Tóm tắt Công văn 7224/CT-TTHT năm 2016 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Công văn 7224/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), tuân thủ các quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.

1. Điều kiện chung để chi phí được tính vào chi phí được trừ

Để một khoản chi phát sinh tại doanh nghiệp được công nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi đó phải đáp ứng đồng thời 03 điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc chứng từ thu tiền hợp lệ).
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng).

2. Quy định chi tiết đối với chi phí tiền lương và phúc lợi lao động

Công văn nhấn mạnh nguyên tắc xác định chi phí hợp lý đối với các khoản chi liên quan đến người lao động:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp: Phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp như: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của công ty. Các khoản tiền lương đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
• Chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Bao gồm các khoản chi mang tính chất phúc lợi như: chi đám hiếu, hỉ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị bệnh; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập... Tổng số chi phúc lợi này không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi khám sức khỏe định kỳ: Khoản chi tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động được hạch toán vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán hợp lệ với cơ sở y tế.

3. Các khoản chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN

Cơ quan thuế lưu ý doanh nghiệp các khoản chi không đủ điều kiện hạch toán giảm trừ thuế TNDN:

• Các khoản chi không đáp ứng đủ 03 điều kiện chung nêu trên (không liên quan đến hoạt động kinh doanh, thiếu hóa đơn/chứng từ, hoặc thanh toán tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Các khoản chi phạt vi phạm hành chính như: phạt vi phạm giao thông, phạt vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm pháp luật về kế toán và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.
• Các khoản chi vượt định mức quy định của pháp luật hoặc các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp trong công tác hạch toán và lưu trữ chứng từ

Doanh nghiệp có trách nhiệm tự kê khai, tự tính và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các khoản chi phí hạch toán. Hồ sơ, chứng từ kế toán liên quan đến chi phí được trừ phải được lưu trữ đầy đủ tại doanh nghiệp để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế. Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra phát hiện hóa đơn, chứng từ không hợp pháp hoặc không đáp ứng điều kiện quy định, doanh nghiệp sẽ bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt vi phạm về thuế theo quy định hành chính hiện hành.