Giới thiệu về Công văn 1616/CT-TTHT năm 2018

Công văn 1616/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung làm rõ các điều kiện cần và đủ để ghi nhận chi phí hợp lý, đặc biệt là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động và chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Các nguyên tắc cốt lõi về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn 1616/CT-TTHT và các quy định pháp luật về thuế hiện hành, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Hướng dẫn cụ thể đối với chi phí vé máy bay và tiền thuê nhà cho người lao động

Công văn đi sâu vào hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp doanh nghiệp chi trả các khoản chi phí như vé máy bay, tiền thuê nhà cho người lao động hoặc chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc:

• Trường hợp chi phí được quy định trong hợp đồng: Nếu trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà thầu nước ngoài có quy định rõ doanh nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả chi phí chỗ ở, vé máy bay cho chuyên gia, người lao động thì các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp.
• Yêu cầu về chứng từ đối chiếu: Doanh nghiệp phải xuất trình được các chứng từ chứng minh tính hợp lý của khoản chi bao gồm: hợp đồng lao động (hoặc quyết định cử đi công tác), hóa đơn tiền thuê nhà, hóa đơn vé máy bay mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp, kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Nghĩa vụ Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan: Đối với các khoản chi trả hộ tiền nhà, tiền vé máy bay cho người lao động mang tính chất cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý tính toán vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo đúng quy định của pháp luật về thuế TNCN hiện hành.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng quy định

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế và hạn chế tối đa rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp pháp, hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ đầu vào, đặc biệt là các hóa đơn dịch vụ lưu trú, vận chuyển và các dịch vụ đi kèm khác.
• Đảm bảo các điều khoản về phúc lợi, chi phí hỗ trợ người lao động phải được quy chế hóa rõ ràng trong Quy chế tài chính, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Hợp đồng lao động của công ty.
• Thực hiện nghiêm túc phương thức thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để bảo toàn quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.