Công văn 10981/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp xác định rõ tính hợp lệ của các khoản chi, đặc biệt là các chi phí liên quan đến nhân sự và người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Theo hướng dẫn và các quy định pháp luật thuế hiện hành, để một khoản chi của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.

Công văn tập trung làm rõ việc hạch toán đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài do doanh nghiệp tại Việt Nam chi trả (như chi phí tiền nhà, vé máy bay, chi phí cách ly hoặc các khoản phụ cấp khác):

• Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ: Nếu trong hợp đồng lao động ký giữa doanh nghiệp tại Việt Nam và người lao động nước ngoài (hoặc quyết định điều động, bổ nhiệm của tập đoàn mẹ ở nước ngoài) có quy định rõ các khoản chi phí về nhà ở, vé máy bay do doanh nghiệp tại Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả, thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp.
• Mối liên hệ với thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Các khoản chi trả hộ hoặc lợi ích bằng tiền, không bằng tiền do doanh nghiệp thanh toán cho người lao động nước ngoài phải được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo quy định của pháp luật về thuế TNCN.

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu hóa chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống hồ sơ pháp lý bao gồm: Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty. Tất cả các khoản chi cho người lao động phải được quy định cụ thể, rõ ràng trong các văn bản này.
• Lưu trữ đầy đủ các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch lớn để tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế.