Tổng quan về Công văn 8438/CT-TTHT năm 2016

Công văn 8438/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung trọng tâm của văn bản xoay quanh việc hướng dẫn hồ sơ, chứng từ đối với khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng (trực tuyến) cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều kiện để chi phí mua vé máy bay trực tuyến được tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại văn bản, trường hợp doanh nghiệp có phát sinh chi phí mua vé máy bay qua tàu điện tử cho người lao động đi công tác, để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải thu thập và lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:

• Vé máy bay điện tử: Doanh nghiệp phải có vé máy bay điện tử hợp lệ được gửi từ hãng hàng không hoặc đại lý vé máy bay.
• Thẻ lên máy bay (Boarding pass): Phải thu hồi và lưu trữ thẻ lên máy bay của người lao động trực tiếp tham gia chuyến đi để chứng minh chuyến đi thực tế đã diễn ra.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn, chứng từ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
• Trường hợp thanh toán bằng thẻ cá nhân: Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán tiền vé máy bay bằng thẻ tín dụng cá nhân, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân thì phải đáp ứng các điều kiện: có quy chế tài chính hoặc quyết định cử đi công tác nêu rõ hình thức thanh toán này; có chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân; kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp pháp của hãng hàng không.
• Quyết định cử đi công tác: Văn bản, quyết định cử người lao động đi công tác do ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Lưu ý về việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) liên quan

Bên cạnh việc xác định chi phí được trừ cho mục đích tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với dịch vụ vận chuyển hàng không:

• Hóa đơn dịch vụ hoặc chứng từ thanh toán tiền vé máy bay phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
• Đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và các hồ sơ cử đi công tác của nhân viên để tránh bị cơ quan thuế loại trừ khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Ý nghĩa của văn bản đối với doanh nghiệp

Công văn 8438/CT-TTHT mang tính chất hướng dẫn thực tiễn cao, giúp tháo gỡ các vướng mắc phổ biến của doanh nghiệp trong việc sử dụng các phương thức thanh toán hiện đại (mua vé trực tuyến, thanh toán qua thẻ cá nhân). Việc tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn về chứng từ nêu trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hợp lý, hạn chế tối đa rủi ro bị xử phạt hoặc xuất toán chi phí khi quyết toán thuế.