Giới thiệu về Công văn 8412/CT-TTHT năm 2016

Công văn số 8412/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp làm rõ các điều kiện thực tế và thủ tục hành chính cần thiết để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hợp lệ, giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Các điều kiện cốt lõi để chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Theo tinh thần hướng dẫn của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, một khoản chi phí của doanh nghiệp chỉ được thừa nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau đây:

• Tính liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi thực tế phát sinh phải trực tiếp hoặc gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp.
• Tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi không có hóa đơn, doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.

Các khoản chi phí cần lưu ý đặc biệt

Văn bản cũng định hướng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến một số khoản chi nhạy cảm thường phát sinh tranh chấp hoặc dễ bị loại khi quyết toán thuế:

• Chi phí tiền lương, tiền thưởng cho người lao động: Các khoản chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí trang phục cho người lao động: Phần chi bằng tiền cho người lao động không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm. Nếu chi bằng hiện vật thì phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi khen thưởng con của người lao động có thành tích học tập tốt... tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý về thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát, đối chiếu hệ thống chứng từ thanh toán, đặc biệt là các giao dịch có giá trị lớn để đảm bảo tuân thủ quy định thanh toán qua ngân hàng.
• Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ bao gồm quy chế tài chính, quy chế lương thưởng để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho các khoản chi nội bộ.
• Chủ động tham vấn cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi phát sinh các khoản chi đặc thù chưa được quy định rõ ràng trong các văn bản quy phạm pháp luật.