Giới thiệu chung về Công văn 10269/CT-TTHT

Công văn 10269/CT-TTHT được ban hành bởi Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh vào năm 2016, nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp về việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung trọng tâm của văn bản tập trung vào việc giải quyết các vướng mắc liên quan đến chứng từ đối với khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng (vé điện tử) cho người lao động đi công tác.

- Quy định về điều kiện ghi nhận chi phí được trừ đối với vé máy bay điện tử

Theo hướng dẫn tại Công văn 10269/CT-TTHT, trường hợp doanh nghiệp có phát sinh chi phí mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có vé máy bay điện tử (e-ticket) hợp pháp ghi nhận thông tin chuyến bay, tên người lao động và thông tin doanh nghiệp.
• Có thẻ lên máy bay (boarding pass) của người lao động trực tiếp tham gia chuyến bay.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật đối với các hóa đơn, chứng từ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm cả trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân do doanh nghiệp ủy quyền và được thanh toán lại).
• Có quyết định cử đi công tác hoặc văn bản phê duyệt chuyến công tác của cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp.

- Hướng dẫn xử lý trường hợp mất thẻ lên máy bay (boarding pass)

Một trong những điểm tháo gỡ khó khăn quan trọng cho doanh nghiệp được đề cập trong công văn là việc xử lý khi người lao động làm mất thẻ lên máy bay:

• Doanh nghiệp vẫn được phép tính khoản chi phí mua vé máy bay vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ các chứng từ thay thế và chứng minh khác bao gồm: Vé máy bay điện tử, quyết định cử đi công tác, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (hoặc chứng từ thanh toán của cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền).
• Việc tạo điều kiện này giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính khi người lao động vô ý làm thất lạc thẻ lên máy bay bằng giấy, miễn là tính trung thực và liên quan của chuyến đi đối với hoạt động kinh doanh được chứng minh rõ ràng.

- Nguyên tắc chung về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Công văn cũng nhấn mạnh việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo tính hợp pháp của chi phí:

• Đối với các khoản chi mua vé máy bay có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng.
• Trường hợp cá nhân người lao động tự thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân, doanh nghiệp phải có quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền rõ ràng, đồng thời thực hiện chuyển khoản hoàn trả từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản của cá nhân đó để được chấp nhận là chứng từ thanh toán hợp lệ.

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý áp dụng cho doanh nghiệp

Công văn 10269/CT-TTHT mang tính chất hướng dẫn thực thi, giúp các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung có cơ sở pháp lý rõ ràng để hạch toán chi phí công tác phí một cách chính xác. Doanh nghiệp cần lưu ý hệ thống hóa các hồ sơ công tác bao gồm quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, vé điện tử và chứng từ thanh toán để tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thực hiện quyết toán thuế TNDN.