Tổng quan về Công văn 9864/CT-TTHT

Công văn 9864/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong việc ghi nhận các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Luật Thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Các điều kiện cơ bản để ghi nhận chi phí được trừ

Theo nguyên tắc chung của pháp luật thuế TNDN được áp dụng trong công văn, để các khoản chi của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Quy định chi tiết về chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Công văn 9864/CT-TTHT làm rõ các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Các khoản chi phúc lợi này bao gồm:

• Chi hiếu, hỷ: Các khoản chi cho bản thân và gia đình của người lao động khi có sự kiện hiếu, hỷ (đám tang, đám cưới).
• Chi nghỉ mát và điều trị: Khoản chi tổ chức nghỉ mát hàng năm, hỗ trợ chi phí điều trị bệnh tật, chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
• Chi đào tạo và nâng cao kiến thức: Hỗ trợ chi phí học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tại các cơ sở đào tạo cho người lao động.
• Chi hỗ trợ gia đình khó khăn: Hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau, bệnh tật hiểm nghèo.
• Chi khen thưởng con em: Khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập, đạt giải thưởng cao.
• Chi hỗ trợ đi lại ngày lễ, tết: Hỗ trợ chi phí tàu xe, phương tiện đi lại cho người lao động về quê trong các dịp lễ, tết nguyên đán.
• Chi mua bảo hiểm tự nguyện: Chi mua bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện có quy định khống chế riêng).

Phương pháp xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện

Để áp dụng đúng hạn mức khống chế chi phí phúc lợi, doanh nghiệp cần xác định chính xác mức lương bình quân thực tế thực hiện theo hướng dẫn:

• Công thức xác định: Quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì quỹ lương thực tế thực hiện trong năm chia cho số tháng hoạt động thực tế trong năm.
• Quỹ lương thực tế thực hiện: Là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Khi thực hiện kê khai và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, các đơn vị cần lưu ý các điểm sau để tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí:

• Doanh nghiệp phải xây dựng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ hoặc thỏa ước lao động tập thể, trong đó quy định rõ ràng điều kiện và mức hưởng các khoản chi phúc lợi nêu trên.
• Tất cả các khoản chi phúc lợi phải có chứng từ chứng minh trực tiếp chi cho người lao động như danh sách nhận tiền, hóa đơn mua dịch vụ nghỉ mát, vé tàu xe, quyết định khen thưởng, giấy tờ xác nhận hoàn cảnh khó khăn.
• Trường hợp tổng chi phí phúc lợi thực tế vượt quá mức 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện, phần vượt mức sẽ bị coi là chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.