà và chi trả tiền thuê nhà cho người lao động, khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, khoản chi này phải chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định.
• Đối với chi phí vé máy bay và các khoản chi phí đi lại, lưu trú cho người lao động đi công tác: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, quyết định cử đi công tác và chứng từ thanh toán phù hợp.

- Các khoản chi không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Bên cạnh các khoản chi được trừ, công văn cũng lưu ý doanh nghiệp về các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn bị tuyên bố vô hiệu.
• Các khoản chi vượt định mức quy định của pháp luật (như chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm).
• Các khoản chi đóng góp vào các quỹ hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động vượt quá mức quy định hoặc không ghi rõ điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động.
• Các khoản chi phí phát sinh không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Khuyến nghị áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống chứng từ, hoàn thiện các quy chế nội bộ (quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, thỏa ước lao động tập thể) để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho các khoản chi thực tế tại đơn vị.